EL CONTRATO DE SOCIEDAD

Es el contrato por el cual dos o más personas se obligan a poner en fondo común bienes, industria o alguna de estas cosas para obtener lucro, será mercantil cualquiera que fuese su clase, siempre que se haya constituido con arreglo a las disposiciones del Código de Comercio. Dicho contrato, celebrado con los requisitos esenciales del Derecho, será válido y obligatorio entre los que lo celebren, cualesquiera que sean la forma, condiciones y combinaciones lícitas y honestas con que lo constituyan, siempre que estén expresamente prohibidas por el Código de Comercio.

Toda sociedad o compañía de comercio, antes de dar principio a sus operaciones, deberá hacer constar su constitución, pactos, y condiciones, en escritura pública, que se presentará para su inscripción en el Registro Mercantil. Por regla general las sociedades mercantiles se constituirán adoptando alguna de las formas siguientes:

— La regular colectiva.

— La comandita, simple o por acciones.

 — La anónima. — La de responsabilidad limitada.

 Las sociedades de cualquier clase que sean, se disolverán totalmente por las causas siguientes:

 — El cumplimiento del término prefijado en el contrato de sociedad, o la conclusión de la empresa que constituya su objeto.

— La pérdida entera del capital social.

— La quiebra de la compañía.

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EL CONTRATO DE SOCIEDAD

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas

SOCIEDADES LABORALES

¿Cuáles son?: Son aquellas Sociedades Anónimas o de Responsabilidad Limitada de naturaleza mercantil, en las que la mayoría del capital social sea propiedad de trabajadores que presten en ellas servicios retribuídos en forma personal y directa, cuya relación laboral lo sea por tiempo indefinido.

 ¿Quiénes forman parte de una Sociedad Laboral?:

 — Los socios trabajadores.

— Los socios no trabajadores.

— Trabajadores asalariados.

Socios trabajadores: 

Trabajadores que prestan en la Sociedad Laboral sus servicios retribuídos de forma directa y personal, con una relación laboral por tiempo indefinido y a la vez son propietarios de acciones o participaciones sociales de «clase laboral» de dicha Sociedad, que en su conjunto supondrán al menos el 50,01 por 100 del capital social. Socios no trabajadores: Propietarios de acciones o participaciones sociales de la clase general sin relación laboral con la misma. Podrán serlo tanto las personas físicas como las jurídicas, públicas o privadas. Trabajadores asalariados: La Sociedad Laboral puede tener trabajadores asalariados, contratados de forma temporal o por tiempo indefinido. Para determinar el número máximo de trabajadores asalariados fijos deberá tenerse en cuenta que el número de horas-año trabajadas por éstos no podrá ser superior al 15% del total de horas-año efectuadas por los socios trabajadores. Si la sociedad tuviera menos de 25 trabajadores, el porcentaje no podrá ser superior al 25% del total de horas-año realizadas por los socios trabajadores. Para el cálculo de estos porcentajes no se tomarán en cuenta los trabajadores con contrato de duración determinada y los trabajadores con discapacidad psíquica en grado igual o superior al 33 % con contrato indefinido. Las sociedades existentes que superen estos límites, deberán reducirlos en el plazo máximo de tres años, con un mínimo de una tercera parte, por año.

a) Régimen económico

El capital social:

— El capital social estará dividido en acciones nominativas o en participaciones sociales. — Las acciones y participaciones se dividirán en dos clases: las que sean propiedad de los trabajadores, cuya relación laboral sea por tiempo indefinido se denominarán «clase laboral» y las restantes «clase general». No será válida la creación de acciones de «clase laboral» sin derecho de voto.

— Ningún socio podrá poseer acciones o participaciones sociales que representen más de la tercera parte del capital social salvo que se trate de sociedades laborales participadas por el Estado, las Comunidades Autónomas, las Entidades Locales o las Sociedades Públicas participadas por cualquiera de tales instituciones, así como las Asociaciones u otras entidades sin ánimo de lucro, en cuyo caso la participación podrá superar dicho límite, sin alcanzar el 50 por 100 del capital social.

