Artículo 5. Obligaciones en materia de formación e información.
1.- De conformidad con los artículos 18 y 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, el empresario deberá garantizar que los trabajadores y los representantes de los trabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos que incluyan pantallas de visualización, así como sobre las medidas de prevención y protección que hayan de adoptarse en aplicación del presente Real Decreto.
2.- El empresario deberá informar a los trabajadores sobre todos los aspectos relacionados con la seguridad y la salud en su puesto de trabajo y sobre las medidas llevadas a cabo de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2 y 4 de este Real Decreto.
3.- El empresario deberá garantizar que cada trabajador reciba una formación adecuada sobre las modalidades de uso de los equipos con pantalla de visualización, antes de comenzar este tipo de trabajo y cada vez que la organización del puesto de trabajo se modifique de manera apreciable. La formación e información de los trabajadores usuarios de pantallas de visualización y de sus representantes debería tener como principal objetivo la prevención de los riegos específicos para la salud que pueden derivarse del trabajo con dichos equipos. Para lograr ese objetivo la formación e información debería comprender, al menos, los siguientes aspectos:
a) La explicación de las causas del riesgo y de la forma en que se pueden llegar a producir daños para la salud en el trabajo con pantallas de visualización.
b) El papel desempeñado por el propio trabajador y sus representantes en el reconocimiento de dichos riesgos y los canales que pueden utilizar para comunicar los eventuales síntomas o deficiencias detectados.
c) La información de todos los aspectos importantes del Reglamento sobre pantallas de visualización, especialmente los relativos a la vigilancia de la salud, la evaluación de los riesgos y los requerimientos mínimos de diseño del puesto contenidos en el Anexo del citado Reglamento. Esta formación e información puede efectuarse de distintas formas, por ejemplo, mediante medios audiovisuales o charlas específicas. La información dada por el empresario a los trabajadores usuarios de pantallas de visualización debe incluir, de manera específica, la correspondiente a la organización de la vigilancia de la salud, así como el resultado de las preceptivas evaluaciones del riesgo en los puestos de trabajo y de las medidas adoptadas para corregir las deficiencias. Además, cada trabajador debería recibir una información suficiente sobre:
a) La forma de utilizar los mecanismos de ajuste del equipo y del mobiliario del puesto, a fin de conseguir la configuración más adecuada a sus necesidades, poder adoptar posturas correctas, visualizar satisfactoriamente la pantalla, etc.
b) La importancia de propiciar el cambio postural en el transcurso del trabajo, evitando el estatismo y el mantenimiento de posturas incorrectas.
c) La adopción de pautas saludables de trabajo para prevenir la fatiga. A este respecto, es recomendable la inclusión de una sencilla tabla de ejercicios visuales y musculares que ayude a reducir la tensión del trabajo prolongado ante la pantalla durante las pausas. Por modalidades de uso de los equipos con pantallas de visualización se debe entender las que se derivan de la utilización de diferentes programas de ordenador así como la aplicación de cualquiera de ellos para efectuar distintos tipos de tarea. La formación inicial del trabajador usuario de pantallas de visualización debería adecuarse a su capacidad y habilidades, así como a las exigencias concretas de la tarea que se le vaya a encomendar. Esta formación debe ser actualizada cada vez que se modifique de manera apreciable alguno de los principales elementos que configuran el puesto de trabajo: equipo informático, programas de ordenador o tareas que se realicen.
En la ergonomía del software se consideran siete principios generales de diseño, aplicables a cualquier técnica específica de diálogo:
— Capacidad de adecuación a la tarea
— Autodescriptividad del sistema
— Controlabilidad
— Conformidad con las expectativas del usuario
— Tolerancia a los errores
— Capacidad de adaptación al usuario
— Fácil de aprender a utilizar
Un sistema de diálogo tiene capacidad de adecuarse a la tarea en la medida que puede asistir al usuario para realizarla de manera eficiente. Para ello, la aplicación debe permitir la ejecución del trabajo sin presentar problemas u obstáculos innecesarios. Por ejemplo, si existe la posibilidad de entrada de datos “por defecto” en una tarea dada, estos no se le deben pedir al usuario (especificación de longitudes de campo para fechas, etc.) En el mismo orden de cosas, cualquier operación requerida en el proceso de diálogo usuario/ordenador que no sea inherente a la tarea propiamente dicha debe ser realizada automáticamente por el propio sistema. Por ejemplo, los datos que pueden ser calculados por el sistema, no deben ser pedidos al usuario, el cursor debe situarse automáticamente siguiendo la secuencia de la tarea, etc.
