PRUEBAS Y EXÁMENES PSICOTÉCNICOS PARA RECLUTAR VENDEDORES

La entrevista telefónica consiste en una pequeña serie de preguntas preparadas para recoger datos fundamentales lo antes posible, lo que permite una selección previa que elimine los casos de insuficiencia manifiesta. Seguidamente se procede a enviar un cuestionario para su cumplimentación. Se pretende una información completa sobre datos de los candidatos que se adaptan al perfil requerido.

Suele pedirse información sobre:

 a) Datos personales identificativos; nombre, sexo, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, número de hijos, dirección postal, teléfono, fax, disponibilidad.

b) Estudios, idiomas.

c) Historial laboral.

 d) Salud.

e) Áreas de intereses y pretensiones económicas.

f) Referencias. Aunque exista una similitud, no confundamos el cuestionario con el currículum; éste es menos amplio, y además está diseñado por el candidato.

El envío del formulario se realiza con una carta de presentación del mismo. Cuando se reciben los formularios cumplimentados, se abren dossiers separados por candidato. Desde este momento la organización de la documentación, debe ser perfecta. Puede que sean necesarios dos documentos de control, uno que indique la situación en cada momento, y otro de planificación de entrevista. Depende de la magnitud de solicitudes manejadas. El estudio de los cuestionarios delimita la elección de quiénes pasarán a las pruebas siguientes. También comprobaremos las referencias, gestión que normalmente se realiza por teléfono, y con especial delicadeza.

Creemos que la selección propiamente dicha puede resolverse de tres grandes formas:

 — El primer sistema es encomendarlo todo a una empresa de selección.

 — Segundo sistema: Pruebas (exámenes y tests) y entrevistas en profundidad. Llamamos exámenes al tipo de pruebas que pretenden medir conocimientos especializados que requiere el puesto de vendedor que necesitamos. Suelen realizarse por personal del propio departamento comercial, raras veces por asesores externos.

Las baterías de tests psicotécnicos son tremendamente variadas. Diremos, a modo orientativo, que se pueden utilizar:

— Tests proyectivos de la personalidad.

— De inteligencia.

— De fluidez verbal, comprensión y vocabulario.

— De intereses y aficiones.

— Sensoriales.

— De carácter.

Hay tests generales que sirven para los vendedores; otros son especiales para ellos. Las ventajas de los tests son su gran especialización y profundidad, su fiabilidad científica, estandarización, complementariedad. El inconveniente principal, que no lo miden todo o no lo miden con la perfección deseable. También, que algunas personas los rechazan a rajatabla porque les molesta esta incursión en su intimidad. Finalmente, la "entrevista en profundidad" pretende verificar, coordinar y completar todos los datos anteriormente detectados. Con ella, aseguramos datos, conocemos opiniones, calibramos la rapidez de respuesta, descubrimos aficiones y motivaciones, éxitos y fracasos, en función de nuestra habilidad y la sinceridad del entrevistado. Vemos también el porte y aspecto de la persona, su forma de vestir, aseo y modales. Una entrevista debe prepararse con un chequeo cuidadoso, en el que nos aseguremos de que conocemos perfectamente el dossier existente, hemos programado en detalle la entrevista y el local y elementos de consulta que podamos necesitar y estamos dispuestos a escuchar y a enteramos de lo que nos va a comunicar el entrevistado. Más un detallado control de tiempo. Es la forma de aseguramos de que no se nos va a quedar nada en el tintero.

La entrevista, en sí, debe procurar: 

— Un ritmo de trabajo relajado y tranquilo.

— Un trato mutuo, natural y discreto.

— Una buena descripción del puesto y de las exigencias del mismo.

 — Un buen repaso del cuestionario.

— Una mutua seguridad de que todo lo importante se ha tratado suficientemente, incluidas las referencias.

—Aclaraciones de dudas en ambos sentidos.

— Una despedida cordial.