— En las S.A.L. el capital será como mínimo de 60.101,21 euros, debiendo, en el momento de la constitución, estar totalmente suscrito y desembolsado al menos el 25% de cada acción. En las S.L.L. será como mínimo de 3.005,06 euros, debiendo estar totalmente suscrito y desembolsado. Reserva especial: — Las Sociedades Laborales, además de las reservas legales o estatutarias que procedan, están obligadas a constituir un fondo especial de reserva dotado con el 10% del beneficio líquido de cada ejercicio, que sólo podrá destinarse a la compensación de pérdidas en el caso de que no existan otras reservas disponibles suficientes para este fin.

 b) Constitución de una Sociedad Laboral 

Trámites a seguir: Los requisitos y trámites para que la Sociedad Laboral sea reconocida legalmente como tal son:

 — Elaboración de los Estatutos.

— Solicitud de calificación, inscripción y certificación como Sociedad Laboral en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales. (Existe un Registro de Sociedades Laborales en la Dirección General de la Economía Social, del Trabajo Autónomo y del Fondo Social Europeo, del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y en las Comunidades Autónomas que han recibido los correspondientes traspasos de funciones y servicios en el órgano competente).

 — En la denominación de Sociedad deberá figurar necesariamente la indicación de Sociedad Anónima Laboral o Sociedad de Responsabilidad Limitada Laboral o sus abreviaturas S.A.L. o S.L.L. según proceda.

— Otorgamiento de escritura pública y protocolización de los Estatutos ante notario. Es preciso presentar certificación del Registro Mercantil Central que acredite la no existencia de otra Sociedad con la misma denominación. Dicha certificación tiene una validez de dos meses desde la fecha de su expedición. — Asimismo, hay que aportar certificado bancario en que conste el depósito, a nombre de la Sociedad, de al menos el 25 por 100 del capital que se decidió suscribir por los socios en las S.A.L. En las S.L.L. el certificado bancario será del 100 por 100 del capital.

 — Inscripción en el Registro Mercantil. Para dicha inscripción será necesario aportar la certificación del Registro Administrativo correspondiente, en la que conste que la misma ha sido calificada como tal e inscrita en dicho Registro

. — Desde la inscripción en el Registro Mercantil la Sociedad adquiere personalidad jurídica propia.

c) Registro Administrativo de Sociedades Laborales 

— Corresponde a la Dirección General de la Economía Social, del Trabajo Autónomo y del Fondo Social Europeo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales o, en su caso, al órgano competente de las Comunidades Autónomas que hayan recibido los correspondientes traspasos de funciones y servicios, el otorgamiento de la calificación de “sociedad laboral” y el control del cumplimiento por las mismas de los requisitos establecidos en la Ley y resolver sobre su descalificación.

 — Bajo la dependencia de la misma Dirección General o del órgano competente de la Comunidad Autónoma, funcionará el Registro Administrativo de Sociedades Laborales.

 Competencias:

 — Al Registro Administrativo de Sociedades Laborales dependiente del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales le corresponde:

— Las funciones de calificación y registro administrativo de sociedades laborales domiciliadas en las Ciudades de Ceuta y Melilla.

— La ordenación y coordinación de los datos que reciba de los Registros Administrativos de las Comunidades Autónomas sobre inscripciones practicadas, así como las modificaciones de estatutos, adaptación o transformación, disolución, liquidación y descalificación cuando lo solicite.

Calificación:

 — Para obtener la calificación de “sociedad laboral” y la consiguiente inscripción en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales, la sociedad de nueva constitución deberá acompañar a la solicitud una copia autorizada y una copia simple de la escritura de constitución, en la que conste expresamente la voluntad de los otorgantes de fundar una sociedad laboral. Si se solicitase la calificación de una sociedad preexistente, a la solicitud deberá acompañarse copia autorizada en la escritura de constitución y, en su caso, de las de modificación de sus estatutos previos al acuerdo de solicitud de calificación como sociedad laboral debidamente inscrita en el Registro Mercantil, junto con una copia simple de la misma, así como certificación literal del mismo Registro de los asientos vigentes de la misma y sendas certificaciones, expedidas por las personas legitimadas para ello, del acuerdo de la Junta General favorable a la calificación de sociedad laboral y de la titularidad del capital social resultante del libro de registro de acciones nominativas o de socios correspondiente.

 — En los supuestos de sociedades preexistentes no podrá otorgarse la calificación de sociedad laboral en tanto no se aporte una copia autorizada y una copia simple de la escritura por la que se eleve a público el acuerdo de la Junta General y las modificaciones de los estatutos que fueran precisas para adaptarse a las exigencias de la Ley de Sociedades Laborales.

