Para la Administración Tributaria es fundamental disponer de una buena información con trascendencia tributaria acerca de los obligados tributarios puesto que solo así la gestión de los tributos será eficaz. Para conseguir esta información cuenta con los siguientes medios:
— Los deberes de suministro de información con trascendencia tributaria exigibles a los obligados tributarios al amparo del artículo 57 de la Ley 58/2003.
— Los deberes de identificación que se exigen por las normas reguladoras del Número de Identificación Fiscal (NIF).
— Los deberes censales.
b) Regulación
Los artículos 130 y 131 del TRLIS establecen la obligatoriedad de la inscripción en el índice de entidades, lo cual resulta innecesario puesto que esta es una materia ya regulada en otras disposiciones. Así, el artículo 107 de la Ley 37/1988, de PGE para 1989 estableció el deber de comunicar a la Administración el comienzo, la modificación o el cese en el desarrollo de sus actividades a quienes desarrollen actividades empresariales o profesionales en España. Posteriormente, y en desarrollo de esta norma, fue dictado el Real Decreto 1.041/2003, en el cual el índice de Entidades solo se concibe como parte integrante del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Por otra parte, el apartado 2 del artículo 130 TRLIS, ordena que reglamentariamente se establezcan los procedimientos de alta, inscripción y baja en el Índice de Entidades, lo que se realiza en el artículo 54 RIS. Esta norma en su apartado 1 establece que el índice de entidades se llevará en cada una de las Delegaciones de la AEAT, mediante el censo de empresarios, profesionales y retenedores, es decir, el regulado en el Real Decreto 1.041/2003, citado. Este Real Decreto establece que la presentación de las declaraciones censales sustituye a la presentación del parte de alta en el Índice de Entidades a efectos del Impuesto sobre Sociedades.
c) Personas o entes obligados a inscribirse en el índice de entidades
Las personas o entes obligados a inscribirse en el Censo y, por tanto, en el índice de entidades son las siguientes:
— Las personas o entes sin personalidad que sean sujetos pasivos del IS.
— Los entes sin personalidad que puedan constituir los sujetos pasivos del Impuesto, aunque no estén sujetos al mismo, si ostentan la condición de empresarios de conformidad con la normativa reguladora del IVA o satisfacen rendimientos sujetos a retención.
— Las sociedades no residentes que operen en España por medio de establecimiento permanente. Ahora bien, cuando tales entidades operen en territorio español por medio de varios establecimientos permanentes, será preciso que para cada uno de ellos se adopte una denominación diferenciada, se obtenga un diferente código de identificación fiscal y se inscriba separadamente en el índice de entidades, si tales establecimientos se hallan radicados en el ámbito territorial de una misma Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Si están ubicados en el ámbito de varias Delegaciones de la AEAT deberán inscribirse en los índices de entidades respectivos.
— Las entidades no residentes que obtengan en España rentas sin establecimiento permanente cuando hubieren de practicar retenciones. Los datos a incluir están señalados en el Real Decreto 1.041/2003, y dada su extensión no los vamos a exponer. Los sujetos pasivos exentos están exceptuados de la inscripción en el índice de entidades que debe llevarse en cada Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. (C. AEAT. 14-10-1996) d) Procedimiento de inscripción Vamos a tratar los aspectos más relevantes del procedimiento de inscripción en el índice de entidades.
1.- El alta en el índice de entidades
Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades quedarán inscritos en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores y en el índice de entidades (obteniendo un NIF provisional) presentando la declaración de comienzo de actividades que, en virtud de lo establecido en el Real Decreto 1.041/2003, es imperativa para empresarios, profesionales o retenedores con anterioridad al inicio de sus actividades. La declaración de comienzo de actividades se presentará en la Administración de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o, en su detecto, Delegación de la AEAT en cuyo ámbito territorial tenga su domicilio fiscal la entidad de que se trate.