Un sistema de diálogo es autodescriptivo en la medida que se hace comprensible en cada una de sus etapas mediante las oportunas explicaciones dadas al usuario con arreglo a las necesidades de este o bien a través de una retroacción adecuada. Por ejemplo, el usuario puede ser informado mediante una ayuda sensible al contexto o bien mediante las explicaciones que pueda solicitar al sistema. El usuario debe poder solicitar estas ayudas de forma sencilla.
3) Controlabilidad
Se dice que un sistema es controlable en la medida que permite al usuario conducir con facilidad el curso de la interacción durante la tarea. Para ello el sistema debe facilitar al usuario tanto la ejecución de operaciones como su anulación, dándole la posibilidad de deshacer lo efectuado en el último paso. Un ejemplo de controlabilidad consiste en que, si el diálogo se interrumpe por un error, su reinicio se pueda efectuar en el paso inmediatamente anterior al error. La controlabilidad supone también que la velocidad de interacción debe mantenerse bajo control del usuario, es decir, que no le sea impuesta por el sistema.
4) Conformidad con las expectativas del usuario
Un sistema de diálogo es conforme con las expectativas del usuario cuando este funciona de acuerdo con los estereotipos comúnmente aceptados y se corresponde con su formación y experiencia sobre la tarea. Por ejemplo, la aplicación debe usar una terminología que resulte familiar al usuario en el contexto de su trabajo y los diálogos utilizados en tareas análogas deben ser similares. De igual forma, el sistema debe satisfacer las expectativas del usuario sobre los tiempos de respuesta.
5) Tolerancia a los errores
La tolerancia a los errores cometidos por el usuario ha sido tradicionalmente muy pequeña en los programas de ordenador; por ejemplo, la excesiva rigidez en la sintaxis usada en los diálogos constituía un factor de tensión para el usuario. Se dice que un sistema de diálogo es tolerante a los errores cuando, a pesar de los errores que se cometan a la entrada, se puede continuar la tarea con correcciones mínimas. Un sistema tolerante a los errores debe proporcionar mensajes claros de error, informar sobre la causa de la interrupción y dar sugerencias para corregirlos.
6) Capacidad de adaptación al usuario
Se dice que un sistema es adaptable al usuario en la medida en que es capaz de modificarse para adecuarse al nivel de destreza del usuario en relación con una determinada tarea. Por ejemplo, la extensión de las explicaciones dadas por el sistema (en informaciones de ayuda, en los mensajes de error, etc.) debe ser modificable de acuerdo con la experiencia del usuario. Asimismo, el programa debe disponer de mecanismos para adaptar el sistema de diálogo al lenguaje, cultura y conocimientos de cada usuario. Por ejemplo, al sistema de unidades de medida, etc.
7) Fácil de aprender a utilizar
Aunque un operador aprenda a utilizar una determinada aplicación informática su primer objetivo consiste en conseguir, con el mínimo esfuerzo posible, un procedimiento que le permita efectuar su trabajo. Lo más habitual es que el aprendizaje sea guiado por las necesidades de la tarea, no por las potenciales capacidades del sistema. Esto es así porque, en la práctica, el usuario siempre tiende a buscar un equilibrio entre el esfuerzo invertido en aprender a usar el sistema y los beneficios esperados. Se dice que un sistema de diálogo facilita el aprendizaje en la medida que proporciona guías de ayuda y otros medios didácticos al usuario durante la etapa de aprendizaje. El sistema puede incluir ejemplos y supuestos prácticos que ayuden al usuario a familiarizarse con el sistema y a construir su propio procedimiento operativo. Asimismo, las guías de ayuda y la información deben correr a cargo del sistema y, siempre que sea posible, ser “sensibles al contexto”.