— Realizada la inscripción, la Dirección General de la Economía Social, del Trabajo Autónomo y del Fondo Social Europeo o el órgano competente de la respectiva Comunidad Autónoma, notificará a la sociedad la resolución por la que es calificada como Sociedad Laboral, le devolverá la copia autorizada de la escritura y le remitirá un certificado de dicha calificación e inscripción en el correspondiente Registro Administrativo.

Traslado de domicilio:

 Cuando una sociedad laboral traslade su domicilio al ámbito territorial de competencia de otro Registro Administrativo, deberá presentar en el nuevo Registro que resulte competente para que por este se inscriba el traslado de domicilio.

d) Puesta en marcha de una Sociedad Laboral 

Una vez inscrita la sociedad en el correspondiente Registro Mercantil, ésta adquiere personalidad jurídica. Pero para que pueda comenzar a funcionar efectivamente se precisa realizar algunos otros trámites, a saber:

— Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, en el organismo competente de cada Comunidad Autónoma.

— Declaración de Alta de Domicilio Fiscal, en la Agencia Tributaria.

— Solicitud del Código de Identificación Fiscal, en la Agencia Tributaria.

— Declaración previa al inicio en la actividad, en la Agencia Tributaria.

— Declaración de Alta en el censo de etiquetas y opciones IVA, en la Agencia Tributaria.

— Legalización de los libros oficiales, en el Registro Mercantil. — Declaración de Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas, en la Agencia Tributaria.

— Comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral, en el Area o Dependencia Provincial de Trabajo y Asuntos Sociales correspondiente.

— Alta de la Sociedad Laboral como empresa en la Seguridad Social.

— Afiliación de los socios y trabajadores a la Seguridad Social, con anterioridad a la iniciación de la prestación de servicios.

— Inscripción de patentes, modelos, diseños industriales, marcas y rótulos, en el Registro de la Propiedad Industrial.

— Inscripción de inmuebles aportados, en el Registro de la Propiedad Inmobiliaria. Además deberá llevar en orden y al día una serie de libros, debidamente diligenciados.

e) Pérdida de la calificación de Sociedad Laboral 

Procederá la pérdida de la condición de Sociedad Laboral por las causas legales siguientes:

— Cuando durante el funcionamiento de la sociedad ésta excediera los límites de acciones y participaciones en el capital social, así como en la contratación de trabajadores asalariados.

— La falta de dotación, la dotación insuficiente o la aplicación indebida del Fondo especial de reserva.

 f) Órganos de Gobierno

 La Junta General de Accionistas: Es el órgano supremo de la Sociedad y en ella se reúnen todos los accionistas para tratar temas relacionados con la misma Existen tres tipos de Junta General:

— Ordinaria: Que se reunirá una vez al año dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio para la aprobación de cuentas, reparto de beneficios, elección de cargos, etc.

— Extraordinaria: Que se reunirá a petición del Consejo de Administración o cuando la solicite un número de socios que represente, al menos, el 5 por 100 del Capital Social.

— Universal: En la que se reúnen la totalidad de los socios que deciden constituirse en Junta. Órgano de administración: Es el órgano encargado de la gestión de la Sociedad, y es elegido por la Junta General de accionistas. Puede ser unipersonal o pluripersonal.

 g) Beneficios fiscales 

Las Sociedades Laborales que reúnan los requisitos de estar inscritas y calificadas en el Registro oficial correspondiente y que destinen al Fondo de Reserva, en el ejercicio en el que se produzca el hecho imponible, el 25 por 100 de los beneficios líquidos de dicho ejercicio, podrán gozar en el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados de los siguientes beneficios tributarios:

— Exención de las cuotas devengadas por las operaciones societarias de constitución y aumento de capital, de las originadas por la transformación de sociedades anónimas laborales ya existentes en sociedades laborales de responsabilidad limitada, así como por la adaptación de las sociedades anónimas laborales ya existentes a los preceptos de la Ley 4/1997, de 24 de marzo, de Sociedades Laborales.

 — Bonificación del 99 por 100 de las cuotas que se devenguen por modalidad de transmisiones patrimoniales onerosas, por la adquisición, por cualquier medio admitido en Derecho, de bienes y derechos provenientes de la empresa de la que proceda la mayoría de los socios trabajadores de la Sociedad Laboral.

 — Bonificación del 99 por 100 de la cuota que se devengue por la modalidad gradual de actos jurídicos documentados, por la escritura notarial que documente la transformación bien de otra sociedad en sociedad anónima laboral o sociedad limitada laboral o entre éstas.

