Consiste en una conversación formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para un puesto determinado. Como herramienta de selección el elemento más comúnmente usado es la entrevista. Estas ofrecen una oportunidad para conocer personalmente al aspirante, hacerle preguntas de una manera que no permiten las pruebas, formular juicios sobre el entusiasmo o inteligencia del candidato y también para evaluar aspectos subjetivos de la persona (expresiones faciales, nerviosismo, etc.). Las entrevistas pueden ser un recurso de selección muy poderoso y es el factor que más influye en la decisión final respecto de la aceptación o rechazo de un candidato al empleo. La entrevista es en esencia un sistema de comunicación entre dos o más personas que interactúan.
Etapas de la entrevista de selección
— Preparación: la entrevista no debe ser improvisada ni en forma apurada. Tendrá un tiempo definido y requiere de cierta preparación:
— Los objetivos específicos de la entrevista (qué se pretende).
— El tipo de entrevista adecuado para alcanzar dichos objetivos.
— Lectura preliminar del curriculum vitae o solicitud.
— La mayor cantidad posible de información posible sobre el candidato.
— La mayor cantidad posible de información acerca del cargo a cubrir y las características esenciales exigidas por el mismo.
—Ambiente: El ambiente puede ser de dos tipos:
— Físico: el local de la entrevista debe ser confortable y estar destinado sólo a ese fin; sin ruidos ni interrupciones.
— Psicológico: el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial. No deben existir recelos o temores, ni presiones de tiempo, ni coacciones o imposiciones.
— Desarrollo de la entrevista: la entrevista propiamente dicha es la etapa fundamental del proceso en que se obtiene la información que tanto el entrevistador como el entrevistado desean. En ésta existe un nivel de interacción que debe ser elevado y dinámico. El entrevistador envía estímulos (preguntas) al candidato, con el fin de estudiar las respuestas y reacciones en el comportamiento (retroalimentación). Una parte importante de la entrevista consistirá en proporcionar información al aspirante sobre la oportunidad que existe y sobre la organización, con la intención de transmitirle una imagen positiva y favorable, y reforzar su interés.
El proceso de la entrevista debe tener en cuenta dos aspectos el material y el formal están estrechamente relacionados:
— Contenido de la entrevista: constituye el aspecto material. Es el conjunto de información que el candidato suministra de sí mismo sobre sus estudios, experiencia profesional, situación familiar, condición socioeconómica, conocimientos e intereses, aspiraciones, etc. Toda esta información reposa en la solicitud de empleo o currículum, presentado por el candidato, la cual se amplía y aclara en la entrevista.
— Comportamiento del candidato: constituye el aspecto formal. Es la manera como reacciona en una situación: modo de pensar, actuar, sentir, grado de agresividad, asertividad, ambiciones y motivaciones, etc. Lo que se pretende en este aspecto es tener un cuadro de características del candidato, independientemente de sus calificaciones profesionales.
Perfil del entrevistador ideal:
— Conoce bien el cargo que se pretende ocupar
— Conoce la organización en profundidad, sus fortalezas y debilidades.
— No trata de supervalorar la organización frente al candidato
— Lee el currículum del candidato antes de la entrevista
— Se preocupa por informar al candidato acerca del cargo y de la organización.
— Se interesa por el candidato como persona.
— Se muestra sincero, cortés y puntual
— Formula preguntas desafiantes, sin mostrarse muy personal o directo
— Procura hacer una evaluación después de la entrevista
— Final de la entrevista: debe ser abierta y desarrollada libremente, sin obstáculos ni timideces, la terminación de la entrevista debe ser cortés; el entrevistador debe hacer una señal clara para indicar que la entrevista terminó, sobretodo debe proporcionar al candidato información sobre la acción futura y cómo será contactado para saber el resultado.
—Evaluación del candidato: a partir del momento en el que el entrevistado salga del lugar el entrevistador debe iniciar de inmediato la tarea de evaluación del candidato, puesto que los detalles están frescos en su memoria. Si no tomó nota debe registrar los detalles. Si utilizó una hoja de evaluación debe ser verificada y completada. Al final deben tomarse ciertas decisiones con relación al candidato, si fue rechazado o aceptado
La evaluación de desempeño estaría incompleta sin esta vital herramienta que brinda el resultado de la evaluación de desempeño y la consiguiente retroalimentación para el personal. Algunas recomendaciones pueden transformar este tipo de entrevista en un mutuo aprendizaje, tanto para el evaluado (entrevistado), como para el evaluador (entrevistador) entre ellas podemos mencionar:
— Preparar la sala donde se realizará la entrevista: es conveniente erradicar la barrera adicional del escritorio para favorecer la comunicación entre los interlocutores.
— Definir el momento en que tendrá lugar (preferentemente un día y una hora convenidos entre las partes que a los dos les resulte cómodo, con mucho tiempo disponible y sin interrupciones)
— Revisar las descripciones de puestos pertinentes.
