AUDITORÍAS DE PREVENCIÓN

Para poder entrar en mayor profundidad en aspectos concretos sobre las Auditorías de Prevención, habría que comenzar por respondernos a una serie de preguntas que consideramos fundamentales. ¿Qué es una Auditoría de Prevención? Y ¿Qué evalúa una Auditoría de Prevención? Básicamente se puede decir tal y como establece el propio Reglamento de los Servicios de Prevención, que una Auditoría de Prevención, no es más que un instrumento o herramienta de Gestión, que le va a permitir al empresario conocer cuál es la situación de la empresa en lo que respecta a la PRL, y como tal herramienta de Gestión incumbe al más alto nivel de la empresa.

 Si profundizamos algo más, se podría decir que una Auditoría consiste en una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales realizado por la empresa, o mejor dicho en la idea expuesta anteriormente, del Sistema de gestión de prevención de riesgos laborales. Todo lo expuesto referente a las auditorías nos lleva a poder decir sin temor a equivocarnos, que las auditorías no deben considerarse como una actividad o imposición burocrática dirigida a inspeccionar el cumplimiento de la normativa vigente, sino que debe ser una herramienta de gestión que permita a la propia organización mantener, mejorar y controlar el funcionamiento de su sistema de prevención.

El objetivo de las auditorías lógicamente no va dirigido a evaluar a las diferentes personas que componen una organización, independiente de su cargo o responsabilidad en la empresa y de sus funciones en prevención, sino que como hemos dicho, se dirigen hacia el sistema implantado por ésta y sirven para evaluar entre otros aspectos:

— La eficacia, eficiencia y fiabilidad del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales establecido por la empresa.

—Si el sistema es adecuado para alcanzar los objetivos de la organización en materia de prevención de riesgos laborales, incluyéndose dentro de estos lógicamente, las obligaciones que establece la legislación vigente que en materia de PRL le sea de aplicación a la citada organización. Dado que el objetivo de las Auditorías van a ser los Sistemas de Prevención, consideramos oportuno el exponer en que consiste este sistema y los diferentes elementos que lo componen, así como donde queda recogido en la normativa vigente. El Reglamento de los Servicios de Prevención, establece claramente que la PRL de integrarse en el conjunto de actividades y decisiones de la empresa tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que este se presente, como en la línea jerárquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La realización de la acción de prevención de riesgos integrada en la empresa supone la implantación de un Plan de Prevención que incluya la estructura organizativa, la definición de funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a cabo dicha acción. Elementos como vemos básicos en cualquier Sistema de Gestión. A estos elementos que define el Reglamento habría que incluir la documentación que la propia LPRL establece que el empresario debe realizar y mantener a disposición de la autoridad laboral.

Si analizamos el contenido y sentido del Plan de Prevención dado en el Reglamento de los Servicios de Prevención y lo comparamos con el sentido que en otras funciones empresariales como son la calidad o el medio ambiente se dan a los Sistemas de Gestión de la calidad o del medio ambiente, veremos que son coincidentes con el concepto de Plan. Igualmente si comparamos la disfunción del Plan de Prevención de Riesgos Laborales con el concepto de Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales expuesto en la Norma UNE-EX 81-900 sobre Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, veremos que también son coincidentes. Por tanto el sentido dado al Plan de Prevención es coincidente con el Sistema de Gestión de Prevención, luego el Sistema de Prevención a auditar coincide con el Plan de Prevención.

Siguiendo con el contenido de la familia de Normas UNE, la UNE 81-901:96 Ex sobre Auditorías de Sistemas de Prevención en su contenido se establece que las Auditorías de Prevención tendrán con carácter general, los siguientes objetivos:

—Determinar la idoneidad y efectividad del Sistema para alcanzar los objetivos de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales.

 — Proporcionar al auditado una oportunidad para poder mejorar su Sistema de Gestión de la Prevención y así contribuir a una mejora continua de la propia organización.

—Ayuda a verificar el grado de cumplimiento de la normativa vigente que le sea de aplicación. Los objetivos contemplados de una forma genérica en dicha norma, contempla lógicamente los diferentes objetivos de las auditorías contemplados en el RSP y consistentes en:

—Comprobar como se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda.

— Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como a la normativa sobre riesgos específicos que le sean de aplicación; teniendo en cuenta los resultados de la evaluación.

 — Analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas mencionadas en el párrafo anterior y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados en su caso. Aunque no quedan contemplados específicamente en la legislación vigente los criterios concretos y exactos para el establecimiento de los sistemas de gestión de la prevención de riesgos laborales, las mencionadas Normas UNE 81-900:96 Ex pueden ser utilizadas como unas ayudas o guías de referencia para implantar en las diferentes empresas los sistemas de prevención contemplados en el RSP, lo que sin lugar a dudas puede facilitar posteriormente la realización de Auditorías de Prevención. Habría que destacar asimismo la ventaja que pueden presentar la implantación de estos sistemas de prevención de acuerdo con estas normas, al seguirse un esquema semejante a los modelos de la calidad y del medio ambiente, lo que permitiría a aquellas empresas que ya tuvieran implantados aquellos sistemas o estuvieran pensando implantarlos, tener unos modelos semejantes incluso con gran parte de los diferentes procedimientos necesarios comunes para ambos sistemas.

Aspectos Reglamentarios de las Auditorías de Prevención: Aunque las auditorías como instrumentos de gestión son una herramienta de fundamental importancia para aquellas empresas que tuvieran implantado de una forma u otra un sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales, y deberían de una forma voluntaria someter su sistema a auditorías, tanto internas como externas, en el ánimo de una mejora continua y permanente de la acción preventiva, el RSP establece el ámbito de aplicación de estas auditorías. Las auditorías serán de obligado cumplimiento para aquellas empresas que no hubieran concertado el servicio de prevención con una entidad especializada, y cuando como consecuencia de la evaluación de los riesgos, las empresas tengan que desarrollar actividades preventivas, dirigidas a evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Estas auditorías deberán ser repetidas con una periodicidad de cinco años, o cuando así lo requiera la autoridad laboral previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y en su caso de los órganos técnicos en materia preventiva de las Comunidades Autónomas a la vista de los datos de siniestralidad laboral u otras circunstancias que pusieran de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría. En el caso de empresas de menos de seis trabajadores y cuya actividad no esté contemplada en el anexo I del mencionado Reglamento, en las que el empresario hubiera asumido personalmente las funciones de prevención o hubiera designado a uno o más trabajadores para llevarla a efecto y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría podrán no someterse a la auditoría cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral una notificación en la que se indique esta no necesidad.

Con independencia de la técnica de la auditoría, o de la forma de cómo se desarrollan estas actuaciones, un aspecto de gran importancia en estos momentos son los referentes a los requisitos necesarios para poder realizar las auditorías de prevención. El RSP establece que las auditorías deberán ser realizadas por personas físicas o jurídicas que tengan los conocimientos suficientes de las materias y aspectos técnicos objeto de la misma y cuenten con los medios necesarios. En este sentido habría que considerar que las auditorías de prevención presentan dos requisitos diferentes, uno relativo a la técnica de la auditoría y otro relativo a los aspectos a auditar o lo que es lo mismo a la prevención de riesgos laborales. Dado que la auditoría de los Sistemas de Prevención pretenden dos objetivos básicos, uno comprobar la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva de acuerdo a la normativa general o específica en PRL y otro analizar la adecuación de procedimientos y recursos necesarios para llevar a cabo la actividad preventiva o la hora de realizar las Auditorías de Prevención, es preciso que los Auditores tengan una formación en prevención de riesgos laborales aunque no tengan conocimiento de la técnica de Auditoría. Otros requisitos necesarios para la realización de las auditorías es la independencia de los auditores con respecto a las empresas a auditar, por lo que se precisa que éstos no mantengan ningún tipo de vinculación con las empresa a auditar que pudiera influir en su independencia, salvo lógicamente las propias de las auditorías. Asimismo se contempla que para situaciones en las que sea preciso auditar aspectos muy complejos los auditores pueden recurrir a profesionales expertos en estas materias, que cuenten con los conocimientos y medios necesarios para su realización Para la realización de las mencionadas auditorías, las personas o entidades especializadas deberán contar con la autorización de la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales, previa solicitud ante las mismas, indicando las previsiones de dotación de personal para su desempeño, su cualificación y dedicación, medios e instalaciones y lugar de ubicación. La autoridad laboral, previos los informes que estime oportunos, dictará resolución autorizando o denegando dicha autorización en el plazo de tres meses. Transcurrido este período sin que se emita resolución al respecto, la solicitud se deberá considerar como desestimada. Una vez contemplados los criterios generales y los relativos aspectos contemplados en la legislación vigente, sobre las auditorías se considera adecuado el profundizar en algunos aspectos de las auditorías como actividades preventivas que puedan ser de ayuda para mejorar de una forma continua la prevención en el ámbito de las empresas. Con independencia de la necesidad en los términos expuestos anteriormente, las auditorías como instrumento de gestión pueden ser realizadas con carácter rutinario o como consecuencia de cambios importantes que se hayan producido en el sistema de gestión de PRL o en algún elemento de este, aunque como tónica general es conveniente su realización con carácter periódico.

 A la hora de realizar las auditorías habría que distinguir dos tipos de ellas, las auditorías internas y las auditorías externas:

 — Las auditorías internas son una herramienta que permite a las propias organizaciones con sus propios medios comprobar la eficacia y actualización de su propio sistema a la vez que estar preparado para las auditorías externas. Este tipo de auditorías puede ser realizado sobre todo el sistema de gestión o sobre parte de él o de algún determinado departamento, aunque la técnica es la misma que para las externas, con la particularidad de que puede ser llevado a cabo por personas de la misma organización con la única particularidad de que no se realicen éstas en los departamentos a los que pertenece el propio auditor.

— Las auditorías externas son las que son realizadas por personas ajenas a la organización y tienen por objeto alguna de las condiciones ya expuestas a lo largo de este documento. Un aspecto a considerar de fundamental importancia es la forma de llevar a cabo las auditorías, así el propio RSP, establece que las auditorías serán realizadas de acuerdo a normas técnicas existentes o que puedan existir. En la actualidad y siguiendo el mismo esquema expuesto a lo largo de este documento, la familia de normas UNE 81-900 pueden servir de guía para el desarrollo de este tipo de actividad. Sin entrar a profundizar en el desarrollo de esta norma técnica por razones de tiempo y espacio se puede decir que el desarrollo de una auditoría debe suponer la realización de los siguientes pasos.

 — Elección del equipo auditor y del auditor jefe de acuerdo a las características de las actividades a auditar.

—Trabajos previos a la auditoría en el que se definen los aspectos a auditar y su alcance y estudio de la documentación facilitada por la empresa.

— Planificación de la auditoría, en la que se fija el calendario, auditores responsables, áreas a visitar, verificaciones necesarias, personas a entrevistar, etc.

—Informe previo de la auditoría que deberá ser estudiado conjuntamente con la empresa para clarificar y acordar discrepancias.

— Informe final en la que se indiquen las no conformidades encontradas debidamente justificadas. El informe de la auditoría tal como establece el RSP deberá estar a disposición de la autoridad laboral para cuando esta lo requiriese.

LAS AUDITORÍAS DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN LA EMPRESA, POR RAMÓN GASSENT ARBONA

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