EL CONTROL DE LA EMPRESA

1) El control en la empresa: Concepto. Elementos 

El proceso de dirección de la empresa se cierra cuando se inicia el control de las acciones desarrolladas, el cual se ejercita en cada una de las fases y niveles en que se desenvuelve aquél. En suma, se hace necesario un sistema que permita una revisión adecuada del conjunto de decisiones adoptadas en la empresa. Si bien hemos definido prácticamente el término control en las ideas precedentes, no obstante es un término que, por su novedad en nuestro idioma y por su diferente interpretación entre los autores, conviene matizar algo más, así como explicar las diferentes formas en que se puede entender y se viene aplicando en los problemas empresariales.

 Controlar significa: 

— Comprobar o verificar. 

— Regular (efecto de regulación o feedback).

 — Comprobar con un estándar establecido o variable-norma. 

— Actuar sobre una variable. 

— Restringir su comportamiento. 

Expresiones que encuadran perfectamente con el proceso de control en la empresa el cual debe explicarse con todas y cada una de ellas. Ante estos significados podemos deducir: primero, un concepto de control y, segundo, delimitar dos acepciones semánticas que generalizan los citados significados En cuanto a su concepto, podemos decir que es «el proceso de observación y medida, por comparación regular, de unas magnitudes previstas y sus consecuentes realizaciones, que permitirá disponer de unas diferencias (información) para regular las decisiones que alcancen los objetivos planeados». 

La doble vertiente semántica a que aludimos se entiende así: 

— Como comprobación y verificación o examen de unos objetivos y procesos de gestión determinados. 

— Como la capacidad de mantener un sistema estable o la maestría o habilidad de asegurar la eficacia del proceso de decisión. La primera acepción del control responde, en general, a su consideración de principio de organización tradicional, como se viene aplicando en la administración convencional. La segunda acepción, en cambio, responde a su enfoque actual o correspondiente a la teoría del control moderna. Concepción que se inserta en el enfoque de la dirección y gestión como un sistema integrado de decisión-acción, que permite la regulación efectiva de las actividades y objetivos de la empresa. 

Todo lo apuntado permite proponer la siguiente clasificación del proceso de control: 

— Según el momento de actuación: 

— Control previo. 

— Control permanente.

 — Control a posteriori. 

— Según su finalidad: 

— Control de exactitud o regularidad. 

— Control de eficiencia.

 Respecto al momento de actuación del control podemos indicar que el previo se dirige a evitar o prevenir que ocurran sucesos no deseados y ello se obtiene, por lo general, mediante la revisión o verificación de la calidad o condición de los elementos a actuar y con la eliminación de la posibilidad de que estos actos tengan lugar. Un ejemplo de este control puede ser el de los materiales como entradas del proceso de producción, tanto en cantidad como en calidad. El control permanente o actual se dirige a ajustar el resultado que se está produciendo al objetivo o estándar, de forma que mantenga la estabilidad o equilibrio (autocontrol) del sistema. El control a posteriori se encarga de comprobar las actuaciones o evaluar los resultados cuando aparecen como diferentes a los deseados. Por ejemplo, el análisis financiero sobre los estados contables de fin del ejercicio muestra los resultados y realiza la valoración de lo alcanzado. En relación con su finalidad, el control de exactitud persigue el que las variables o elementos considerados cumplan con las medidas o normas preestablecidas, así como que actúen en la forma diseñada. Comprobación que se efectúa en forma individual izada y estática para cada variable o elemento. En la empresa es el llamado «control interno», que puede abarcar entre otras modalidades: el control de inventarios o productos y materiales almacenados, el control de tesorería, el control de procedimientos administrativos, el control de calidad de la producción, etc. El control de eficiencia tiende, en cambio, a un planteamiento integrado y dinámico de las variables en relación al plan común u objetivos fijados. En este sentido, este control medirá la productividad y la rentabilidad de los procesos económicos de la empresa como medio de orientar las acciones de ésta en aras de mejorar la eficacia de su administración. Este tipo de control se viene denominando como «control de gestión» o «control económico» de la empresa, conjunto de técnicas de análisis que aportan una valiosa información para el decisor, como luego comentaremos. 

Un control real de las decisiones ha de tener en cuenta: 

— Las variables o magnitudes que se sujetan a control. Variables que pueden ser los resultados de las estrategias elegidas. 

