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jueves, 14 de junio de 2012

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

 

 Antes de planificar el Departamento de Recursos Humanos y de tomar las decisiones sobre objetivos y estrategias, es necesario tener una base informativa sólida sobre la realidad para determinar sus posibilidades de realización y la operacionalidad de sus expresiones. De hecho, la dificultad de la información es citada por los empresarios como una de las causas del defectuoso funcionamiento de la planificación de Recursos Humanos. De ahí que, previo al proceso de planificación de personal, hay que establecer el tipo de informaciones que se necesitan, así como cuándo, de quién y cómo conseguirlas. Con ello se evitarán dos defectos muy frecuentes: acumular datos sin saber su utilidad o que la recogida de información ocasione un coste excesivo para la utilidad que proporciona. 

1) Objeto del SIP 

El objeto del SIP es reunir las informaciones necesarias para pronosticar de forma realista, coordinándolas para evitar duplicidades y dándoles el tratamiento adecuado para que puedan ser utilizadas por los planificadores. En otras palabras, el objeto del SIP es proporcionar las informaciones necesarias para planificar, tomar decisiones, llevar a cabo y evaluar las medidas que deban tomarse en el área de Recursos Humanos. ¿Qué información se necesita? Ello se decide según criterios de funcionalidad y rentabilidad. En general, el contenido del SIP se puede agrupar en dos grandes categorías fundamentales: información sobre las personas (datos de identificación, fechas y documentos de contratación, formación, capacidades actuales y potenciales, ocupación presente y previsible para el futuro, calificaciones y juicios sobre comportamiento laboral, retribución, etc.) y datos sobre los puestos de trabajo (situación, contenido, exigencias en cuanto a conocimientos, esfuerzo físico, condicionamientos psíquicos, etc.). W. WEBER (op. cit., pág. 60) amplía el contenido al distinguir en ambas categorías varios niveles: individual, del grupo o centro de trabajo y el entorno. Gráficamente: 

2) Organización del SIP 

Depende, naturalmente, del lugar que el Departamento de Recursos Humanos ocupe en el organigrama general de la empresa. 

3) Obtención de datos

 Los datos que el SIP puede recopilar los obtiene mediante encuestas, observación y análisis de informes o documentación. W. WEBER (op. cit., pág. 60) expresa las aplicaciones de cada uno de esos instrumentos. La encuesta y la entrevista (orales o escritas) son las más empleadas. La forma más elemental de encuesta, pero utilísima para empezar un banco de datos, es un cuestionario que muchas empresas entregan a los empleados al ingresar. La observación se suele emplear más para valorar y conocer a las personas que en las técnicas de valoración de puestos. Objeto de la información Instrumento Encuesta o entrevista. PUESTOS DE TRABAJO PERSONAS INDIVIDUOS GRUPOS ENTORNO INDIVIDUOS GRUPOS ENTORNO Análisis y valoración del trabajo. Análisis de las tareas colectivas. Investigación del mercado. Investigación del mercado. Entrevista para valoración contratación, despido. Sondeos de opinión. Sociogramas. Sondeos de opinión. Investigación del mercado. Observación Psicodiagnóstico. Tiempo de exper. Valoración rendimiento. Análisis de interacción. Observación del mercado. Análisis de documentos. Interpretación de descripciones. Interpretación de resultados. Interpretación de resultados de investigaciones. Interpretación de currículum vitae, testimonios, etc. Interpretación de estadística contable. Estudios de publicaciones. Con estos instrumentos podemos conseguir unos datos primarios, es decir, expresamente recopilados por el SIP. Pero éste puede conseguir también datos secundarios (que además ahorran desembolsos importantes) tales como: los partes de alta y de baja en la Seguridad Social, la documentación para el IRPF, los partes para el control de la productividad, la contabilidad, los controles de asistencia y de puntualidad. Los datos obtenidos para el SIP pueden ser tratados de forma manual o mediante ordenadores, depende de la rentabilidad y, por tanto, del tamaño de la empresa y del volumen de datos recogidos. 

4) SIP manual

 Es el que suelen emplear las pequeñas y medianas empresas y consiste en que las informaciones se comunican de palabra o por escrito y se elaboran con técnicas manuales del cálculo. Un buen número de empresas, para hacer posible una gestión de personal más objetivada, emplea un sistema normalizado de estadísticas que, como complemento del fichero de datos personales y del de puestos de trabajo, sirve para elaborar los ratios más significativos sobre la situación del factor humano en la empresa. Describimos dicho sistema. El Servicio de Estadística de Personal registra mensualmente los datos referentes a: movimiento de personal (ingresos y salidas tanto respecto a la empresa como al puesto de trabajo), cantidad de trabajo realizado (distinguiendo las horas de la jornada normal de las horas extraordinarias y las ausencias por enfermedad, causas injustificadas, accidentes, etc.) y costes de personal (desglosar nóminas, Seguridad Social, Formación, Asistencia Social, etc.). Véase el «parte mensual de personal» que sigue: Como instrumento auxiliar para la planificación es conveniente disponer de un «catálogo de profesiones», si bien en la actualidad hay una tendencia a normalizar a nivel nacional las clasificaciones profesionales. Esto facilita extraordinariamente la tarea de planificación general de los Recursos Humanos además de hacer menos enmarañado el mercado de trabajo, lo que a su vez facilita la movilidad y la adaptación de la mano de obra. Por último, al SIP le será de gran utilidad elaborar organigramas-inventarios de los distintos Departamentos de la empresa.

