Los factores que afectan a la estructura que debe tener una organización de ventas son los siguientes:
a) Dimensiones de la empresa
Cuando se trata de una empresa reducida con un número limitado de vendedores no existen los problemas de control y coordinación característicos de una organización de grandes proporciones. Así pues, en las organizaciones pequeñas de ventas no hace falta prácticamente dividir ni agrupar a las personas y sus actividades por áreas geográficas, funciones, productos ni clientes, ya que la autoridad y la responsabilidad se centra normalmente en el dueño de la empresa al cual están subordinados todos los vendedores .Como es lógico, a medida que aumente la empresa, la organización tendrá que ser más compleja.
El número de los productos vendidos por una empresa determina la necesidad de una especialización en el personal de ventas o en divisiones de una organización de ventas estructuradas según sus líneas de productos. Si una organización de ventas quiere vender un número considerable de artículos de índole diversa, tiene que estar dividida en departamentos de conformidad con esas líneas de producción, departamentos que deberán estar integrados por directores de productos, por empleados técnicos y por vendedores que cooperen sobre el terreno en aquel producto concreto.
La empresa que vende sus productos en una localidad nada más, no necesita divisionesgeográficas en su organización de ventas. El personal de ventas está en contacto con la gerencia y la supervisión y el control son relativamente sencillos. Por el contrario, las empresas que venden en territorios amplios exigen normalmente una partición geográfica de sus funciones y de sus responsabilidades si quieren conseguir un control eficaz y la debida coordinación y valoración de sus actividades.
El método de distribución empleado por una empresa ejerce considerable influencia sobre la estructura de su organización de ventas. La empresa que vende directamente a los últimos clientes a través de vendedores domiciliarios necesita una gran organización de ventas para conseguir el control y coordinación de sus muchos vendedores. Por el contrario, la empresa que vende un articulo especializado a través de unos pocos vendedores le bastará con una sencilla organización de ventas.
Al determinar la división de responsabilidades de una organización de ventas hay que tener en cuenta las aptitudes y cualidades del personal de que actualmente dispone la empresa. Esto no quiere decir que la organización esté supeditada a los hombres, pero sí que cuente con los hombres que en cada momento tiene.
f) Estado financiero de la empresa
La empresa que tenga recursos financieros limitados no tiene más remedio que pasar por alto una especialización forzosa en su organización de ventas por funciones, productos o clientes. Así pues, el estado financiero de la empresa influye no sólo sobre el número de vendedores a quienes puede dar empleo, sino también sobre la especialización de sus operaciones y la esfera de sus funciones.
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