Al sentirse escuchadas, las personas se relajan, se abren y nos muestran su mundo interior, sus creencias y valores. Cuando les prestamos atención sincera, les damos una oportunidad de acercarse, de desahogare y de crear o ampliar un vínculo franco y duradero. Tener la paciencia de escuchar sin interrumpir, posibilita que el conversador atento escoja con cuidado sus palabras, ideas y planteamientos. Para que podamos tener una comunicación eficaz debemos tener una actitud positiva y de total recepción tanto para recibirlo como para comunicar, siendo los elementos básicos de esta comunicación: Que el mensaje emitido sea claro, conciso y sencillo. Que el contenido se adapte al interpretante y al intérprete. Que el interpretante e intérprete empleen el mismo código. Que no se produzca interferencia. Los medios de comunicación escrita son: la carta, el memorando, las carteleras, las revistas, el periódico y el boletín. Una de las claves para la comunicación eficaz es escuchar genuinamente a otra persona. Es una experiencia excepcional, gratificante para ambas partes.
Tiene tantas consecuencias positivas que enseñar técnicas para escuchar se ha convertido en la norma dentro del repertorio de los instructores de administración. Pero si escuchar resulta tan satisfactorio y eficaz, ¿Por qué no es una experiencia frecuente en nuestro lugar de trabajo? ¿Por qué los administradores y gerentes no escuchan más? Pero la habilidad de "saber escuchar" es más difícil de encontrar y desarrollar que la de ser "buen comunicador", aunque proporciona más autoridad e influencia que esta última, dicen los especialistas. Si usted es buen comunicador, pero no sabe escuchar, corre el riesgo de comunicar en forma elocuente cosas que no le interesan a la gente. Entre las habilidades que caracterizan a directivos y profesionales exitosos se encuentra la de saber escuchar, su ausencia es uno de los factores generadores de conflictos. Un comportamiento que dificulta la buena escucha y que señalan algunos especialistas es que "escuchamos desde determinadas posiciones o lugares". Los lugares desde los que escuchamos se distribuyen en tres niveles: Consejeros, Víctimas y Jueces. Como objetivos de la comunicación hemos dicho que toda comunicación tiene un propósito, todo mensaje tiene una intención; aunque el emisor, o el iniciador de la conversación, muchas veces no lo tengan totalmente claro, ni adecuadamente estructurado. La escucha activa significa escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla.
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