— Bonificación del 99 por 100 de la cuota que se devenguen por la modalidad gradual de actos jurídicos documentados, por las escrituras notariales que documenten la constitución de préstamos, incluidos los representados por obligaciones o bonos, siempre que el importe se destine a la realización de inversiones en activos fijos necesarios para el desarrollo del objeto social.

h) Encuadramiento en el Sistema de la Seguridad Social 

— Los socios trabajadores de las Sociedades Laborales, cualquiera que sea su participación en el capital social dentro del límite establecido en el artículo 5 de la Ley, y aún cuando formen parte del órgano de administración social, tendrán la consideración de trabajadores por cuenta ajena a efectos de su inclusión en el Régimen General o Especial de la Seguridad Social que corresponda por razón de su actividad, y quedarán comprendidos en la protección por desempleo y en la otorgada por el Fondo de Garantía Salarial, cuando estas contingencias estuvieran previstas en dicho Régimen.

— Dichos socios trabajadores se asimilan a trabajadores por cuenta ajena a efectos de su inclusión en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda, con exclusión de la protección por desempleo y de la otorgada por el Fondo de Garantía Salarial, en los siguientes supuestos:

 — Cuando por su condición de administradores sociales, realicen funciones de dirección y gerencia de la sociedad siendo retribuidos por el desempeño de este cargo, estén o no vinculados, simultáneamente, a la misma mediante relación laboral común o especial.

— Cuando, por su condición de administradores sociales, realicen funciones de dirección y gerencia de la sociedad y simultáneamente, estén vinculados a la misma mediante relación laboral de carácter especial del personal de alta dirección. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, los socios trabajadores estarán incluidos en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los trabajadores por cuenta propia o autónomos, cuando su participación en el capital social junto con la de su cónyuge y parientes por consanguinidad, afinidad o adopción hasta el segundo grado, con los que convivan alcance, al menos, el cincuenta por ciento, salvo que acredite que el ejercicio del control efectivo de la sociedad requiere el concurso de personas ajenas a las relaciones familiares.

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SOCIEDADES LABORALES

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas

EL EMPRESARIO INDIVIDUAL

Es la persona física, que ejercita en nombre propio, por sí o por medio de representante una actividad comercial, industrial o profesional: se regirá por las normas recogidas en el Código de Comercio, donde se establece que tendrán capacidad para el ejercicio habitual del comercio las personas mayores de edad, que tengan la libre disposición de sus bienes.

Los requisitos fundamentales que debe reunir una persona física para ser empresario, son:

— Tener capacidad jurídica de obrar con carácter general.

— Ser mayor de edad, con libre disposición de sus bienes, o bien si es menor de edad, estar emancipado o en circunstancias especiales siempre que tenga la libre disposición de sus bienes a través de su representante legal.

— Obrar en su propio nombre y derecho. Si el empresario que va a constituirse como tal, reúne los requisitos exigidos por la ley para serlo y no incurre en prohibición alguna podrá poner en marcha la empresa individual y por consiguiente podrá contratar por su cuenta a los trabajadores que considere necesarios para el desarrollo de su proyecto.

A su empresa podrá asignarle la denominación que estime por conveniente, sin que precise ningún requisito especial, en contraposición con otro tipo de relaciones empresariales. No obstante el empresario individual podrá inscribir su denominación en el Registro Mercantil, siendo esta circunstancia de carácter potestativo, excepto para el naviero. El hecho de la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil supone poder inscribir posteriores actos para los que sea conveniente dar publicidad frente a terceros. La primera inscripción del empresario individual, salvo en el caso del naviero, que requiere escritura pública, se realizará en virtud de declaración del interesado firmada o ratificada ante el Registrador o notarialmente legitimada, mientras que las demás circunstancias del empresario individual, se harán en virtud de escritura pública, documento judicial o certificación del Registro Civil Trámites administrativos a realizar para poner en funcionamiento una empresa:

a) Licencia de obras, siempre que sea preciso realizar obras en locales o en terrenos donde vaya a ejercerse la actividad deberá solicitarse en el Ayuntamiento del domicilio en que se vaya a establecer la empresa. A dicha solicitud deberá acompañarse el proyecto de la obra a realizar y el presupuesto estimado de la misma. En este caso se habrá de estar a lo que determinen las ordenanzas municipales.

