MEDIOS DE COMUNICACIÓN

a) Comunicación escrita

 Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede darse a través de: 

— Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal. 

— Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización. 

— Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí se suele manejar información a través de otros medios sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo muy importante para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su ubicación; es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de personal

 — Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad de la organización. 

 — Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información. 

— Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información especializada para los públicos internos y externos de la organización. 

b) Comunicación masiva 

Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de: 


— Entrevista: Es uno de los medios mas utilizados dentro de la organización para la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un instrumento preliminar para estructurar la comunicación interna; ahí se puede aplicar una conversación especifica para determinar los elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la organización en ese ámbito.

 — Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, donde sé retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización. 

— Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de información suele desarrollares en la comunicación no verbal. 

c) Comunicación organizacional 

La comunicación organizacional se entiende como: Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos. 

Cinco perspectivas: 

— Comunicación Interna: Son actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización. 

— Comunicación Externa: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. 

— Relaciones Públicas: Son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman la organización.

 — Publicidad: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos o servicios de la organización. 

— Publicidad Institucional: Se considera como una herramienta de las relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización. Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la información, ya que ellas han comprendido que éstas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral; por esto los miembros garantizan su conocimiento e identificación con la organización, debido a que ellos se sienten tenidos en cuenta para el desarrollo de las metas de la organización. 

A través de la información las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos; es ahí donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la evolución y el control de la organización. Un factor clave en la información es que sea confiable para que actué como puente de unión entre el ambiente y la organización, es decir que a mayor información confiable menor es la inseguridad laboral. 4 Según Warren Weaver se puede demostrar que la cantidad de información de un mensaje no está relacionada con lo que se dice sino con lo que se podría decir, esta relación se da según la comprensión que se obtenga del contenido del mensaje de la información, porque a medida que se conoce la información ésta va perdiendo el contenido informativo. Lo anterior nos lleva afirmar que la comunicación se convierte en información, porque permite disminuir la inseguridad sobre el futuro de la organización y fomentar estrategias para mejorar el comportamiento social del individuo. 

d) La sincronización en las comunicaciones

 Tiene que ver con el momento en que se produce la comunicación y con el que debe haber una respuesta, por ejemplo, si a un supervisor se le pide pasar un informe a la gerencia lo antes posible, pero este lo envía una semana después hay desincronizacion en la comunicación y también se pude dar la contrario, por ello las empresas eficientes practican la sincronización en sus relaciones. 

— Quien Debe ser informado: El supervisor a través de la alta gerencia y este a su vez a los trabajadores, por medio de niveles jerárquicos de comunicación y también puede ser de forma retrospectiva. 

— Qué es lo que comunicamos: Lo que comunicamos pueden ser entre otros tanto buenas noticias como malas, informes, los estados del día.

 — Como supervisor, que comunicar: Las metas que plantea la organización, los diferentes planes para alcanzarlos, los informes de objetivos logrados, tanto con el equipo de trabajo, como con la gerencia. — Comunicar malas noticias: Las malas noticias deben ser comunicadas desde el mismo momento que se inician, a fin de que no lleguen a representar una amenaza real para la empresa

 e) Barreras de la comunicación 

— Deformación: Es un problema semántico, relacionado con el lenguaje. Relacionado con los marcos de referencia: forma de pensar, la crianza, del desarrollo intelectual, etc. 

— Filtración: manipulación de la información, según las intenciones del emisor. Generalmente ocurre en la comunicación verbal ascendente. 

 — Sobrecarga: Al superior le llega demasiada información. Existe un principio de la excepción: solo se debe comunicar lo principal del funcionamiento de la organización o del área correspondiente. Siempre se debe de comunicar lo que funciona mal en la empresa.

 — Sincronización: coordinación entre el tiempo y la información que se emite o realiza. 

— Falta de aceptación: Esta falta de aceptación por pare del que lo recibe puede ser por la falta de claridad del mismo o por desconfianza del emisor. 

— Cortocircuito: ocurre cuando se salta algún nivel estructural de la organización. 

f) El rumor 

— El rumor es la información que pasa de persona a persona y circula de manera oficiosa (no oficial). La Importancia se da en función a lo que le interesa al grupo. Nunca se conoce la fuente real del Rumor. Allport decía que el Rumor transmite mentiras que proceden de la verdad, si bien ésta fue distorsionadas, y ya no son verdades. 

— La Condensación en los mensajes puede ser un fenómeno del Rumor. De ella se desprende: 

— Acentuación: está dada en la parte del relato que más afecta al grupo. 

— Nivelación: todos los mensajes se nivelan en cierto punto, y esta dada de acuerdo a los intereses del grupo. 

— En el quinto o sexto mensaje transmitido, la información se tiende a Condensar. 

— Knapp decía que hay dos tipos de rumores: 

— Rumores Técnicos: Es el Rumor agresivo. Es orquestado e intencional. Se realiza para generar un daño.Las maneras de combatirlos son: 

— Negándolo 

— Restándole importancia o hacer caso omiso a esa información 

— Lanzar un rumor agresivo contra quien lo hizo, si se conoce la fuente (Contra - rumor) 

— Rumores No-Técnicos: se dividen en dos: 

— Rumor "En Sueño": es el deseo de las personas de que algo suceda. Son espontáneos y no agresivos. 

— Rumor "Espantajo": es el temor a que algo suceda. Forma en que operan los rumores Gran parte de la conversación dentro de la sociedad es intercambio de rumores. También podemos decir que el rumor llena el diálogo para pasar un rato amable con nuestros amigos. La conversación social que nada expresa en particular es tan sólo una de las formas en que suele realizarse el intercambio de rumores. En general, los rumores son ociosos, pero existen también los que no lo son. Estos últimos son intencionales, apuntan a un fin determinado y sirven a objetivos emocionales. La exacta naturaleza de estos fines no sabrían explicarla ni el emisor ni el receptor. Ellos sólo saben que el rumor les resulta interesante. Les produce una incertidumbre intelectual y una ansiedad personal. Se sabe que la circulación de rumores es siempre un problema social y psicológico de gran magnitud, lo es en especial en momentos críticos. Cuando se quiera lograr tensión en un ambiente social, se suele utilizar la difusión de noticias falsas. 

Los supervisores deben luchar contra el rumor: 

— Manteniendo comunicaciones fidedignas con nuestro equipo de trabajo, y desmintiendo los rumores que puedan suscitarse. 

— Anunciando los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes 

— Explicando las decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos. — Enfatizando las desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros. 

— Discutiendo abiertamente las posibilidades en el peor de los casos casi nunca constituye una provocación de ansiedad ni una fantasía no hablada. 

 g) Lenguaje 

Es el medio de comunicación más importante entre los seres humanos. Los signos orales y escritos que poseen un significado, existen varios tipos de lenguaje: 

— Lenguaje coloquial: es la expresión propia entre personas. 

— Lenguaje formal: es el que se usa dentro de las empresas y organizaciones. 

— Lenguaje vulgar: es la deformación del lenguaje. La relación entre lenguaje y habla: 

— Lenguaje: es la facultad que el ser humano tiene para comunicarse con sus semejantes valiéndose de signos que el mismo ha inventado. 

— Lengua: es lo mismo que el idioma, es decir, el conjunto de los signos ya organizados como un sistema, para uso exclusivo de un grupo humano. 

— Habla: es el uso práctico que cada individuo hace de la lengua. 

— Métodos de comunicación: saber escuchar, saber hablar, saber leer, saber escribir.