2.- Documentación
El Real Decreto 1.041/2003, establece de modo explícito que al presentar la declaración de comienzo de sus actividades, las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades por obligación personal así como las sujetas por obligación real con establecimiento permanente en España, acompañarán copia de la escritura o documento fehaciente de su constitución y de los estatutos sociales así como certificación de su inscripción, cuando proceda, en cualquier registro público. Si en el momento de la presentación de la declaración de comienzo no pudiera acompañarse la documentación exigida se admitirá la declaración practicando la inscripción en el índice de entidades y se asignará a la entidad un NIF provisional. La inscripción no será definitiva mientras la Entidad interesada no haya aportado los documentos necesarios. De acuerdo con esto, vamos a señalar la documentación a aportar por las entidades según su tipología.
a) Sociedades Mercantiles en general
Tratándose de sociedades mercantiles, es obligatoria la inscripción en el Registro Mercantil de la escritura pública de constitución.
b) Sociedades extranjeras
Las sociedades extranjeras que establezcan en España sucursales, se deben inscribir en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la sucursal, presentando a tal efecto y debidamente legalizados los documentos que acrediten la existencia de la sociedad, sus estatutos vigentes y sus administradores, así como el documento por el que se establezca la sucursal.
c) Sociedades Cooperativas
Las sociedades cooperativas quedan constituidas desde que se inscribe, en el correspondiente Registro de Cooperativas, la escritura pública de constitución de las mismas.
d) Sociedades Laborales
Las sociedades laborales gozan de personalidad jurídica desde su inscripción en el Registro Mercantil, si bien para la inscripción en dicho Registro de una Sociedad Laboral deberá aportarse el certificado que acredite que dicha sociedad ha sido calificada como tal por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o por el órgano competente de las Comunidades Autónomas que hayan recibido los correspondientes traspasos de funciones y servicios e inscrita en el correspondiente Registro de Sociedades Laborales.
e) Agrupaciones y uniones temporales de empresa
: Deben constituirse en escritura pública e inscribirse en el Registro Especial que se lleva en el Ministerio de Economía.
f) Fundaciones
Se pueden constituir por acto "ínter vivos" o "mortis causa". En el primer caso la constitución se realizará mediante escritura pública; en el segundo se realizará vía testamentaria. Las fundaciones tienen personalidad jurídica desde la inscripción de la escritura pública de su constitución en el Registro de Fundaciones del Ministerio de Justicia e Interior para las fundaciones de competencia estatal.
g) Asociaciones, en general
La Ley de Asociaciones de 24 de diciembre de 1964 (desarrollada por el Decreto de 20 de mayo de 1965) impone el ejercicio del derecho de asociación mediante acta en que conste el propósito de varias personas naturales que, con capacidad de obrar, acuerden voluntariamente servir a un fin según sus estatutos. Además, deben inscribirse en el Registro Provincial de Asociaciones de la Delegación del Gobierno. En el Ministerio del Interior existe un Registro Nacional de Asociaciones en el que se inscribirán todas las Asociaciones.
h) Asociaciones
de hecho de carácter temporal A estas asociaciones de hecho de carácter temporal que pretendan promover suscripciones o cuestaciones públicas, festivales benéficos e iniciativas destinadas a arbitrar fondos para cualquier finalidad licita y determinada, deben poner la iniciativa en conocimiento del Ministerio del Interior o de la Delegación del Gobierno de la provincia, si el ámbito en que va a desarrollarse su actuación no traspasa la esfera provincial.
i) Asociaciones deportivas
La Ley 10/1990, de 15 de octubre, del Deporte, establece la siguiente clasificación de asociaciones deportivas:
— Clubes ( que pueden ser deportivos elementales, deportivos básicos o sociedades anónimas deportivas)
— Agrupaciones de clubes de ámbito estatal.
— Entes de promoción deportiva de ámbito estatal.
— Ligas profesionales.
— Federaciones deportivas españolas. La citada Ley exige para cada una de estas categorías unos requisitos específicos de constitución por lo que la documentación a presentar será al correspondiente a cada caso. Dada la gran variedad existente nos remitimos a la Ley citada.
j) Iglesias, Confesiones y Comunidades Religiosa
La Ley 7/1980 de 5 de julio, de Libertad Religiosa, reconoce personalidad jurídica a las Iglesias, Confesiones y Comunidades Religiosas y sus federaciones una vez inscritas en el correspondiente Registro Público del Ministerio de Justicia. El documento de inscripción será aquél en el que consten su fundación o establecimiento en España, expresión de sus fines religiosos, denominación y demás datos de identificación, régimen de funcionamiento y órganos representativos.
k) Entidades eclesiásticas católicas
Las Entidades eclesiásticas que sean sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben inscribirse en el Indico de Entidades de la Delegación de Hacienda de su domicilio fiscal. Los documentos que deben presentarse son los señalados en el Acuerdo de 10 de octubre de 1980.
3.- Plazo para la presentación de la declaración censal
Esta declaración deberá presentarse, según los casos, con anterioridad al inicio de las correspondientes actividades, a la realización de las operaciones, al nacimiento de la obligación de retener o ingresar a cuenta sobre las rentas que se satisfagan, abonen o adeuden o a la concurrencia de las circunstancias previstas en este precepto. Los establecimientos permanentes de entidades no residentes, deberán cumplir tales trámites en el plazo de treinta días contados desde la fecha de su inscripción en un registro público o, cuando ésta no sea preceptiva o no se haya producido, desde el inicio de la actividad de tal establecimiento permanente.
4.- Modelos de presentación
El modelo general es el 036. Véase modelo al final de este tema.
5.- La declaración de modificación
De acuerdo con el Real Decreto 1.041/2003, los obligados tributarios deben presentar una declaración censal de modificación en los supuestos en que se produzca una variación en cualquiera de los datos recogidos en la declaración de comienzo de actividades. Asimismo, de conformidad con el artículo 45 TRLIS, en el supuesto de que la entidad opte por el régimen de pagos fraccionados en función de las bases imponibles del ejercicio en curso también procederá esta declaración censal de modificación. Consecuentemente, el Real Decreto 1.041/2003, establece la obligación de presentar la documentación complementaria que justifique la modificación. El plazo de presentación es de un mes desde la inscripción en el registro correspondiente o desde su otorgamiento (escrituras), si dicha inscripción no fuera necesaria. En los supuestos en los que la modificación se deba a que la entidad opte por el régimen de los pagos fraccionados en función de las bases imponibles del ejercicio en curso, la opción se debe ejercitar durante el mes de febrero del año natural a partir del cual deba surtir efectos, salvo cuando se trate de entidades cuyo período impositivo no coincida con el año natural. La declaración censal de modificación se presenta ante la Administración o Delegación del domicilio o en la Oficina Nacional de Inspección, en el caso de sujetos pasivos adscritos a la citada oficina. Tratándose de sujetos pasivos adscritos a las Dependencias Regionales de Inspección, la declaración se dirigirá a la Delegación Especial de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal.
6.- La declaración censal de cese
El Real Decreto 1.041/2003, establece que quienes cesen en el ejercicio de toda actividad empresarial o profesional o, no teniendo la condición de empresarios o profesionales, dejen de satisfacer rendimientos sujetos a retención deberán presentar la correspondiente declaración comunicando a la Administración tributaria dicho cese y la consiguiente baja en el censo. La declaración censal de cese debe presentarse en el plazo de un mes a partir del día siguiente del indicado cese. En el supuesto de una sociedad o entidad que se disuelve, la declaración de baja deberá ser presentada, a efectos fiscales, antes de la cancelación de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil. En cuanto al lugar de presentación es el mismo que para las declaraciones censales de modificación.
