EL TRABAJO DE UN DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y RELACIONES EXTERNAS

Las funciones de un departamento de Relaciones Externas o Protocolo las podemos resumir en tres: 

— Asesoramiento en todas las dudas relacionadas con el protocolo que los diferentes departamentos de la empresa pudieran tener. 

— Apoyo a las diferentes actividades tanto directivas, como del staff que pudieran ir surgiendo.

 — Desarrollo directo de las actividades y actos protocolarios que pretenda organizar la empresa. El departamento de Relaciones Externas o Protocolo debe tener la suficiente libertad como para interpretar la idea que la empresa tiene al querer organizar un determinado evento, y así poder plasmarla de una manera eficaz y exitosa a través del uso y aplicación de los diferentes instrumentos y medios técnicos de que pueda disponer en cada momento. 

El Jefe de las Relaciones Externas de una empresa debe depender directamente de la presidencia o de la dirección de la misma. Así pues, en función de la cantidad de eventos que organice una empresa al cabo del año, le convendrá tener un departamento exclusivo de Protocolo o integrarlo dentro del departamento de Relaciones Públicas en caso de tener pocos eventos al año. 

Un departamento de Protocolo o Relaciones Externas debe estar formado por el siguiente equipo: 

— Responsable o jefe de departamento, que será una persona dedicada a la creación, dirección y coordinación de las actividades protocolarias de la empresa. 

— Oficiales y Azafatas, que pueden ser personal subalterno, contratado en agencias especializadas. 

— Personal administrativo, auxiliar, etc.., que sea el encargado de llevar las cuentas, facturas, gastos etc.., que llevan consigo los diferentes eventos. 

— Intérpretes, en caso de que asista gente de otra nacionalidades y use idiomas diferentes al español. 

— Conductores, en caso de que fuera necesario trasladar a los invitados. 

— Oficina de información, que será la encargada de entre otros cometidos, mandar invitaciones, o información a los medios de comunicación. 

A la hora de presentar el proyecto de organización de un determinado evento al departamento competente, éste deberá contar con los siguientes puntos: 

— Elementos que constituyen el acto. 

— Redacción, clara y por apartados de los objetivos del evento. 

— Mecanografiado claro y correcto. 

— Encuadernado, sobrio y claro. 

— Diversas copias del trabajo. 

— Consignación de la fecha y el nombre del autor o autores del trabajo. 

— Firma al final del trabajo. 


El Contenido que deberá tener el proyecto será:

 a) Introducción,

 donde describiremos la idea del acto mediante: 

— La descripción del acto. 

— Lista de invitados, donde aparecerán las autoridades, personalidades, personas del sector, etc.., invitadas al evento. 

— La finalidad que se persigue con su realización. 

— El día o días de realización.

 — El lugar de realización. 

— Quién va a organizar el acto. 


b) Descripción técnica del acto: 

— Descripción del lugar de celebración. 

— Descripción del local o locales y cómo se habilitará para poder realizar el evento. 

— Cronograma del acto (lugares, días, horas, etc..) 

— Descripción de los profesionales que van a intervenir en la realización del evento. 

Una vez aprobado el proyecto y aplicadas las sugerencias que nos hubieran podido haber hecho nuestros superiores, debemos tener en cuenta que el protocolo mismo del acto, distingue tres momentos diferentes:

 a) Momento previo a la celebración, donde nos encargaremos de:

 — Preparar la lista de invitados. 

— Crear y enviar las invitaciones generales. 

— Crear y enviar las invitaciones personalizadas. 


— Preparar la publicidad y repartirla o publicarla. 

— Preparar las notas de prensa y enviarlas a los diferentes medios de comunicación. 

— Ver las posibilidades de aparcamiento, y planificarlo. 

— En caso de haber dificultades de acceso preparar un servicio de vehículos lanzadera. 

— Etc... 

b) Momento de la celebración del evento: 

— Preparar la recepción de autoridades o personalidades. 

— Preparar la recepción del resto de los asistentes. 

— Organizar y controlar el trabajo de las personas que van a atender a los invitados al evento.

 — Seguridad del evento, en caso de que asistieran personalidades. Puede recurrirse a empresas de seguridad privada. 

— Aparcamiento. 

— Etc... 

c) Momento de finalización del evento: el responsable del Protocolo de la empresa debe redactar un breve informe del evento, donde describa: 

— Incidencias sucedidas durante la celebración del evento. 

— Los posibles cambios en la organización de cara a la realización de otros eventos.

 — Previsiones de cara a la organización de futuros eventos. 

— Experiencias adquiridas en el evento, para aplicarlas en futuras actividades de la empresa. Los actos más importantes en el ámbito de las empresas o corporaciones privadas son las visitas de empresa, recepciones, inauguraciones, desayunos, almuerzos y cenas de trabajo, Colocación de la primera piedra, Ferias, o Congresos. A continuación veremos algunos de ellos.