 En él se especifican: 

— No sólo las relaciones de dependencia, propias de cualquier organigrama, sino también el nombre de la persona que ocupa el puesto. 

— Fecha de nacimiento del empleado y fecha de ingreso en la empresa (son los números que siguen al nombre).

 — Nivel salarial (es el número romano que sigue a la denominación del puesto de trabajo). 

— Número de personas que ocupan el puesto de trabajo (es la cifra que precede a la denominación del puesto). Con él se facilita la elaboración de los planes de sustitución y promoción. Naturalmente, el SIP manual va perdiendo operatividad, por lo que se va generalizando el empleo de ordenador en el SIP. 

5) Contenido del SIP 

Según Francisco Javier BARRANCO en material publicado por la Revista Capital Humano el SIP debe incorporar información sobre:

 — El entorno social: relaciones con las Administraciones Públicas, aportaciones de la empresa a la economía nacional, exportaciones, importaciones, relaciones con los medios de comunicación social, accionariado, relaciones con el sector, clientes, relaciones con la Comunidad, medio ambiente. 

— Genérica sobre la empresa: normativas (internacional, nacional e interna), económica (salarios, costes de personal, productividad), resultados de los estudios psicosociolaborales. 

— La organización de la empresa: organigramas generales y de detalle, funciones básicas de cada unidad, descripción de sus tareas específicas, periodicidad con que se realizan, métodos y procedimientos empleados en cada unidad, tareas informatizadas, porcentaje de recursos de la unidad que absorbe cada tarea, indicadores utilizados para medir los resultados, grado de cumplimiento de dichos resultados, implicaciones para la empresa de la no realización de dichas tareas, distribución de los trabajadores por categorías laborales en cada unidad, informes que se reciben en cada unidad, informes que emite cada unidad, normas de procedimiento para los problemas más habituales, relaciones internas y externas del personal de cada unidad, evolución general de la estructura de cargos directivos, ámbito de supervisión, coeficiente de encuadramiento, índice de productividad de cada unidad, objetivos previstos a corto, medio y largo plazo, comités o comisiones existentes. 

— Los puestos de trabajo: denominación, descripción de las misiones, desarrollo pormenorizado de tareas o actividades, porcentaje del tiempo dedicado a cada actividad, procesos o sistemática de trabajo, herramientas utilizadas, documentos necesarios para el trabajo, condiciones de trabajo, exigencias formativas, exigencias especiales, normativas a cumplir, experiencia necesaria, relaciones exigidas, necesidad de viajar, costes asociados al puesto, mapa de distribución del personal. 

— El trabajador: datos personales, familia, servicio militar o social, formación, conocimientos de idiomas, experiencia profesional, datos de Seguridad Social, datos de seguro de vida o accidentes, hobbies, asociaciones a las que pertenece. 

— La plantilla: plantilla activa, características socio-laborales, localización y acoplamiento del personal, niveles de mando y estructura jerárquica, movilidad y rotación, promoción, absentismo, formación, selección.

 6) Documentos necesarios para llevar a cabo el SIP

 Los documentos necesarios para llevar a cabo el SIP se reflejan en una ficha individual con los siguientes apartados: 

— Organigrama general de la empresa actualizado. 

— Organigramas de detalle de cada una de las grandes áreas.

 — Organigrama-inventario. 

— Manuales de funciones de las unidades organizativas de dichas áreas. 

— Descripción de todos los puestos de trabajo actuales. 

— Profesiogramas. 

— Inventario de todos los puestos de trabajo existentes. 

— Inventario de todo el personal activo existente. 

— Resultados de las valoraciones de los actuales puestos de trabajo. 

— Resultados de los principales ratios relativos a la plantilla: edades, antigüedades, rotación, absentismo... 

— Planes de la empresa. 

7) Métodos para conseguir datos para el SIP 

Los métodos para conseguir datos para el SIP son:

 — Encuestas (orales o escritas). El sistema más elemental pero utilísimo es un cuestionario que muchas empresas entregan a los empleados al ingresar. 

— Entrevistas. 

— Observación, que suele emplearse para valorar y conocer a los empleados, más que los puestos de trabajo. — Análisis de documentación (partes de alta y de baja en la Seguridad Social, documentación para el IRPF, controles de asistencia y de puntualidad, partes de productividad, etc.).

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