ELEMENTOS DEL PLAN DE ACOGIDA DEL NUEVO PERSONAL

1) Nombramiento de coordinador, coordinadores periféricos y tutores. 

2) Manual de acogida.

 3) Bienvenida.

 4) Introducción a la organización. 

5) Formación.

 6) Seguimiento. 

En las siguientes líneas se va a tratar de diseñar las líneas que se consideran En las siguientes líneas se va a tratar de diseñar las líneas que se consideran ideales del plan de acogida, señalando a medida que se estudien las deficiencias más habituales observadas en algunas experiencias prácticas. 1) Nombramiento de coordinador y tutores El coordinador debía ser el responsable de la gestión del personal del Servicio de Recursos Humanos, por su experiencia y por sus conocimientos sobre la materia. Además debe ser alguien que por antigüedad en el puesto tenga conocimientos sobre la empresa u organización. Sus funciones básicas se refieren a la información general sobre la Organización, de la normativa, de las condiciones de trabajo, así como a la coordinación de los tutores y la resolución de problemas y conflictos. Todas ellas son funciones propias de su puesto de trabajo. Como tutor se designa a un trabajador de la unidad donde irá destinado el nuevo trabajador, con la misión de realizar la orientación específica sobre el contenido del puesto. Esta persona será del mismo nivel o del inmediatamente superior y será formada previamente en materia de gestión de personal. Este es un aspecto fundamental del proceso. Si los tutores no tienen una formación adecuada se producen “disonancias”, el nuevo trabajador es tratado como algo raro y ajeno, se produce aislamiento, excesiva tolerancia hacia los vicios con los que venga por no saber como dirigirse a él, cómo establecer comunicación, cual es el régimen disciplinario, (no por castigar sino por saber lo exigible), etc. Tanto coordinador como tutor deben responder lo más aproximadamente posible al siguiente perfil: 

— Capacidad de empatía. 

— Capacidad para las relaciones interpersonales. 

— Discreción sobre los asuntos personales de los demás. 

— Experiencia en la Institución y en la materia. 

— Identificación con la misión y valores de la Institución. 

— Capacidad de inducción. 

2) Manual de acogida

 Con los objetivos señalados anteriormente se debe elaborar un manual de acogida. Sus características y contenido se estudian en el siguiente epígrafe. 

3) Bienvenida

 Es dirigida por el coordinador, salvo cuando afecta a distintas unidades territoriales, en cuyo caso se deben designar coordinadores periféricos con la información y formación necesaria para la tarea. La impresión que den los participantes es fundamental ya que se proyectará sobre toda la organización. En la presentación estarán presentes coordinadores y tutores. En muchas ocasiones también es conveniente citar a los representantes sindicales, a los que se puede dar la posibilidad de dirigirse a los trabajadores, con lo cual son involucrados en el proceso. Para las presentaciones se utilizará un lugar cómodo, con objeto de hacer sentir al trabajador su importancia (este aspecto no se cuida en muchas ocasiones, y esa primera impresión tiene efectos mayores que muchas actuaciones posteriores). Se iniciará con unas palabras de introducción, señalando aspectos del manual de acogida elaborado, que se entregará al final. El contenido será tanto informativo como inductivo (marketing interno). Se pretende con ello orientar al recién incorporado en todos aquellos aspectos que le interesen de la empresa: costumbres, servicios, procedimientos, etc. Se utilizarán todos los medios técnicos posibles con objeto de amenizar la sesión: material audiovisual, presentaciones en powerpoint, dvd, etc. A continuación se les ofrecerá la posibilidad de hacer todas las preguntas que consideren, que manifiesten todas las posibles dudas y temores. Esta charla, que puede durar entre una y dos horas dará paso a la presentación del tutor.

 4) Introducción a la organización

 Presentados los tutores y entregado el manual, se realiza una visita a las instalaciones: cafetería, oficinas, sitios pintorescos (salón de actos, biblioteca, terraza, etc.). A continuación se dirigen con los tutores a sus puestos de trabajo. A partir de aquí es el tutor quien dirige el proceso debiendo presentar al trabajador a jefes y compañeros y clarificando las responsabilidades del puesto, el contenido del mismo, los procedimientos de trabajo, la dependencia jerárquica, etc. No se trata de lanzarse ya en pleno a la faena pero se puede incluso ya realizar alguna tarea rutinaria. Al final de la mañana se celebra una puesta en común de conclusiones con el coordinador, tutores y funcionarios. El segundo día el trabajador ya se presentará directamente en su puesto de trabajo.

 5) Formación

 Existen dos posibilidades: 

1.- La realización de un breve curso inicial de introducción, donde se forme al empleado en cuestiones generales de la empresa y en las propias tareas a realizar (cuestiones contables, trabajo en equipo, pautas de atención al público, etc.)

 2.- Formación sobre la marcha. La formación corresponde al tutor. Generalmente se realiza a medida que se van gestionando los asuntos del día a día. Dado que el tutor tiene sus funciones propias y esta tarea es al margen de sus cometidos habituales, se le va a exigir un esfuerzo extraordinario para explicar y atender al trabajador en todas las dudas que se le planteen. El tutor cesará en sus funciones cuando el nuevo empleado se maneje por sí mismo, pero retomará esa función en caso de “conflicto”. Esta situación se puede repetir en alguna ocasión a lo largo del año y en muchas ocasiones está relacionada con las funciones asignadas: rutinarias, traslado de documentación entre unidades, poner fax, etc. Y siempre la recomendación es la misma, tratar de rotar las tareas y diversificarlas. Significar también que aunque existen periodos de prueba que puedan dar lugar a finalizar la relación laboral en casos de falta de capacidades, aptitudes o actitudes es necesario un esfuerzo extraordinario de “rehabilitación” para el mundo laboral del funcionario. 

6) Seguimiento 

El objetivo es asegurar la corrección del proceso de adaptación y si se cumplen las previsiones de aptitud y disposición al trabajo. En caso de no cumplir los objetivos se debería rediseñar el sistema, tras un análisis de las causas que han motivado que esos objetivos no fueran los esperados. En el epígrafe 7 de este tema se propone un posible diseño de un sistema de evaluación y análisis.