— La determinación de unos intervalos de variación en donde las estimaciones tendrán el máximo grado de fiabilidad. En el control económico de la empresa se puede denominar la flexibilidad de la planificación frente a los objetivos fijados. 

— La elección de las medidas reales a considerar por las variables-norma. El sistema de control, aparte de su propia estructura, vendrá determinado por la del proceso decisorio, una vez definidos los objetivos y sus correspondientes programas y presupuestos. El estudio y seguimiento de las variables y la determinación de las desviaciones en base a las variables-norma, constituye el problema básico de todo sistema de control empresarial.

 2) El proceso de control

Las etapas básicas del proceso de control de las decisiones son las siguientes: 

— Obtención de los datos necesarios respecto a los resultados. 

— Comparación de los datos con unos valores estándares o normas. 

—Realización de las acciones correctivas si los resultados y el estándar discrepan. 

Los resultados y variables-norma o estándares, como hemos indicado, deberán ser fijados en las unidades de medida adecuadas (producto, dinero, porcentajes o relaciones, etc.). Pueden comprender áreas tan diversas como rentabilidad, posición en el mercado, productividad, calidad del producto, personal, actitud de los empleados, etc. Se establecen normalmente en base a estadísticas que reflejan situaciones pasadas, a la experiencia o apreciación subjetiva de la realidad por parte del empresario, y también, en algunos casos, en base a limitaciones tecnológicas. La medición de los resultados ha de procurar obtener la información en el tiempo adecuado, en las unidades de medida correctas para ser comparados con los estándares fijados y que la información se dirija a la persona oportuna. Las acciones correctivas han de ser tomadas por la persona adecuada, es decir, aquella que tiene autoridad sobre el asunto correspondiente. Deben procurar diferenciar los síntomas de las causas como medio de actuar sobre los auténticos orígenes de la desviación y poder corregir ésta, para conducir el sistema a sus objetivos. En casos excepcionales, la acción correctiva se podría canalizar sobre los propios objetivos. Los circuitos de control en la empresa pueden ser cerrados o abiertos. En los circuitos cerrados el resultado de la actividad provee la información que es usada para controlar los resultados futuros: la información es canalizada por un circuito de regulación o realimentación (feedbackk) para dirigir los resultados futuros. En los circuitos abiertos la actividad cambia de acuerdo con un plan o programa, no pudiéndose evaluar con exactitud cómo el resultado actual podrá modificar el resultado futuro, ya que se producen dos tipos de regulación, una interna sobre las actividades actuales y otra externa o sobre la futura entrada, modificando inclusive los objetivos. Los sistemas de control, ya sean abiertos o cerrados, son diseñados para actuar sobre la realidad: un sistema global que experimenta las repercusiones de las variaciones del entorno o de elementos ajenos al sistema. Cuando elementos ajenos al sistema influyen en su comportamiento se trata de sistemas abiertos, y si el sistema se aisla de elementos exteriores es un sistema cerrado. Los sistemas de control, como control de producción, presupuestos, etc., se diseñan a veces como sistemas cerrados en la hipótesis, a menudo implícita, de que no se deben considerar influencias externas. Sin embargo, las empresas son sistemas abiertos que reciben influencias provenientes del entorno, influencias que son más patentes en unas zonas que en otras. Es decir, algunos subsistemas empresariales pueden ser más fácilmente aislados y la hipótesis de considerarlos cerrados puede contribuir a un mejor control. Por último, es importante destacar la evaluación económica de la función de control. El control nunca puede ser total, las variaciones de los resultados respecto a los objetivos son inevitables. El proceso de control tiende a mantener las variables dentro de un equilibrio dinámico y en los límites permitidos por la planificación. Sin embargo, la mayor eficacia en el control, la reducción del límite de variación de la magnitud, supondrá un coste cada vez más elevado al utilizar sistemas de control cada vez más complicados y empleando más recursos en máquinas y hombres. Es indudable, también, que un mayor control supondrá una mayor eficacia en la gestión de la empresa. La diferencia entre el coste del control y la variación de los resultados debido al mayor control es el beneficio económico neto del sistema de control. Se tratará, pues, de lograr el grado de perfección del control que permita maximizar el beneficio neto del sistema.