8) Disposiciones legales
Conviene recordar aquí las disposiciones generales para la interconexión persona/ ordenador contenidas en el Anexo del R.D. 488/1997, de 14 de abril, sobre pantallas de visualización, donde se recogen los principales requisitos que deben reunir los sistemas de diálogo. (Ver información adjunta). R. D. 488/1997. Anexo 1. Interconexión ordenador/persona Para la elaboración, la elección, la compra y la modificación de programas, así como para la definición de las tareas que requieran pantallas de visualización, el empresario tendrá en cuenta los siguientes factores:
a) El programa habrá de estar adaptado a la tarea que deba realizarse.
b) El programa habrá de ser fácil de utilizar y deberá, en su caso, poder adaptarse al nivel de conocimientos y experiencia del usuario; no deberá utilizarse ningún dispositivo cuantitativo o cualitativo de control sin que los trabajadores hayan sido informados y previa consulta con sus representantes.
c) Los sistemas deberán proporcionar a los trabajadores indicaciones sobre su desarrollo.
d) Los sistemas deberán mostrar la información en un formato y a un ritmo adaptados a los operadores.
e) Los principios de ergonomía deberán aplicarse en particular al tratamiento de la información por parte de la persona. Muchos de los requisitos del sistema de diálogo como son: la autodescriptividad, la tolerancia a los errores, la capacidad de adaptación al usuario y la facilidad de aprendizaje, dependen estrechamente de las “guías de ayuda”. Por ello el sistema de diálogo debe incluir un subsistema de ayuda que facilite al usuario la realización de su tarea. Las “guías de ayuda” son informaciones adicionales que pueden obtenerse en el curso de la interacción usuario/ordenador. Estas informaciones pueden ser proporcionadas a requerimiento del usuario (iniciadas por el usuario) o bien ser suministradas de forma automática por el sistema (iniciadas por el sistema). Este tipo de información debe ser fácilmente distinguible de otras informaciones mostradas en la pantalla en el curso de la tarea. Los mensajes de ayuda iniciados por el sistema deben ser eliminados automáticamente de la pantalla cuando dejan de ser pertinentes a la acción del usuario o al estado del sistema. Por el contrario, los mensajes iniciados por el usuario deben permanecer bajo su control hasta que este decida suprimirlos. En general, se recomienda que los mensajes de ayuda se formulen en sentido positivo, indicando lo que hay que hacer mas que lo que hay que evitar. No obstante, conviene emplear formulaciones negativas cuando sea necesario enfatizar un aspecto o señalar excepciones a una regla. — Por ejemplo: [no almacenar los datos mientras el sistema esta corriendo] Asimismo, en los mensajes debe aparecer escrito, en primer lugar, el resultado de una acción y después como ejecutarla. — Por ejemplo: [para borrar la pantalla presione “intro”] en lugar de: [presione “intro” para borrar la pantalla] Por otra parte, los mensajes deben aparecer formulados de tal manera que refuercen la percepción del usuario de que es él quien controla la tarea y no el sistema. — Por ejemplo: [para guardar los cambios presione “intro” ] en lugar de: [el sistema guardará los cambios si presiona “intro” ]
1) Las ayudas interactivas
Una clase de ayuda importante es la de tipo interactivo, destinada a proporcionar información al usuario de forma automática en respuesta a sus acciones. En estas ayudas el tipo de retroacción o “feed-back” depende de las entradas del usuario, del estado del sistema y de los cambios realizados en la tarea. Como ejemplos comunes de retroacción tenemos: los mensajes que indican que un comando se ha recibido y está siendo ejecutado, la presentación de una ventana de ayuda cuando el usuario presiona la tecla de ayuda y el movimiento del puntero en la pantalla en respuesta a los movimientos del ratón. El diseño de estas ayudas debe tener en cuenta lo siguiente:
— La habilidad del usuario y sus limitaciones. Por ejemplo, las aplicaciones diseñadas para ser utilizadas por personas con daltonismo, sordera, etc. deben proporcionar retroacciones adecuadas a dichas limitaciones.