 b) Licencia de apertura, de actividades e instalaciones, se solicitará igualmente, del Ayuntamiento del domicilio en que se establezca la empresa. A dicha solicitud debe acompañarse el proyecto o croquis de instalación de la misma.

c) Alta en el censo fiscal, debe llevarse a cabo en la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio de la empresa, realizándose en los Impresos números 036 o 037, y en ellos se deberá optar por el régimen fiscal que corresponda, tanto de IRPF como de IVA.

d) Afiliación o Alta en la Seguridad Social, el empresario individual estará sujeto al Régimen Especial de Autónomos o bien el que le corresponda, dependiendo del tipo de actividad que realice, cuando la lleve a cabo de forma personal y directa, en cuyo caso, deberá afiliarse, si no lo estuviera con anterioridad y darse de alta en el Régimen Correspondiente. Para poder contratar trabajadores tendrá que inscribirse como empresa en la Seguridad Social y afiliar, en su caso y dar de alta a los mismos en las condiciones, con los requisitos y formalidades y plazos establecidos legalmente.

e) Comunicación de apertura del centro de trabajo, la deberá realizar el empresario en un plazo no superior a 30 días desde el comienzo de la actividad, en las Unidades Administrativas correspondientes de las Comunidades Autónomas.

 f) Libro de visitas y Libro de matrícula de trabajadores, dichos libros que toda empresa tiene obligación de llevar, tengan o no trabajadores a su cargo, debidamente diligenciado por cada uno de sus centros de trabajo, en la actualidad se pueden sustituir por relaciones informatizadas del personal y posteriormente diligenciado.

 g) Las obligaciones contables, dependiendo del régimen al que legalmente esté sometido o pueda someterse, deberá llevar un libro registro de ingresos y gastos y los libros de facturas recibidas y emitidas a efectos de liquidación de IVA, cuando le corresponda.

h) Tributación del empresario individual, está obligado a tributar por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), siendo diferentes los regímenes de determinación del beneficio en función de actividades empresariales o de actividades profesionales y artísticas, así como dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa. Dentro de este régimen puede optar por algunos de los siguientes regímenes:

— Estimación directa normal y simplificada.

— Estimación objetiva.

En cuanto al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), también dependiendo del régimen donde se encuadre, así deberá realizar las declaraciones.

i) Responsabilidad que adquiere el empresario individual: El empresario individual asume todos los derechos y obligaciones derivados de su actividad comercial, industrial o profesional que realice. No existe separación en cuanto a responsabilidad, entre el patrimonio empresarial y el patrimonio privado del empresario, por lo que debe responder con todos sus bienes presente y futuros a las obligaciones que adquiera con su actividad.

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EL EMPRESARIO INDIVIDUAL

Escrito en ELMASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS

a) Obligados a legalizar


 En general, todos los empresarios están obligados a legalizar los libros en el Registro Mercantil. Artículo.27.1 RD de 22 agosto 1885. Esta obligación se hace extensiva a todas aquellas entidades que, sin tener la condición legal de empresario, estén obligadas a ello en virtud de alguna norma expresa. Tal es el caso de las entidades que son sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades y están obligadas por la normativa del referido Impuesto a la llevanza de contabilidades. La utilización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración (o además, en el caso de Álava, Bizkaia y Guipúzcoa, habiendo sido habilitados fuera de plazo) cuando la normativa tributaria o aduanera lo exija conlleva una multa pecuniaria fija de 300 euros.


 b) Libros a legalizar 

En general, deben ser legalizados los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales, esto es, con carácter general:

 — Libro de Inventarios y Cuentas anuales.

— Libro Diario.

 Esta misma obligación se extiende a los siguientes libros:

— Libro registro de acciones nominativas. Artículo.27.3 RD de 22 agosto 1885

— Libro registro de socios.

 — Libro de actas. Artículo.106 RD 1784/1996 de 19 julio 1996.

— Libro registro de contratos del socio único con la sociedad unipersonal. Artículo. 128 Ley 2/1995 de 23 marzo 1995.

 — Libro de garantías otorgadas en las sociedades de garantía recíproca. Artículo. 251 RD 1784/1996 de 19 julio 1996.