 3) Principales sistemas de control 

Las diferentes técnicas empleadas en el control de las actividades y objetivos empresariales vienen recibiendo el nombre de «control económico» o «control de gestión». En definitiva, este control económico engloba un conjunto de procesos que terminan por diseñar un sistema a nivel global: control presupuestario, contabilidad analítica, análisis financiero basado en coeficientes y ratios, etc. Todo esto, combinado con los conceptos de productividad, rendimiento y rentabilidad, puede dar lugar a un sistema de información, que se conoce por influencia francesa como «cuadro de mandos», que permitirá revisar o regular las decisiones empresariales. En resumen, el control económico de la empresa o también llamado control de gestión, tiene como cometido el manejar los mecanismos de vigilancia y de regulación de los objetivos, de los planes, de las decisiones y de los programas de la gestión, necesitando una información permanente obtenida a través de las áreas y técnicas específicas. Las técnicas que integran este control económico se pueden clasificar en dos tipos: control presupuestario y control no presupuestario. La expresión de control presupuestario se apoya en la elaboración y ejecución de unos presupuestos, que son los portadores de las variables que se desean controlar. Este control puede servir de sistema coordinador de todas las operaciones desarrolladas por los subsistemas empresariales, gracias a la elaboración de los presupuestos que desarrollan el plan de la unidad económica en sus ciclos a corto y a largo plazo. Recordemos que los presupuestos persiguen proveer datos para controlar las operaciones en forma efectiva, correspondiendo a cada unidad organizativa o para cada función. Por último, el presupuesto se referirá a un período de tiempo específico al final del cual se reelabora y puede servir como elemento de comparación y coordinación con los restantes de la empresa. Además de las técnicas presupuestarias existen otras que constituyen el llamado control no presupuestario y que ordenadas desde la más simple a la más compleja tendremos: observación personal, informes, auditoría, análisis de ratios, análisis del punto muerto, análisis de tiempos mediante redes o grafos y análisis de variables según métodos matemáticos y de simulación de control óptimo. 

— OBSERVACIÓN PERSONAL: es la técnica más frecuente en la organización y se realiza por el superior sobre el subordinado. 

— INFORMES: para que sean efectivos ha de ser claramente establecida la finalidad y aspectos fundamentales del informe y de quién debe recibir el mismo. 

— AUDITORÍA: tradicionalmente los programas de auditoría tienden a reflejar la validez y fiabilidad de los estados financieros de la empresa. En un enfoque más actual la auditoría tiende a asesorar respecto al funcionamiento de la empresa. Se distingue entre auditoría interna, cuando es ejercida por un elemento de la misma empresa y auditoría externa cuando es realizada por empresas de servicios. 

— ANÁLISIS DE RATIOS: un ratio es una forma de expresar una relación proporcional existente entre dos magnitudes, bien sea en forma de proporción, fracción o porcentaje.

 — ANÁLISIS DE PUNTO MUERTO o DE COBERTURA: el punto muerto es definido como el volumen de producción para el que los resultados son iguales a cero, es decir, cuando se igualan los costes a ingresos. 

— ANÁLISIS DE TIEMPOS MEDIANTE GRAFOS: se aplica al control temporal y económico de proyectos complejos mediante técnicas apoyadas en la teoría de grafos o redes como pueden ser PERT y CPM, entre otras. 

— ANÁLISIS DE VARIABLES SEGÚN MÉTODOS MATEMÁTICOS Y DE SIMULACIÓN: existen diversos modelos matemáticos y de simulación que estudian el comportamiento de una o más variables sujetas a control, por lo que podrán obtenerse las desviaciones sobre el óptimo calculado. Son muchos los ejemplos de este tipo de control que se vienen aplicando en los distintos subsistemas empresariales: control de inventarios, control de calidad, control de procesos productivos, etc. 

En resumen, podemos indicar que el ejercicio del control de la empresa se tiene que realizar en:

 — Cada una de sus áreas o subsistemas funcionales. 

— En cada uno de los diferentes niveles del proceso decisorio, ya que el conjunto de técnicas que hemos revisado ofrecerá una información muy diferenciada, la cual habrá que matizar, ordenar e instrumentalizar para que el sistema de control cumpla con su finalidad: apoyar a la dirección en el proceso de toma de decisiones.

 Esta última faceta del sistema de control, como sistema de información, es lo que le define como de integrado dentro del sistema-empresa. En otro caso, todo el esfuerzo desarrollado por el proceso de control podría ser baldío.