FUNCIONES DEL ENCARGADO DE PRENSA

Un trabajo de documentación:

— El examen diario de la prensa informativa, de las revistas y de la prensa especializada;

— El archivo de los recortes de prensa para su conservación;

— La producción y la difusión de una revista o dossier de prensa;

— La constitución y actualización regular de una documentación básica sobre la empresa y de una fototeca adaptada a las necesidades de los periodistas;

— La observación en la prensa de las acciones de comunicación llevadas acabo por la competencia.

— Un trabajo de análisis estratégico.

Un análisis sobre:

— La evaluación y estudio de los necesidades del público en información general: evolución del sector, situación del entorno, postura tomada frente o uno disposición legislativa, etc.;

— La evaluación de las necesidades de informaciones específicas con relación a la vida de la empresa: resultados financieros, perspectivas de la empresa, informaciones técnicas, etc.;

— La investigación y puesta en relieve ante los periodistas de nuevos temas de interés para la empresa;— El estudio de los oportunidades para la creación de acontecimientos: convenciones, aniversarios, jornadas de puertas abiertas en la empresa, etc.;

— La selección de los instrumentos que conviene ulilizar para cada compaña de prensa: comunicados de prensa, dossiers de prensa, ruedas de prensa, invitaciones de prensa, etc

Un trabajo de relaciones publicas consistente en:

— Investigación metódica y permanente de los soportes de prensa y de los periodistas especializados

— Contactos personales con los periodistas y satisfacción de sus demandas;

— Seguimiento de las relaciones y control de los resultados efectivos de estos contactos;

— Mediación ante la dirección general.

— Consejo y asistencia a directivos para sus relaciones directas con la prensa (esto puede llegar hasta la redacción de sus discursos). Es tarea del encargado de prensa dar a la persona implicada, antes de cualquier encuentro con un periodista, ciertas informaciones generales (naturaleza del soporte, cifras de tirada, background del periodista, historia de las relaciones de la empresa con el medio).

Un trabajo creativo a base de:

— La concepción, redacción y seguimiento de la edición de cualquier documento de información puntual: comunicado, dossier de prensa, carta de información, periódico interno, etc.;

— El seguimiento de la elaboración de los documentos para la prensa; A estos cometidos se pueden añadir tareas tales como la redacción de los discursos, la gestión de la agenda de un hombre público, el lanzamiento y lo supervisión de las invitaciones para un evento...etc.

UNA OFICINA DE PRENSA RESPONSABLE EN LA ERA DIGITAL

MANUAL DE IMAGEN INSTITUCIONAL PARA CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL PÚBLICOS

EL ENCARGADO DE PRENSA

Hoy día, en España, los gabinetes de prensa, o simplemente el encargado de prensa, han sido mayoritariamente sustituidos por el departamento o el director de comunicación, entre cuyas tareas privilegiadas se encuentra la de mantener relaciones con la prensa. Especialmente en las administraciones, a excepción de los municipios más pequeños, es raro encontrar una que carezca de este servicio.

Y en el mundo de la empresa ocurre otro tanto, pero en las pequeñas y medianas empresas esta tarea suele ser asumida por la persona encargada de las relaciones públicas. La mayor parte de los encargados de prensa tienen una formación superior: son licenciados en Ciencias de la Información, en ocasiones de la rama Periodismo y en otras, de la de Publicidad y Relaciones Públicas. Es raro encontrar personas cumpliendo este cometido que carezcan de este título. Ciertas empresas u organizaciones pueden igualmente reclutar/os por promoción interna entre sus empleados, prefiriendo pagar la formación de un miembro de la empresa en las técnicas de las relaciones con la prensa, a iniciar a un especialista de relaciones con la prensa en la vida de la empresa y sus relaciones.

Perfil. Se necesitan varias cualidades:

— Un elevado índice de cultura general y amplia capacidad de raciocinio que le permitan analizar una situación desde varios ángulos (económico, social, técnico, etc.) y después sintetizada;

— Talento para redactar y una buena capacidad de adaptación a diversos tipos de discurso: institucional, corporativo, técnico, sobre el producto,...

— Una amplia experiencia en las medios de comunicación, sus convencionalismos y prácticas profesionales: el encargado de prensa debe conocer personalmente a un cierto número de periodistas y ser capaz demovilizar rápidamente su red de contactos. Algunos encargados de prensa pueden de esta manera especializarse por sectores (por ejemplo: la prensa informática, internacional, económica, médicos, sanitaria, femenina).

— Una personalidad disponible y simpática: sociabilidad, soltura, paciencia, diplomacia. Además, el encargado de prensa debe tener «una buena presencia». Pero, en definitiva, no se trata tanto de rasgos de la personalidad individual como de la adquisición profesional de las destrezas de un «comunicador» que conoce, además de las técnicas y rutinas de la comunicación en cualquier situación, las bases teóricas sobre las que se desarrollan y se suceden cambios e innovaciones. El encargado de prensa está por lo general bajo las órdenes directas del presidente (del director de gabinete en una organización pública), de la dirección de relaciones exteriores o de la dirección de comunicación. La posición del encargado de prensa debe ser suficientemente gratificante como para que le permita tener una relación de igualdad con los cuadros o los responsables de la empresa que proporcionan la información. En ningún caso, por razones de credibilidad y de independencia, debe estar subordinado a los departamentos de marketing o de publicidad.

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas