MANUAL DE FUNCIONES

Las empresas bien organizadas suelen tener escrito un «Manual de Funciones» o «Guía para la Dirección» en los que se detallan, por Departamentos, las misiones, funciones, cargos, autoridad, relaciones y responsabilidad de cada empleado que ocupa un puesto jerarquizado en la empresa. Conviene que el Departamento de Personal, además del Manual de Funciones, tenga escrito una especie de cuerpo de consulta sobre la forma de actuar en cada caso concreto. Así lo podrán consultar todos los miembros del Departamento cuando se les presente un problema. Es un conjunto de documentos que especifican las normas (aprobadas por la Dirección General) que se han de aplicar en cada circunstancia, evitando así confiar sólo en la memoria. De esta forma, las actuaciones serán uniformes en casos similares. Veamos un ejemplo: el índice del «Manual de Acciones» elaborado por los Almacenes Sears Roebuck para uso de sus filiales establecidas por todo el mundo y publicada en el Boletín de la Agrupación Catalana de la Asociación Española de Directores Y Jefes de Personal en noviembre de 1968:

 a) Selección de personal 

— Fuentes para la selección de personal. — Cualificación de los empleados. — Entrevista a los candidatos. — Pruebas psicotécnicas. — Examen médico. — Procedimiento a seguir para colocar en nómina a los nuevos empleados. — Contratación de antiguos empleados. — Referencias.

 b) Expedientes de personal 

— Modo de llevar los expedientes de personal. — Cambio de nombre y/o dirección. — Clasificación de empleados. — Cambios de status. — Transferencias de empleados. — Servicio continuo. — Permisos. — Terminación de empleo. — Cálculo de la «Fecha de terminación de empleo». — Entrevista de salida. — Ajustes de personal al final de año. — Fallecimiento de empleados. — Informe de rotación de personal. — Tiempo de conservación en archivo de expedientes de personal que no esté en activo. 

c) Política de salarios 

— Política general de salarios. — Pago de salarios. — Disposiciones principales. — Clasificación de empleados. — Nómina y otros documentos. 

d) Política sobre jornada laboral 

— Jornada laboral de los empleados. — Horas extraordinarias. — Registro de tiempos y asistencia. — Jornada laboral de directivos. — Días festivos. — Trabajo en domingo. — Trabajo nocturno. — Jornada laboral en Navidad para tienda y para empleados. — Jornadas varias. — Tiempo empleado en viajes. 

e) Formación de personal 

— Política de formación de personal. — Formación del Grupo de Reserva y de empleados promocionables. — Cursos por correspondencia. — Cooperación con proyector educaciones. 

f) Moral del empleado 

— Entrevistas y clasificación del empleado (cada seis meses). — Corrección de deficiencias del empleado. — Actividades sociales y deportivas. — Emblemas de servicio. — Regalos y donativos. — Fondos de Cruz Roja y comunidad.