— La variedad de los potenciales usuarios. La retroacción para usuarios con poca experiencia debe incluir más información básica que la necesaria para los más experimentados.
— Los propios requisitos de la tarea. La clase de señal utilizada por el sistema debe ser compatible con el tipo de atención demandado por la tarea. Por ejemplo, si el operador debe mirar durante la tarea a otros lugares distintos que la pantalla será necesario incluir un sistema de retroacción suplementario distinto del visual (por ejemplo, de tipo acústico) para determinados mensajes.
— Las capacidades del sistema. La retroacción no debe depender de “hardware” que el usuario pueda o no tener (o depender de ello lo menos posible). Por ejemplo, no incorporar solamente señales acústicas si parte de los sistemas no tienen dispositivo acústico. Un requisito importante para la retroacción proporcionada por el sistema es que no sea intrusiva ni distraiga de la tarea al usuario. Por otro lado, el sistema también debe proporcionar una señal destinada a indicar al usuario cuando ha concluido una petición. En el caso de que dicha petición no pueda concluirla inmediatamente debe proporcionar primero una señal de que la petición ha sido aceptada y finalmente otra indicación cuando la acabe. Por ejemplo, cuando una petición va a tardar en realizarse más de 15 segundos el sistema puede dar una indicación a los 5 segundos de que ha sido aceptada, seguida de indicaciones sucesivas cada 5 segundos para informar del estado del proceso.
2) Los indicadores de órdenes
Otro tipo de mensaje de ayuda es el constituido por los “prompts” o indicadores de ordenes del sistema. Estos indicadores de ordenes pueden ser genéricos o específicos. Los genéricos indican simplemente que el sistema está esperando una entrada del usuario, sin especificar que tipo de entrada; el ejemplo más común es la indicación del sistema operativo MSDOS. Los indicadores de órdenes específicos indican qué tipo de entrada del usuario está esperando el sistema, así como el tipo de entrada válida en ese punto del diálogo. Por ejemplo, “teclee el nombre del archivo que quiere cargar” Los “indicadores de órdenes” genéricos deben ser utilizados cuando no sean aplicables los de tipo específico y, en particular, cuando existen muchas entradas posibles, de tal forma que estos no resulten prácticos o el espacio en pantalla sea insuficiente para mostrar todas las alternativas. Los “indicadores de ordenes” específicos deben sugerir el tipo de datos que han de ser introducidos, formateando los campos de entrada de forma consistente. Por ejemplo, “introducir la fecha: _/_/_/ (día/mes/año/)”
Las ayudas “on line” son guías adicionales proporcionadas por el sistema a las que se puede acceder en cualquier momento en el transcurso de la tarea. Como ejemplos de ayuda “on line” tenemos: las instrucciones, (sobre procedimientos de tarea, sintaxis de comandos, etc.) y las descripciones, (por ejemplo, sobre el significado de las pantallas y acciones asociadas). En general, se recomienda que este tipo de ayuda sea sensible al contexto de la tarea y a las entradas mas recientes del usuario. También estas ayudas pueden ser iniciadas por el sistema o iniciadas por el usuario. La ayuda “iniciada por el sistema” debe ser proporcionada en los casos siguientes:
a) Para usuarios con poca experiencia, a fin de evitarles tener que consultar la guía por propia iniciativa.
b) Como recordatorio, para usuarios que empleen la aplicación de forma esporádica.
c) Para informar a cualquier tipo de usuario, sobre los recursos y herramientas disponibles para realizar una determinada operación. Las ayudas iniciadas por el sistema deben poder ser retiradas por el usuario a voluntad. Por otro lado, tenemos las ayudas “on line” iniciadas por el usuario. Estas ayudas deben poder ser solicitadas por el usuario de una forma sencilla y consistente, es decir, el tipo de instrucción debe sugerir una petición de ayuda. Por ejemplo, mediante la pulsación de la tecla “?”, F1 o seleccionando la palabra o icono “ayuda”. Una vez realizada la petición de ayuda, en el transcurso de la tarea, es recomendable que el sistema muestre los temas relacionados con el contexto de esa tarea. No obstante, el tema de ayuda debe ser especificado por el usuario en los siguientes casos:
— Cuando no existe un contexto de tarea disponible para delimitar el tipo de ayuda requerida.