— Un compromiso de contestar en un tiempo razonable, tanto si el resultado es positivo como negativo.

Los típicos defectos que suelen presentarse en una entrevista mal realizada son: 

— La falta de preparación,

— Precipitación, temas que se quedan sin tratar,

— Exceso de intervención del entrevistador,

— El acoso al solicitante,

— Desviaciones innecesarias del tema.

 — Tercer sistema: 

Cuando todo lo realiza la empresa. Sólo vamos a tratar de la diferencia específica con el sistema anterior: en vez de batería de tests, un examen conversacional que vamos a preparar, realizar e interpretar sin la ayuda de especialistas, por su relativa sencillez.

Cuatro son los grandes aspectos a tratar:

— Factores cuantitativos.

— Rasgos caracterológicos.

— Evaluación de la madurez.

—Análisis de motivaciones.

Se trata, por supuesto, de preparar una serie de preguntas, que desarrollen aquellos cuatro grandes aspectos que citábamos o, en definitiva, las características que necesitamos de nuestros vendedores. Esta prueba puede realizarse por escrito, pero también en la propia entrevista. Constituye un buen esquema para desarrollar-cambiar-completar por un jefe de ventas avispado y práctico, que quiera resolvérselo todo él mismo. Si además tiene buena experiencia comercial y de dirección de vendedores, probablemente tendrá mucho éxito en su selección. En este momento, debemos disponer ya de una ordenación de candidatos por su valía. Vamos a pasar a la etapa final. Ya vimos anteriormente las dificultades que surgen al plantearse el perfil del vendedor. Que hay muchos perfiles posibles, que los requerimientos de las empresas varían, que estos mismos requerimientos están sujetos a evolución. Hemos hablado de exámenes de conocimientos, de entrevistas, y de exámenes de aptitudes o psicotécnicos. Hoy en día, ni autores, ni investigadores, ni profesionales de la dirección de vendedores admiten sin reservas la validez de los tests de aptitudes para vendedores. Así que la solución que se viene dando al problema es la típica de los problemas "difusos", el uso de diversas técnicas de examen, de varias fuentes de información y de constantes apelaciones al buen sentido, la experiencia y la prudencia de los seleccionadores. Claro está que hay dos tipos muy distintos de candidatos a vendedores de una empresa concreta: los que "ya" eran vendedores, y los desconocedores totales de está actividad. Elegir a los primeros es mucho más fácil, y es sobre todo un problema de valoración de los resultados anteriores del vendedor veterano, de la forma más exacta posible. Pero volvamos a los segundos, a los "novatos". ¿Qué predictores de éxito son los mejores? Las últimas tendencias apuntan a la medición inicial de aquellas características de personalidad más de acuerdo con la venta, como la capacidad de comunicación, paciencia, resistencia al fracaso, equilibrio mental y constancia.

Los candidatos que no superen estas pruebas, tests, exámenes, entrevistas, serían desechados. La segunda parte buscaría conocer los conocimientos técnicos de la profesión de ventas específica solicitada, y con profundidad, dada la cada vez mayor profesionalización del agente comercial. Estas dos partes quedarían completadas con entrevistas personales, dinámica de grupos o cualquier tipo de comprobaciones que nos permitieran simular actuaciones de ventas de los examinados. Dramatizaciones, más o menos colectivizadas, también parecen prometedoras. Ya se están utilizando cursos de formación a cargo de la empresa, para candidatos. A lo largo de los mismos se selecciona, con conocimiento de causa, a los mejores. A partir de aquí, lo dicho más arriba: sentido común, ponderaciones razonables y razonadas y el reconocimiento, a pesar de todo, de que nos podemos equivocar, lo que obliga a formación, entrenamiento permanente, motivación y supervisión constante. Nos guste o no, hay características, extremadamente importantes que son prácticamente indetectables, como la honradez o la lealtad. Que además son algo relativas y a veces conectadas con actuaciones y motivaciones que tienen su origen en la propia empresa.

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas