El tema de aquella documentación relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales, que debe realizar el empresario y mantener en su caso a disposición de las autoridades laborales o sanitarias dependiendo del tipo de documentación de que se trate, es uno de los aspectos que plantea en principio más dificultades y problemas por parte de muchas empresas, a la hora de realizar la actividad preventiva, y más, a la hora de implantar los Sistemas de Gestión de la PRL. Con independencia de que a lo largo de esta unidad didáctica, se va a desarrollar con una mayor profundidad, la documentación que debería implicar y acompañar a un Sistema de Gestión de la PRL, se debe considerar que esta documentación estará necesariamente intimamente relacionada con aquella que establece la normativa vigente sobre PRL. Recordando los aspectos que sobre la documentación en Prevención contempla la Ley de P.R.L. se debería tener presente lo contenido en su artículo 23 que textualmente establece:
—El empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral la siguiente documentación relativa a las obligaciones establecidas en los artículos anteriores:
— Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, y planificación de la acción preventiva, conforme a lo previsto en el artículo 16 de la presente ley.
—Medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que debe utilizarse.
—Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, de acuerdo con lo dispuesto en el tercer párrafo del apartado 1 del artículo 16 de la ley de prevención.
— Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores previstos en el artículo 22 de esta ley y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo.
— Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará, además, la notificación a que se refiere el apartado 3 del presente artículo.
—En el momento de cesación de su actividad, las empresas deberán remitir a la autoridad laboral la documentación señalada en el apartado anterior.
—El empresario estará obligado a notificar por escrito a la autoridad laboral los daños para la salud de los trabajadores a su servicio que se hubieran producido con motivo del desarrollo de su trabajo, conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente.
—La documentación a que se hace referencia en el presente artículo deberán ser también puestas a disposición de las autoridades sanitarias al objeto de que éstas puedan cumplir con lo dispuesto en el artículo 10 de la presente Ley y en el artículo 21 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad. De la misma manera el Reglamento de los Servicios de Prevención en su artículo 7 establece que:
— En la documentación a que hace referencia el párrafo
— La identificación del puesto de trabajo.
— El riesgo o riesgos existentes y la relación de trabajadores afectados.
— El resultado de la evaluación y las medidas preventivas procedentes, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 3.
— La referencia de los criterios y procedimientos de valuación y de los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados, en los casos en que sea de aplicación lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 5. Con el propósito principal de que una determinada empresa u organización pueda definir y posteriormente implantar de una forma adecuada, el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, se hace preciso que por parte de la propia organización se elabore bien en forma de papel, o en los momentos actuales debido a las grandes ventajas que supone la informática en forma de soporte informático, un manual de prevención, que sirva para documentar todos y cada uno de los diferentes aspectos que contempla el Sistema de Gestión de la P.R.L. y que debería abarcar, desde el establecimiento de la propia política preventiva definida por la organización, hasta la descripción de todos y cada uno de los distintos elementos o requisitos que componen el sistema de gestión.
Este manual de prevención va a ser de gran utilidad para por una parte ofrecer tanto a todas las personas de la propia organización, como aquellas externas que tuvieran una relación en este campo con la mencionada organización, una referencia permanente sobre como se deben establecer y realizar cada uno de los requisitos del sistema y por otra para plasmar la política de prevención de la organización, los planes y procesos internos para desarrollar dicha política y la estructura organizativa que los soporta. Esta documentación o manual de prevención como referente de la empresa no debe constituir un documento de difícil modificación y actualización, sino que debe ser lo suficientemente flexible, de forma que se adapte permanentemente a la evolución de los tipos y naturaleza de los riesgos detectados, así como a las tecnologías existentes en cada momento para la realización del control efectivo de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, así como a los posibles cambios que se produzcan en los procesos internos de la organización. Esta documentación que sienta las bases documentadas del sistema de gestión, debe ser realizada de una forma muy cuidadosa y comprensible y en la medida de lo posible con la máxima participación de todos los departamentos de la empresa, como consecuencia de la gran utilidad y uso que comporta para todos los diferentes departamentos y personas de la organización. Aunque en muchas ocasiones se quieren normalizar cuales son todos los contenidos concretos que debe llevar incorporado dicho manual de prevención, esto es una cuestión a veces muy particular y por lo tanto muy dependiente del tipo y complejidad del sistema de gestión. No obstante, como tónica general y solo a título orientativo un manual de prevención deberá al menos contener los siguientes puntos:
— Descripción de los aspectos más generales de la empresa, tanto en lo referente a su actividad, como a su tamaño, ubicación, estructura, proceso productivo o de servicios, etc.
— Descripción de la Política de Prevención de Riesgos Laborales definida por la organización, sus objetivos, metas y programa de actuación.
— Descripción de las diferentes funciones y responsabilidades de todos los trabajadores involucrados en la Prevención de los Riesgos Laborales, incluyendo lógicamente a las establecidas para la propia dirección de la empresa.
— Interrelaciones entre los diferentes elementos del sistema de Gestión de la P.R.L.
— Relación o listado de los diferentes procedimientos del sistema de Gestión de la P.R.L.
— Todos aquellos otros aspectos del sistema de gestión, si es que se considerasen oportunos o necesarios incluirlos en el manual y siempre que tuvieran una utilidad. En determinadas ocasiones, aunque no sea estrictamente necesario que formen parte del manual de prevención, se incluyen dentro de él, los diferentes procedimientos específicos de prevención de riesgos laborales, en función de los propios criterios que tenga la organización en cuestión. Como tónica general, los procedimientos suelen ir destinados o dirigidos hacia las personas que realizan actividades preventivas y sirven para documentar tanto la estrategia de implantación, como la metodología de las actividades preventivas que incluyen dicha estrategia. Por estas causas estos procedimientos deben estar redactados de una forma clara y estar accesibles para todas aquellas personas que en un momento u otro tengan necesidad u obligación de utilizarlos. La documentación del sistema específicamente hablando se podría considerar por una parte como todos aquellos documentos, con independencia del tipo de soporte en el que se realicen, que establece la propia Ley de PRL como una obligación de realizar y mantener a disposición de las distintas autoridades y personas con responsabilidad en prevención según fuera el caso, con los contenidos y extensión allí establecidos, y por otra parte de todos aquellos que permiten hacer funcionar el propio Sistema de gestión de la PRL.
—El manual del Sistema de Gestión de la PRL (ya descrito en los párrafos anteriores).
— Los diferentes procedimientos del Sistema de gestión de la PRL.
— Las instrucciones preventivas operativas o de trabajo
— Los registros del Sistema de gestión de la PRL.
— Evaluación de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores.
— Planificación de la actividad preventiva.
— Realización de controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores en la prestación de sus servicios para detectar situaciones potencialmente peligrosas.
— Establecimiento y actualización de las medidas de prevención y protección a adoptar y en su caso, del tipo de medidas de protección a utilizar.
— Practicar los controles del estado de salud de los trabajadores y las conclusiones obtenidas en relación con la aptitud del trabajador para el desempeño del puesto de trabajo o con la necesidad de introducir o mejorar las medidas de prevención y protección.
— Elaboración y mantenimiento de la relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan sido causa de una incapacidad laboral superior a un dia de trabajo y la forma de comunicarlo a la autoridad competente.
— Han sido examinados y aprobados por los responsables antes de su primera edición.
— Puedan identificarse adecuadamente dentro de la organización.
—Sean examinados periódicamente y revisados cuando sea necesario y tras haberse comprobado su idoneidad, sean aprobados por los responsables antes de ser reeditados. Como tónica general la revisión y aprobación de estos debe ser llevada a cabo por las mismas personas que realizaron la primera revisión inicial.