— Cuando el usuario realice distintas tareas simultáneas y requiera flexibilidad para elegir el tipo de ayuda que desea.
4) Los mensajes de advertencia y de error
En relación con los mensajes de error es necesario tener en cuenta lo siguiente:
a) Los mensajes deben ser retirados automáticamente tan pronto como se haya corregido su causa (o antes, si el usuario quiere quitarlos).
b) En el caso de que sea posible anticipar el fallo el sistema debe proporcionar un mensaje de advertencia antes de que se produzca el mismo. Por ejemplo, se puede dar un mensaje de precaución cuando exista riesgo de fallo debido a que la aplicación está corriendo con poca memoria.
c) El sistema debe proporcionar un mensaje de alerta o de confirmación antes de ejecutar el mandato si las acciones del usuario pueden tener consecuencias destructivas o son reconocidas por el sistema como ilógicas o dudosas o bien pueden ocasionar resultados de difícil reparación. Otro aspecto importante de la ergonomía del software lo constituye la presentación de la información en la pantalla de ordenador. La presentación de la información debe permitir que el usuario realice la tarea visual de forma satisfactoria y eficiente. Para ello, la información debe ser legible, comprensible y fácilmente interpretable. Por otro lado, debe estar de acuerdo con las expectativas del usuario y con las convenciones comúnmente aceptadas. En el conjunto de recomendaciones relativas a la presentación de la información en la pantalla cabe distinguir tres categorías:
— El tamaño y formato de los caracteres alfanuméricos
— La organización de la información
— La utilización de códigos técnicos
El empleo de ventanas, especialmente de ventanas múltiples, en una pantalla de visualización resulta muy apropiado para mostrar la información procedente de distintas fuentes o cuando es necesario alternar con frecuencia entre distintas aplicaciones, tareas, o ficheros. También resulta apropiado cuando se necesita tener a la vista el contexto de la tarea mientras se realizan operaciones específicas en una parte de ella. Dentro de una misma aplicación las ventanas de un mismo tipo deben tener la misma apariencia. Por ejemplo, las ventanas de ayuda, por un lado, o las ventanas de mensajes, por otro. Análogamente, las áreas y los elementos de control de las ventanas que realicen diferentes funciones deben ser fácilmente discriminables y estar colocados de forma consistente.
b) Los listados
El empleo de listados constituye una forma habitual de organizar la información en las pantallas. Cuando se elaboran listados con información alfanumérica la alineación debe hacerse en el margen izquierdo, con la posibilidad de utilizar sangrados para organizar dicha información en orden jerárquico. Por el contrario, en los listados numéricos que representen cantidades o valores la alineación debe de hacerse a la derecha y si contiene decimales deben ordenarse respecto al punto o la coma que indica el decimal.
c) Las tablas
Otra de las formas utilizadas habitualmente para organizar la información es el empleo de tablas, que son disposiciones de dos o más listas relacionadas entre sí. En la información tabulada los datos más relevantes o de mayor prioridad deben situarse en la columna de la izquierda y los de menor significación a la derecha. Con el fin de facilitar la exploración visual los encabezamientos de columna y de fila deben ser mantenidos al pasar las páginas. También se recomienda la inserción de filas en blanco entre cada 5 ó 6 filas de datos con el fin de facilitar la lectura de las tablas o bien la utilización del color o de líneas divisorias.
