EL MANUAL DE ACOGIDA DEL PERSONAL

Se basa en los principios siguientes:

 a) Documento vivo.- debe utilizarse un soporte que permita cambiarlo cuando lo hagan las circunstancias. Debe actualizarse con nueva información, cambios normativos, sugerencias, defectos que se vayan observando en la ejecución del plan (feed-back), etc. El formato es de hojas intercambiables. 

b) Documento de consulta.- debe proporcionar al trabajador información de utilidad para su actividad diaria. 

c) Elemento de comunicación permanente entre la empresa y el trabajador. 

d) Vehículo difusor de los valores institucionales. 

e) Elemento fidelizador.- da a conocer la cultura de la empresa y ayuda a una rápida adecuación al puesto de trabajo. 

f) Posibilidad de ponerlo en intranet.- de esta manera todas las actualizaciones del mismo se publicarían por este mismo medio facilitando la gestión. 

g) Ágil y dinámico.- se debe buscar que sea atractivo visualmente (gráficos, diagramas, tablas, etc.), evitando largos párrafos que no inciten a la lectura.

 h) Que responda a los objetivos establecidos.

 Los posibles contenidos de un manual de este tipo dependerán de las características de cada empresa. Una posibilidad es la siguiente: 

1º) Cartas de bienvenida del Presidente y del Director de Recursos Humanos. 

2º) Historia de la organización. Se incluye una breve y amena historia de la empresa, los hechos y datos más significativos, así como alguna reseña periodística favorable a la misma (los beneficios sociales de su actuación, encuestas de su valoración por parte de trabajadores o directivos, su alto nivel de flexibilidad con sus trabajadores, etc.) 

3º) Organización. Se adjuntan organigramas de todos los departamentos de la empresa, y especialmente de Recursos Humanos. También se incluye directorio telefónico general o la reseña de dónde obtenerlo en la intranet. 

4º) Información de carácter profesional. Se incluyen tablas relativas a derechos y obligaciones, régimen disciplinario, situaciones administrativas y descripción del puesto de trabajo. En muchas experiencias desarrolladas no se llega a hacer una clara definición del puesto, del contenido y procedimientos, siendo un aspecto esencial, como se demuestra en muchas ocasiones en los resultados de los cuestionarios de evaluación. Igualmente se incluye calendario laboral y copia del impreso a utilizar para la petición de licencias, permisos y vacaciones.

 5º) Formación. Se incluye relación de los cursos habitualmente ofertados, aunque concluyera el periodo de petición de participación, puesto que puede dar una idea casi exacta de los futuros ofrecimientos. 

6º) Acción social. Se adjunta relación de las ayudas habitualmente ofertadas. Se relacionan los servicios existentes en la propia empresa: guardería, cafetería, peluquería, servicio médico, dentista, cajeros automáticos, etc. 

7º) Seguridad y Salud en el trabajo. Se facilita información adaptada al puesto de trabajo. Por ejemplo, a un administrativo se le informa sobre aspectos ergonómicos y uso de pantallas de visualización de datos, mientras que a un peón se le proporcionaría información sobre manipulación manual de cargas, etc. También son aconsejables los folletos del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene para facilitar una breve información previa. 

8º) Representación sindical. Se relacionan los órganos existentes y su composición: Comité de Personal, Junta de Personal, Secciones Sindicales, Delegados de Prevención, Comité de Seguridad e Higiene, etc.