e) Baja en el índice de entidades (Art. 131 TRLIS)
Dos son las circunstancias que la ley establece como causa de baja en el índice de entidades:
— Créditos fallidos La letra a) del apartado 1 del artículo 131 del Texto Refundido de la Ley establece que la AEAT dictará acuerdo de baja provisional cuando los débitos tributarios de la entidad para con la Hacienda Pública del Estado sean declarados fallidos. Por tanto, no producen tal efecto, en principio, los incumplimientos de obligaciones tributarias impuestas por las Comunidades Autónomas y por los Entes Locales en el ejercicio de su potestad tributaria derivada. Los créditos tributarios se consideran incobrables cuando no ha sido posible su cobro tras las gestiones efectuadas en el procedimiento de apremio por insolvencia del deudor y responsables de la deuda tributaria si los hubiere tal y como establecen los artículos 163 y 164 del RD 1684/1990, por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudación (RGR). Se considerarán insolventes aquellos deudores respecto de los cuales se desconoce la existencia de bienes o derechos embargables o realizables, o bien, cuando los poseídos por ellos no hubieren sido adjudicados al Estado. El crédito se convierte en incobrable cuando la Dependencia de Recaudación aprueba el expediente incoado y tramitado a tal objeto, expidiendo declaración de crédito incobrable. Esta declaración motivará la baja en cuentas del crédito y la expedición por el órgano de recaudación del mandamiento al Registro Mercantil para su anotación en el mismo (art. 165 RGR). Esta tramitación es necesaria para acordar la baja provisional.
— Falta de presentación de declaración La letra b) del apartado 1 del artículo 131 establece como causa de la baja en el índice el incumplimiento del deber de presentar declaración durante tres ejercicios consecutivos, estando sujeta la entidad al mismo. Transcurridos tres ejercicios consecutivos sin que se haya presentado declaración por el Impuesto sobre Sociedades, debe mediar requerimiento del Jefe de la Dependencia de Gestión Tributaria al sujeto pasivo relativo a la presentación de tales declaraciones bajo apercibimiento de que, de no hacerlo así, se procederá a la baja en el índice. Esta causa de baja sólo se producirá cuando se haya producido un incumplimiento total del deber de declarar, por lo que la presentación de declaraciones extemporáneas o defectuosas, con ingreso o no de la deuda tributaria, excluirán la posible baja en el índice por este motivo. Desde el 1 de enero de 2000, el Real Decreto 2060/1999 introdujo un apartado 3 en el artículo 53 del RD 537/1997 (actual art. 54 del RD 1777/2004) estableciendo un procedimiento para rehabilitar la inscripción en el índice de entidades de aquellas a las que la a Administración haya dado de baja provisionalmente como consecuencia de la falta de presentación de las declaraciones del impuesto, cuando presenten las omitidas en su día. En este caso, el órgano competente de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria acordará la rehabilitación de la inscripción en el índice y remitirá el acuerdo al Registro Público en el que se hubiese extendido la nota marginal correspondiente para la cancelación de la misma.
Precisiones:
— La Administración tributaria debe notificar la baja al Registro Público que corresponda por medio de mandamiento. El Registro procederá a extender en la hoja abierta a la entidad una nota marginal en la que se expresará que si durante su vigencia se presentare algún documento para su inscripción ésta no podrá practicarse hasta que no se cancele dicha nota marginal, mediante la presentación de certificación de alta en el índice de entidades
— Aunque no se hace mención expresa a la extinción de la entidad jurídica, goce ésta o no de personalidad jurídica, como circunstancia determinante de la baja, es obvio que en este caso, cualquiera que sea esta la causa (p. ej. disolución por fusión o liquidación) deberá procederse a la baja en el índice de entidades.
— El artículo 131 TRLIS establece la previa audiencia de los interesados antes de dictar acuerdo de baja provisional y remite al desarrollo reglamentario los procedimientos de alta, inscripción y baja en el índice de entidades.
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