—Estén disponibles en todos aquellos puntos de la organización necesarios para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión.
—Se retire sin demora toda aquella documentación obsoleta desde los puntos de edición como los de utilización. Cuando en la práctica se implanta un Sistema de Gestión de la PRL, no se debe descansar en su sola definición e implantación en la empresa, sino que un elemento muy importante para comprobar no solo que la política de PRL está implantada y que el sistema funciona adecuadamente, es la realización de un control de todas las actuaciones preventivas llevadas a cabo en la empresa. En muchas ocasiones se ha considerado de una manera equivocada, que un buen sistema de control es el logro o mantenimiento de unos bajos índices de siniestralidad, que en numerosas ocasiones pueden ser más fruto del azar, que a una correcta implantación del Sistema de Gestión de la PRL. A fin de poder asegurar que la Política en PRL está implantada adecuadamente en una organización, es absolutamente necesario realizar diferentes tipos o modelos de acciones de control de las actuaciones preventivas y que básicamente se pueden resumir en los siguientes tipos:
— Controles activos.
— Controles reactivos.
De tal manera que los controles activos son aquellos que permiten comprobar si se han cumplido las actividades y objetivos definidos en el sistema de Gestión de PRL. En tanto que los controles reactivos son útiles para registrar, analizar e investigar fallos en el propio sistema de Gestión de la PRL, tales como accidentes, incidentes y enfermedades laborales. Mediante la realización de los controles activos se puede obtener una información esencial sobre el cumplimiento de las actividades en PRL, antes de que se produzcan los hechos indeseados en este campo que no son otros que los incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Para que se puedan realizar este tipo de controles es necesario que la organización establezca y mantenga al día una serie de procedimientos para comprobar bien el cumplimiento de dichas actividades y en su caso el grado de este cumplimiento, debiéndose prestar una especial atención a los siguientes elementos:
— Control de la consecución de los diferentes objetivos establecidos por la Organización (por ejemplo mediante la realización de informes, estadísticas, etc.).
— La inspección sistemática, por parte por ejemplo de los supervisores o personal de mantenimiento, de los lugares y locales de trabajo, instalaciones y equipos, para asegurar un funcionamiento correcto de todos ellos.
— Controles ambientales (como medida de la exposición de trabajadores a sustancias químicas, agentes físicos o biológicos) y vigilancia de la salud de los trabajadores con el fin de comprobar la eficacia de las medidas de control de riesgos y para detectar precozmente signos y síntomas de daños para la salud de los trabajadores.
— Observación directa sistemática del trabajo, así como la actuación del personal encargado de la supervisión con objeto de comprobar si se cumplen los procedimientos e instrucciones de trabajo, en especial todo aquello relacionado que está con el control de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. Mediante la realización de los controles reactivos se puede llegar a obtener toda aquella información que a su vez permite analizar e investigar los fallos en el Sistema de Gestión de la PRL que han conducido a la aparición de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales, a fin de:
a) Investigar las causas inmediatas y subyacentes.
b) Remitir la información a las personas de la organización con autoridad para iniciar las medidas correctoras que fueran pertinentes, incluyendo, si procede, cambios en la organización de la empresa y en la política de prevención.
c) Remitir información a las autoridades laborales de acuerdo con la legislación vigente.
d) Análisis adecuado de los datos con el fin de identificar las características comunes o las tendencias e iniciar las acciones de mejora. Por todo ello es conveniente que la propia organización establezca y mantenga al día todos aquellos procedimientos que fueran necesarios y adecuados para investigar, analizar y registrar los fallos del Sistema de Gestión de PRL, prestando especial atención a los siguientes elementos:
— Incidentes laborales
—Accidentes laborales.
— Enfermedades laborales.
— Recomendaciones o requerimientos efectuados por organismos oficiales.
— Posibles puntos débiles u omisiones en los procedimientos.
Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas
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