 Facultativamente pueden también legalizarse los libros de detalle del libro diario (libros auxiliares), y cualquier otro libro que lleven los empresarios con relación a su actividad. Artículo.329.2 RD 1784/1996 de 19 julio 1996.

c) Lugar para la legalización de los libros

 En general, los libros obligatorios deben legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio social del empresario, si bien en el caso de cambio de domicilio, es válida la legalización efectuada por el Registro de origen. Con relación al lugar en el que se deben legalizar los libros, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

— Sucursales. Los libros correspondientes a sucursales, siempre y cuando sean propios y diferentes de la sociedad principal, pueden ser legalizados en el Registro Mercantil del domicilio de la sucursal. Artículo.337 RD 1784/1996 de 19 julio 1996.

— Entidades sin condición legal de empresario.

— Si la entidad está situada en territorio español, los libros deben legalizarse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.

— Si la entidad no está situada en territorio español, sino que opera en España a través de un establecimiento permanente, es competente el Registrador Mercantil correspondiente al domicilio del referido establecimiento.

 — En el caso de que haya varios establecimientos permanentes, el de aquel en el que se lleve a cabo la efectiva administración y dirección de sus negocios.

 — En su defecto, el del domicilio de su representante.


d) Formas de legalización

 A priori Consiste en presentar los libros para su legalización antes de la utilización de los mismos. Cuando la legalización se realiza a priori, se exige, con independencia de que los libros se hallen encuadernados o formados por hojas móviles, que se presenten completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente. Tal y como establece la DGRN, si bien el concepto de libro hace referencia a un volumen cuyas hojas estén cosidas o encuadernadas, cuando el Código de Comercio impone que se presenten a legalización antes de su utilización, no necesariamente está exigiendo que ya formen ese volumen encuadernado, sino que pueden ser las hojas llamadas en su día a integrarlo, las hojas móviles a que se refiere la norma reglamentaria, las que se presenten a tal fin. La exigencia de su previa encuadernación tan sólo permitiría la posterior escritura en los libros a mano, sin poder utilizar medios mecánicos, lo que se traduciría en la práctica en la inviabilidad de ese sistema de legalización previa. DGRN de 26 julio 2001.

A posteriori

 Consiste en legalizar los libros con posterioridad a la realización en ellos de los asientos o anotaciones correspondientes. En este caso, los libros deben cumplir los siguientes requisitos:

 — La encuadernación debe ser de tal modo que no permita la sustitución de los folios.

— El primer folio debe estar en blanco, ya que será el que contenga la diligencia y el sello.

— El resto de los folios deben estar numerados correlativamente.

— Los asientos y anotaciones practicadas deben estar ordenados cronológicamente.

— Los espacios en blanco deben estar anulados.

 El plazo para proceder a la legalización de este tipo de libros es de 4 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio. Si la legalización tiene lugar fuera de plazo, así lo hará constar el registrador tanto en la diligencia como en el libro - fichero de legalizaciones. No se permite la legalización a posteriori de los libros siguientes:

— Libro de actas. Artículo.106 RD 1784/1996 de 19 julio 1996.

 — Libro registro de contratos del socio único con la sociedad unipersonal. Artículo. 128.1 Ley 2/1995 de 23 marzo 1995.


Legalización de libros por procedimientos telemáticos

 Los libros de los empresarios que puedan ser legalizados a posteriori, cuando se lleven en soporte informático, podrán legalizarse en el Registro Mercantil competente mediante su presentación: Artículo.1 Instruc. de 31 diciembre 1999.

 — Impresos y encuadernados en soporte papel.

— En soporte informático.

— A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea. Presentación de libros en soporte magnético El Registrador Mercantil informará a los interesados acerca de la posibilidad de legalización mediante presentación de libros en soporte informático de disco de 3,5 pulgadas y, en su caso, en el soporte o soportes utilizados de entre los habituales en el mercado.

Se establece un sistema de protección con el fin de evitar la manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de claves de autenticación. Por otra parte, junto a la instancia de legalización se presentará una relación de libros cuya legalización se solicita, indicando la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo estándar MD5.

Presentación de libros por vía telemática

 Artículo.6 Instruc. de 31 diciembre 1999. Los libros susceptibles de presentación en soporte magnético podrán legalizarse mediante solicitud remitida telemáticamente a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto. Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos previstos en la legislación vigente en materia de firma electrónica avanzada y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación. En lo demás se aplicará lo establecido para la legalización de libros presentados en soporte magnético.


 e) Procedimiento de legalización de los libros 

Solicitud de legalización Artículo.330 RD 1784/1996 de 19 julio 1996. La solicitud de legalización se efectúa mediante instancia por duplicado dirigida al Registrador Mercantil competente. Dicha solicitud debe contener los siguientes elementos:

— Datos completos de la entidad cuyos libros se quieren legalizar. Si se trata de un empresario individual debe constar su nombre y apellidos. En el caso de una sociedad, debe constar denominación, datos registrales y domicilio.

 — Relación de los libros que se presentan a legalización, indicando si se trata de libros en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas. Debe indicarse igualmente el número de folios u hojas de que se compone cada libro.

— Fecha de apertura y, en su caso, cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita ahora.

 — Fecha de solicitud de la legalización. La solicitud debe estar debidamente suscrita y sellada, y junto con la misma deben presentarse los libros que pretendan legalizarse.

 Por último, debe tenerse en cuenta que las entidades sometidas a inscripción obligatoria y que no estén inscritas sólo pueden solicitar la legalización una vez presentada a inscripción la escritura de constitución. Hasta que dicha inscripción no se practique los libros no serán legalizados.

 Tramitación Artículo.331 RD 1784/1996 de 19 julio 1996. Una vez presentada la instancia y los libros a legalizar, se practica en el Diario del Registro Mercantil el correspondiente asiento de presentación. En dicho asiento deben constar:

 — Fecha de presentación de la instancia.

 — Identificación del empresario solicitante.

 — Número y clase de libros a legalizar. Legalización de los libros Artículo.334 RD 1784/1996 de 19 julio 1996. La legalización de los libros se efectúa mediante diligencia y sello.

 — La diligencia se extiende por el registrador en el primer folio del libro, y debe estar firmada por el mismo.

Debe contener los siguientes extremos:

— Identificación completa del empresario, incluyendo en su caso los datos registrales.

 — Clase de libro, así como el número que le corresponde dentro de los de la misma clase legalizados por el mismo empresario.

— Número de folios que componen el libro.

— Sistema y contenido de sellado.

— El sello del Registro debe ponerse en todos los folios, ya sea mediante impresión, estampillado, perforación mecánica o cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalización. Plazo de legalización en el Registro Artículo.335 RD 1784/1996 de 19 julio 1996. Si la solicitud se ha realizado en forma debida y los libros reúnen los requisitos legales, el registrador debe legalizar los libros en un plazo de 15 días a contar desde el día siguiente al de su presentación.

 Finalización del procedimiento Artículo.336 RD 1784/1996 de 19 julio 1996. En el libro de legalizaciones, así como en el pie de la instancia y en el margen del asiento de presentación, el registrador debe anotar si ha practicado, suspendido o denegado la legalización. Si el registrador ha procedido a legalizar el libro presentado, debe devolver al solicitante un ejemplar de la instancia, así como el libro legalizado. El otro ejemplar de la instancia se archiva en el Registro. Si el solicitante, en un plazo de 3 meses a contar desde la presentación de la solicitud de la legalización, no retira el libro legalizado, el registrador puede remitirlo a la dirección que conste en la instancia de solicitud. El coste corre a cargo del empresario solicitante.

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ANEXO:

LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES EN EL REGISTRO MERCANTIL



El Reglamento del Registro Mercantil y el Código de Comercio indican que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.

¿En qué consiste la legalización?

Mediante la legalización el Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipular con posterioridad.

¿Dónde debe realizarse la legalización de los libros?

En el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio.  Ver direcciones de los Registros Mercantiles.

¿Quiénes deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales, no profesionales, acreditándolo mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

Los profesionales.
Las sociedades civiles.
Las Comunidades de Bienes.
Las Herencias Yacentes.
Las Cooperativas de ámbito estatal.

¿Qué libros hay que legalizar?

El libro Diario.
El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
El libro de Actas de las Juntas.
El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

¿En qué plazo deben presentarse?

Los libros obligatorios mecanizados deberán ser presentados a su legalización antes de cuatro meses de la fecha de cierre del ejercicio.
Los libros en blanco no están sujetos a plazo.
¿Cómo se presentan?
Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos:

Presentación presencial en papel:

Deberá adquirir una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presente a legalizar, en dicha instancia deberá constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. Deberá además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función del número de libros que se presenten.

Presentación presencial en Soporte Magnético (CD):

La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utililidad o bien utilizando el programa "Legalia". El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.
Presentación Telemática mediante Firma Electrónica
Para la presentación  telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores.
En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.

Mas información: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp  (sección descargas - Programa Legalia)

¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros?

El Código de Comercio exige que los libros , correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, se conserven durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.