A través de los datos obtenidos y estudiados se percibe que las medidas que desarrolla un Plan de Acogida mejoran los niveles de satisfacción e integración. De esta forma hemos visto como en un proceso que puede parte con grandes deficiencias (falta de diseño de puestos de trabajo, malas condiciones de trabajo) se llega, tras una primera semana de grandes reajustes, a una situación más estable al mes de la incorporación y a una mejora de esos datos al transcurrir tres meses. Al año se puede considerar que el proceso de integración está finalizado, lo que no es obstáculo para que exista la obligación de seguir velando por este colectivo. Del propio estudio realizado con el método del INSHT se deducen los factores sobre los que es urgente una inmediata atención. Los efectos conseguidos son más perceptibles sobre alguno de los factores estudiados: comunicación, interés por el trabajador, relaciones con compañeros y jefes identificación y aceptación de la organización con sus defectos y bondades, adaptación al horario, a las condiciones físicas, etc. En cambio estos efectos del Plan de Acogida no logran invertir el signo, para convertirlo en positivo, de factores como el contenido del trabajo, su variedad, carácter rutinario, mínimo desarrollo personal, etc. Si bien es cierto que el fallo, en este caso, no es tanto del propio plan, como de una clara definición y diseño de los puestos que se debe realizar con carácter previo.
El estudio realizado permite:
1º) Diseñar más adecuadamente futuros procesos de incorporación de personal de forma masiva, que pueden producirse en cualquier momento.
2º) Actuar sobre la generalidad del personal actual para mejorar los factores y subfactores que se han mostrado como más deficientes. Dadas estas consecuencias, las medidas propuestas se agrupan en los siguientes epígrafes:
1º) Medidas previas al Plan.
2º) Medidas relativas al Plan.
3º) Medidas sobre los aspectos psicosociales del trabajo.
1º) Medidas de carácter previo al desarrollo de un Plan de Acogida.
La primera medida previa es el diseño adecuado del puesto de trabajo, en las siguientes vertientes:
— Diseño físico.- el lugar de trabajo debe ser digno, y el trabajador contar con un mínimo espacio vital, mobiliario adecuado y equipos de trabajo adecuados a las funciones a realizar. Hay que terminar de una vez con la situación generalizada en muchas empresas de incorporarse a un puesto y pasar semanas o meses sin mesa propia, sentado en un pasillo, compartiendo mesa y ordenador varios trabajadores.
— Contenido del trabajo.- deben establecerse las funciones, cometidos y tareas del trabajador antes de su incorporación. Y ello no debe suponer un obstáculo a la flexibilidad que todo equipo de trabajo debe tener en cuanto a cometidos de sus miembros. Se trata básicamente de demostrar al trabajador que se le estaba esperando, que viene a realizar una tarea para la cual se le considera necesario. En este caso también se tiene que acabar de una vez con la una situación muy generalizada: llegar a un puesto de trabajo y ver que nadie esperaba que te presentaras, no se sabía qué trabajo ibas a hacer, los nuevos compañeros no habían sido informados y te comentaban que no sabían para Los compañeros no habían sido informados y te comentaban que no sabían para qué venías puesto que no hacía falta más gente, o te señalaban el primer día que no se te ocurra trabajar muy deprisa o pedir más trabajo cuando terminaras lo asignado no les fuera a comprometer a todos, etc. La segunda medida de carácter previo, y condición indispensable para que funcione el Plan, es el nombramiento y formación adecuada en la materia y en las habilidades necesarias de los tutores. De nada sirve que se estudien la normativa de aplicación si luego no saben cómo dirigirse a los nuevos empleados o cómo actuar ante las diversas situaciones que se producen. Se podría solucionar convocando unas jornadas de formación de tutores en la sede central de la empresa.
2º) Medidas relativas al propio Plan de Acogida.
— Cuidar el momento de la bienvenida. Estar esperando al nuevo empleado. Buscar un aula o salón confortable. Cortesía. Cuidar los pequeños detalles. Preparar con los posibles coordinadores periféricos el desarrollo de la jornada, para que sea similar en todos los centros de trabajo. Preparar también la jornada con los tutores previamente.
— Tener flexibilidad para adaptar el puesto a la persona (Ergonomía), y en caso de no ser esto posible asignar un nuevo puesto al trabajador. En muchos casos las condiciones de salud no hacen adecuado una tarea a personas determinadas (una persona con alergia general destinada en el registro central, donde se acumula gran cantidad de papel y hay déficit de ventilación y una persona con problemas de corazón destinada a una unidad en la cual todo el mundo reconoce altos niveles de estrés. En ambos casos, previo informe del Servicio Médico es preciso el cambio de puesto de trabajo).
— Involucrar a la representación sindical en el proceso. De inicio puede parecer una medida arriesgada, como si se introdujera al enemigo en casa. Pero los representantes sindicales sienten que se les considera para su función de participación, para la que fueron elegidos, valoran positivamente los esfuerzos y pueden percibir de otra manera los problemas que se vayan planteando puesto que conocen las dificultades del proceso y han participado en las mismas. — Respecto al manual de acogida sería aconsejable su incorporación a la intranet de la Organización, realizándose su actualización continua a través de este sistema.
3º) Medidas relativas a los factores psicosiciales:
a) Sobre el contenido del trabajo
— Análisis previo.
— Evitar la monotonía.
— Estudiar las capacidades del trabajador.
— Aprendizaje continuo.
— Incidir en la importancia del trabajo realizado.
— Dar autonomía en el trabajo.
— Rotación de tareas.
— Ampliación de tareas.
— Fomentar el trabajo en equipo.
— Enriquecimiento de tareas.
b) Sobre la carga de trabajo
Más pausas de más corta duración en tareas de elevada concentración o esfuerzo mental. Programar el volumen de trabajo en función del tiempo necesario para cada tarea.
c) Sobre la participación y comunicación:
Desarrollo de contenidos de intranet. Publicar a través de ella las ofertas de cursos de formación, ayudas de acción social, noticias, novedades normativas, etc. Fomentar la participación: sugerencias, entrevistas, reuniones, coaching, etc.
d) Sobre la supervisión
Evitar exceso de supervisión y dar la mayor flexibilidad a la hora de disfrutar de pausas siempre y cuando el trabajo de la unidad salga adelante. Unidad de mando. No es adecuado que el nuevo empleado reciba instruciones de los compañeros, de distintos superiores inmediatos o no, etc. Conviene que exista un procedimiento claro sobre quien supervisa el trabajo, a quién tiene que dar cuenta del mismo, realizar consultas, pedir datos, etc.
e) Sobre la definición de rol
Informar claramente a los trabajadores sobre sus derechos y obligaciones, funciones, responsabilidades, procedimientos de trabajo, métodos, etc. Mejorar los sistemas de información: intranet, correo electrónico interno, tablón, revista de la Institución.
f) Sobre las relaciones personale
s Fomentar el apoyo social, factor reductor del estrés y de otros males de estudio actual como el acoso psicológico, sexual, la violencia en el trabajo, el abuso de autoridad, el burnout, etc. Diseño del puesto de manera que favorezca el bienestar y las relaciones humanas (Ergonomía y Psicosocilogía).
g) Sobre la formación.
Realizar una pequeña formación inicial en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Según la Ley 31/1995 todo trabajador debe ser informado previamente sobre los riesgos de su puesto de trabajo. Esa información/formación inicial se podría realizar a través de alguna jornada o charla específica incluida dentro del proceso del Plan. La formación técnica necesaria para puestos de trabajo específicos debería ofrecerse también dentro del proceso del Plan, para que los trabajadores cuenten lo antes posible con los conocimientos adecuados para desarrollar unas tareas de calidad. La formación específica del puesto de trabajo, procedimientos generales, etc., la realiza el tutor, a quienes habría que preparar un pequeño manual o catalogo de cómo dirigir esa formación práctica que se produce en el desarrollo diario de las funciones de las unidades. La formación continua está en manos del departamento de Formación de la empresa, en igualdad de condiciones respecto al personal ya incorporado.
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