RUTAS DE VENTA

En términos amplios es el itinerario completo que debe seguir un vendedor en el acto de la oferta y recogida de los pedidos. En términos más estrictos, y con mayor sentido de la organización, una Ruta de Ventas debe ser un formulario que contenga en realidad un directorio completo de actuación para el vendedor que permitirá también una inspección fácil y racional.

 Los objetivos del diseño de rutas son los siguientes:

— Aprovechar mejor el tiempo de los viajes.

— Reducir al mínimo el kilometraje.

— Evitar en lo posible la improvisación.

— Llegar al cliente oportuno en el momento adecuado, es decir, atender bien al cliente cuando éste nos necesita

.— Reducir la fatiga del vendedor.

— Evitar el olvido de clientes.

— Aumentar las "tres E" (economía, eficacia, eficiencia).

— Para la empresa, mejorar la posibilidad de localización del vendedor en un momento determinado y del control en general.

— Y, en definitiva, aumentar el número de visitas útiles, que es el fin primordial de la acción de ventas. Se conocen las pérdidas de tiempo que se producen por diseño inadecuado de rutas.

Son sorprendentemente altas, y si se tiene en cuenta que el tiempo de presencia real y constructiva ante el cliente a menudo no excede del treinta por ciento del total disponible, comprenderemos que una reducción de tiempo de "no venta" de sólo un diez por ciento puede repercutir con un aumento del veinticinco o más de dedicación al cliente. Esta es la importancia de unas rutas bien planeadas.¿A cuántos compradores podemos atender? Al hablar de territorios dábamos por sentado que un sondeo real del trabajo "de calle" nos aclararía, al menos aproximadamente, el tiempo de cada visita y número de visitas necesarias por cliente, lo que nos permitiría planear el trabajo del vendedor. De todos modos, la seguridad de que estamos realizando el número de visitas adecuadas, ni pocas ni demasiadas, es algo muy difícil de precisar en una etapa inicial. La cobertura del territorio bien hecha conlleva que el vendedor tenga una tarea que cumplir cada día, es decir, unos clientes, unas visitas, unos viajes, unas esperas, unas investigaciones. Esta cobertura es responsabilidad del jefe de ventas, aunque en algunos casos resulte práctico delegar en los propios vendedores, sobre todo si se trata de comisionistas libres. Otras veces se delega sólo parcialmente. Pero cada vez es más frecuente que los jefes diseñen con bastante minuciosidad las rutas de sus vendedores, por supuesto con la colaboración de los mismos y pisando el terreno. Así, se negocia en equipo a quiénes, con qué periodicidad y cuándo hay que visitar.¿Hay referencias de cuántos clientes puede atender un vendedor? Los vendedores de .productos industriales están con sus compradores unas 500 horas al año. O sea, unas dos horas y media diarias. Dedicando una hora por visita, esto supone quinientas visitas al año. Si bastan cuatro visitas al año por cliente, este vendedor puede atender 125 clientes. Para poder utilizar dos horas y media de venta, hay que disponer de otras cinco o seis. Es bien sabido que vendedores de venta misionera o puerta fría alcanzan veinte y más actuaciones diarias. También los autoventas (repartidores).¿ Y la frecuencia? En general no se mide por días sino por semanas. Casi todos los comerciales clasifican a sus clientes por categorías en función de la periodicidad. Tres o cuatro clases constituyen una cifra mínima. A veces se llega a ocho o diez: así, tendremos clientes de frecuencia quincenal, mensual, bimensual o trimestral. Generalmente en función del volumen de compras del cliente, que suele ser determinante de un cierto ciclo de reposición, siendo más decisivo el segundo aspecto que el primero. Y no olvidando que los clientes cada vez reducen su stock a cambio de una mayor frecuencia de reposición.

 De esto se deduce que una Ruta de Ventas, no es una guía del camino a recorrer, simplemente, sino algo mucho más completo y efectivo que debe contener:

— Nombre y dirección de todos y cada uno de los clientes a visitar.

— Si es cliente real o potencial.

— Tipo de visita que deberá hacer el vendedor.

— Mínimo de cantidades a vender.

— Tiempos a emplear por los vendedores en cada visita, así como los tiempos muertos por desplazamientos y esperas.

Al mismo tiempo, la hoja de ruta debe servir para controlar el tiempo, la actividad y los resultados, a la vez, del vendedor en ruta. Si todos los vendedores supiesen organizar bien su tiempo y sus esfuerzos, la Empresa no necesitaría ocuparse de la cobertura del territorio.

Pero muchos vendedores no saben administrar su tiempo y su trabajo ya que:

— El vendedor no está acostumbrado a los planteamientos exhaustivos, ni a la organización completa y formal de su propia labor. Es un hombre emocional, dinámico, cuya mente es la acción no la administración.

— Cuando se trata de vendedores móviles desconocen el terreno en que han de desenvolverse con lo cual perderían tiempo. Será mejor darle hecho todo el trabajo de organización.

— Atienden demasiado a sus convenientes personales, ya que es normal que al cabo de cierto tiempo visiten únicamente a los clientes fáciles, abandonando a los difíciles o no conectando con todos los posibles de su zona.

— Se acostumbran a la rutina, su trabajo se convierte en meramente pasivo, sin intentar nuevas acciones, aplicar nuevos planteamientos y actuar en forma distinta y más dinámica. De lo anterior se deduce que debe ser la empresa la que planifique las Rutas, aunque esto reduzca la iniciativa del vendedor, ya que al final los propios vendedores agradecerán unas rutas bien hechas.

No obstante esto, si los vendedores están bien capacitados y conocen bien la zona puede dejárselas a ellos esta tarea. En cualquier caso, y antes de hacer una Ruta de Venta habrá que oír siempre a los vendedores los cuales estarán autorizados para proponer todas las modificaciones que la experiencia vaya aconsejando en la Ruta de Ventas ya confeccionada.

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas