— Los aspectos más significativos del proceso de comunicación:
Las organizaciones están compuestas por individuos. Todo lo que ocurre en ellas, desde el trabajo diario hasta las relaciones humanas, debe ser entendido en términos de comunicación. Esta comunicación en la organización permite la relación con los demás, aprender a trabajar, liderar los grupos, transmitir la cultura en Prevención de Riesgos Laborales, etc.
—El establecimiento de procedimientos documentados para, entre otras cosas, determinar la naturaleza y frecuencia de:
— La recopilación de información procedente de fuentes externas.
— La información que fluye dentro de la organización.
— La preparación y difusión de información preceptiva a organizaciones e individuos ajenos a la empresa.
Como mencionábamos anteriormente son necesarios procedimientos para llevar a cabo la recopilación de información procedente de fuentes externas. ¿Qué información procedente del exterior puede ser necesaria para una adecuada gestión de la Prevención? Por ejemplo: la legislación nueva o modificada, información sobre nuevos métodos de evaluación de riesgos, nuevos desarrollos en la práctica de la gestión de la Prevención, oferta formativa en P.R.L. Así, el cumplimiento por parte de la empresa de los requisitos normativos debe llevar a establecer un procedimiento de “selección, actualización, distribución y registro de la legislación aplicable en P.R.L”. Este procedimiento debe contener:
a) Cómo y qué persona en la empresa debe obtener información y de qué fuentes.
b) A qué personas de la empresa hay que facilitar la información obtenida.
c) Quién ha de diseñar y poner en marcha la cadena de acciones necesaria para cumplir con la nueva información.
d) Quién y con qué método se comprobará la eficacia de las sesiones emprendidas.
e) Qué tipo de registros documentales han de guardarse que justifiquen las acciones emprendidas.
f) Quién debe y cómo debe actuar ante fallos detectados en el apartado
d). Un procedimiento debe seguir siempre un mismo guión en cuanto a su estructura.
Por ejemplo:
OBJETO: Establece con claridad el “por qué” del procedimiento.
ALCANCE: Define los límites de aplicación del procedimiento.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Cita la documentación en base a la cual se ha elaborado el procedimiento.
GENERALIZACIÓN: Da información de carácter general que ayude a comprender el procedimiento.
REALIZACIÓN: Describe: - Las actividades que son objeto del procedimiento. - Formas de realizar las actividades. - Responsabilidades. - Interrelaciones entre los departamentos. - Registros a efectuar y formatos.
ANEXOS: Se relaciona un ejemplo de cada registro o formato, así como cualquier otra información que se precise. Todos los procedimientos contendrán obligatoriamente los apartados a, b, c y e, siendo los d y f opcionales, según sean o no necesarios.
La comunicación interna eficaz es esencial a la hora de entender y poner en práctica adecuadamente la política de seguridad. Las organizaciones con éxito en Seguridad y Salud hacen uso de tres métodos interrelacionados: el comportamiento visible de directores y mandos, la utilización de diversos medios escritos y los sistemas de reuniones.
a) El comportamiento visible
Es esencial liderar con el ejemplo. Es una forma de comunicación muy poderosa: hay que esforzarse en mantener coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. ¿Cómo se muestra este compromiso?
— Realizando recorridos periódicos de seguridad. Estos recorridos no son inspecciones; son diseñados para demostrar el compromiso y el interés de la dirección y, además permiten que vean por sí mismos ejemplos obvios de buenas y malas actuaciones. También son adecuados para determinar el establecimiento de prioridades.
— La presencia en reuniones. Por ejemplo: reuniones del Comité de Seguridad y Salud.
— La presencia en actividades formativas (presentaciones y clausuras).
— La participación en la investigación de accidentes y enfermedades profesionales.
— El cumplimiento de instrucciones para el acceso a los distintos departamentos o acciones de la empresa (cuando el director visita la empresa utiliza los E.P.I. que exige a sus empleados).
Las organizaciones que tienen como objetivo conseguir el éxito en la Seguridad y Salud utilizan diferentes comunicaciones escritas. Estas comunicaciones se realizan a través de documentos de carácter permanente o temporal que deben ser adaptados a las necesidades de la organización; así cuanto mayor es el riesgo mayor será la precisión en las comunicaciones (repetición frecuente, diversos canales…). Los documentos del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales (se ampliarán en una Unidad Didáctica posterior) se estructuran en cuatro niveles:
— El manual de P.R.L. —
Los procedimientos del Sistema de Gestión.