5) La utilización de códigos técnicos
Para presentar información en la pantalla se utilizan códigos que cumplen diferentes funciones, entre ellos se encuentran los códigos gráficos, los códigos luminosos y los códigos de color.
a) Códigos gráficos
Dentro de los códigos gráficos se incluyen los diagramas, los iconos y las formas geométricas. Los diagramas resultan muy útiles para facilitar la comprensión de datos numéricos. A este fin se pueden utilizar diagramas de barras, histogramas y gráficos en forma de tarta. Estos gráficos pueden tener distintas apariencias, por ejemplo, aparecer planos o en perspectiva. Por otra parte, los iconos o pictogramas, ampliamente utilizados en los entornos gráficos actuales, consisten en representaciones simplificadas de objetos reales y resultan muy útiles para la identificación rápida y clara del tipo de acción deseada. Para que sean eficaces, los iconos deben ser configurados de manera que sean fácilmente comprensibles distinguibles entre sí. Otra clase de codificación gráfica lo constituyen las formas geométricas. Estas formas se pueden utilizar para hacer más fácil la discriminación de categorías de información en las pantallas gráficas. Cuando se emplean formas geométricas es necesario limitar el número de ellas, con el fin de facilitar su discriminación.
Dentro de los códigos luminosos cabe citar la intermitencia, la inversión del contraste y el resalte luminoso. La codificación por intermitencia resulta muy eficaz para destacar alguna parte importante de la información que requiera la atención del usuario de forma prioritaria. Los mejores resultados se obtienen utilizando sólo dos niveles de codificación: con y sin intermitencia, si bien es posible distinguir de manera fiable hasta tres o cuatro ritmos de intermitencia. Cuando es necesario leer la información la frecuencia de parpadeo no debe ser mayor de 2 Hz. El resalte de luminosidad también se puede utilizar para los mismos fines que la intermitencia. Cuando se emplea este tipo de codificación se recomienda usar sólo dos niveles: brillo normal y el brillo elevado, si bien se puede utilizar también un tercer nivel de baja luminancia destinado a la información menos importante. Por último, para destacar ciertos ítems que requieran la atención del usuario se puede utilizar la inversión del contraste. Por ejemplo, en un texto escrito con caracteres negros sobre fondo brillante se puede destacar una parte del mismo representando los caracteres brillantes sobre fondo negro.
c) Códigos de color
Las recomendaciones que se exponen a continuación se aplican únicamente a las características del color empleado en los textos y gráficos simples, que no presenten gradaciones continuas de tonalidad o apariencia fotográfica.
d) Efectos del fondo y del entorno sobre la imagen.
Para optimizar la discriminación e identificación de los colores, se recomienda adoptar uno de los dos siguientes sistemas de representación:
— Figuras en color sobre fondo acromático.
— Figuras acromáticas sobre fondo en color. Los fondos acromáticos, como el negro o el gris medio u oscuro, maximizan la visibilidad de las representaciones en color.
Cuando los colores extremos del espectro cromático se presentan simultáneamente, provocan un excesivo esfuerzo de acomodación o ciertos efectos de profundidad (cromoestereopsis). Este efecto se produce como consecuencia del diferente grado de refracción del cristalino del ojo a la luz de diferentes longitudes de onda. Esa es la razón por la cual dichos colores no deben emplearse simultáneamente para representar caracteres alfanuméricos en tareas de lectura. También se debe evitar el empleo del color azul saturado para representar símbolos o texto sobre fondo oscuro. El empleo del color para codificar la información debe hacerse con mesura, con el fin de evitar la reducción de la eficacia debida al abigarramiento de colores en la pantalla. Para no perjudicar el reconocimiento del significado, cuando se utiliza el color como forma principal de codificación, cada color debe representar sólo una categoría de información. Con este tipo de codificación es posible reconocer con facilidad 10 u 11 colores diferentes, si bien no se recomienda usar más de cuatro o cinco cuando es necesario recordar su significado. En las aplicaciones informáticas el color no debe ser el único medio de codificación. Es necesario tener en cuenta que el 8 % de los varones presenta deficiencias en la visión de los colores y, por otra parte, conviene que la aplicación pueda correr también en monitores monocromáticos. En todo caso, dado que el color constituye un buen código auxiliar para identificar y discriminar la información con eficacia y rapidez se aconseja su empleo de forma redundante junto con otras formas de codificación.
Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas
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