— Las instrucciones operativas.
— Los registros.
— EL MANUAL : Es el documento básico que describe el Sistema de Gestión de la P.R.L. Adoptado por la organización y debe servir de referencia a la hora de implantar, mantener y mejorar dicho sistema.
— LOS PROCEDIMIENTOS: Describen las distintas actividades que se especifican en el Sistema de Gestión de la P.R.L. , diciendo qué hay que hacer, quién es el responsable de hacerlo y qué registros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado.
— LAS INSTRUCCIONES OPERATIVAS: Permiten desarrollar con detalle algún aspecto que compone un procedimiento o describen con detalle los pasos a seguir y las medidas a contemplar a la hora de realizar con seguridad una actividad.
— LOS REGISTROS: Los registros constituyen la evidencia formal del Sistema de Gestión de la P.R.L. (S.G.P.R.L.) y de las actividades implicadas, como acopio de documentos que dan información sobre las actividades realizadas o los resultados obtenidos. Además de los documentos del S.G.P.R.L. las organizaciones utilizan avisos, notas, pósters, informes, actas… para informar a los empleados sobre temas permanentes (política de Seguridad y Salud) o puntuales (concreción de objetivos, cumplimiento de normas).
Los recorridos de seguridad, anteriormente mencionados, y las reuniones formales son oportunidades importantes para asegurar un buen nivel de comunicación y participación. Algunos sistemas:
— Reuniones en las que se da información sobre resultados en Seguridad y Salud.
— Incluir temas de Seguridad y Salud en la agenda de todas las reuniones rutinarias de la dirección (como asunto preferente).
— Reuniones de los mandos, jefes de grupo, Delegados de Prevención con una periodicidad determinada, donde se discutan temas de Seguridad y Salud. Estas reuniones también permiten a los individuos hacer sus propias sugerencias sobre la mejora de las acciones de Seguridad. Todo ello además de las reuniones periódicas del Comité de Seguridad y Salud.
Podemos establecer procedimientos para las reuniones de grupo. Estas reuniones se realizarán a todos los niveles y en cascada. Por ejemplo:
—1er. Nivel: Gerente con directivos (Técnico, Producción, Comercial y Personal).
—2º Nivel: Cada director con los mandos o Jefes de Departamento o Área.
—3er. Nivel: Cada Jefe de Departamento o Área con encargados y Delegados de Prevención.
—4º Nivel: Cada encargado con su personal.
—5º Nivel: Los Delegados de Prevención con los trabajadores a quienes representa.
Además, se registrarán estas reuniones para que quede constancia. Pasamos, a continuación, a ver modelos de comunicación de peligros, anomalías, condiciones inseguras… Estos sistemas en algunos casos también reciben el nombre de inspecciones informales, y podemos definirlos como actividades realizadas por las personas, al mismo tiempo que llevan a cabo la actividad propia de su puesto de trabajo. Estas posibilidades de comunicación son de mucho valor. Los trabajadores son frecuentemente los primeros que ven los problemas. Si han recibido la formación/información para reconocer peligros pueden ser muy eficaces. Es fundamental para crear cultura de Prevención de Riesgos contestar siempre las sugerencias recibidas tanto en sentido positivo, si ha lugar a corrección, como en sentido negativo explicando claramente el por qué.
Pude ser necesario, y en algunos casos obligatorio, comunicar la información de Seguridad y salud al exterior de la organización. Ejemplo: Información sobre accidentes y enfermedades profesionales. En casos de emergencia también es importante mantener medios de comunicación y pueden ser precisos procedimientos especiales. Habrá que establecer un procedimiento general para cualquier comunicación que se tengan que dar al exterior. EJEMPLO: Según lo establecido en el artículo 6 y 7 del Real Decreto 886 sobre Prevención de Accidentes mayores, los industriales tienen la obligación de facilitar a la autoridad competente en materia de elaboración de Planes Exteriores de Emergencia toda la información necesaria para tal cometido.
— Información Básica para la Elaboración de Planes de Emergencia Exterior (IBA).
— Estudio de Seguridad (ES). Además deberá existir un procedimiento para la notificación de todos los accidentes de categoría 1, 2 y 3 tan pronto como la situación normal haya sido percibida. La notificación deberá seguir un protocolo ya definido en la directriz básica para la elaboración y homologación de los Planes Especiales del Sector Químico.
Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas
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