— Reflexionar sobre los objetivos de la reunión y en buscar ejemplos concretos acciones o actitudes del empleado que justifiquen la evaluación.
— Es indispensable dar siempre lugar al entrevistado para hablar, comenzando por pedirle que indique qué otros asuntos no mencionados por el entrevistador quiere tratar para incluirlo en la agenda antes de pasar al tema central de la reunión.
— Para empezar el entrevistador debería ponderar aquellas cosas que el entrevistado hizo o hace bien. Este feedback positivo ayudará a introducir los aspectos el desempeño que estuvieron por debajo el estándar esperado.
— Un buen entrevistador puede pasar el 80% la entrevista escuchando activamente. Para finalizar la entrevista, es mejor que sea el entrevistado el que resuma en primer lugar lo conversado y los acuerdos a lo que se ha llegado.
c) Entrevista de Desvinculación Laboral
La situación de cambio laboral es en sí misma generadora de ansiedades y angustias intensas, sea este cambio producido por una decisión particular o una decisión ajena a uno. Por todo esto, una política de desvinculación laboral, es tan importante como la política de selección de personal. Son momentos extremos en la vida laboral de un trabajador en relación con una empresa. Algunas organizaciones solo aplican la entrevista de retiro a los empleados que dimiten por iniciativa propia. Otras, la aplican indistintamente a todos los empleados que se desvinculan, tanto a los que deciden retirarse como a los que son despedidos por motivos de la organización. Por lo que éstas deberán implementar políticas de recursos humanos orientadas a que el momento de la desvinculación sea para el trabajador lo menos traumático posible.
Desvinculación laboral por decisión de la empresa: Despedir a un empleado es una de las tareas más difíciles a las que la gerencia se enfrenta en el lugar de trabajo. El empleado despedido - aunque advertido en muchas ocasiones anteriores - con frecuencia reaccionará con total incredulidad o aun con violencia.
Normas para la entrevista:
1) No retrasar el anuncio de la desvinculación, para evitar los rumores, es decir, que la entrevista deberá realizarse lo antes posible desde que se toma la decisión, para evitar que el empleado se entere de tal decisión, por canales informales.
2) Planear cuidadosamente la entrevista, esto significa:
— Programar la reunión durante los primeros días de la semana
—Asegurarse de que el empleado anote la hora de la cita
— Nunca dar informes al empleado por teléfono
— Diez minutos deben ser suficientes para la notificación
— Evitar los viernes y los días previos a las fiestas y a las vacaciones
— Llevar el expediente de recursos humanos y la notificación, preparados de antemano
No ande con rodeos hablando sobre cosas superfluas. Tan pronto como el empleado entre al lugar de la entrevista, dele un momento para estar cómodo y luego informe su decisión.
4) Describa la situación. Brevemente, en tres o cuatro declaraciones, explique por que la persona se tiene que ir pero no ataque al empleado personalmente. También haga énfasis en que la decisión es irrevocable , que otras posibilidades fueron consideradas, se consultó a la gerencia y que se consideraron todos los factores relevantes como el desempeño, la carga de trabajo y otros. No prolongue más de 10 o 15 minutos la entrevista.
5) Escuche. Es importante continuar la entrevista hasta que la persona hable libremente y con razonada calma sobre las razones de su despido y el finiquito que va a recibir. No polemice , escuche activamente y haga que la persona hable mediante el uso de pregunta abiertas. Evite confrontar el enojo o ponerse a la defensiva. Permita que el empleado sepa que usted considera que es un momento difícil, tanto para él como para usted. No participe en discusiones negociadoras. Dé a la persona la oportunidad de llorar si esto ocurre. Sólo ofrezca un pañuelo. Evite comentarios tontos como: "¿porque llora?, no es tan importante"• Cuando recupere la compostura, insista en los hechos.
6) Analice el montante de la liquidación. Describa los pagos por liquidación.
7) Se aconseja no terminar la relación laboral en ese momento sino otorgar un período de preaviso, que hará que el impacto sea menor ya que continuará por un tiempo en su ambiente de trabajo. Después de notificada la decisión de la desvinculación, es necesaria la intervención del responsable de recursos humanos por dos razones: por una parte, para poder responder a todas las preguntas que preocupan al empleado concerniente al tiempo durante el cual continuará percibiendo remuneraciones, las indemnizaciones y ventajas sociales con las que pueda contar, y por otra, deberá orientar al individuo en la etapa que deberá emprender para su reinserción laboral.
Formulario de entrevista de retiro por voluntad propia:
— ¿ Podría explicarme el motivo de su retiro?
— ¿ Que opinión tiene de nuestra empresa?
— ¿Que opinión tiene del puesto que ocupaba en nuestra compañía?
— ¿Cómo era su relación con su supervisor directo?
— ¿Qué opinión tiene acerca de las condiciones físicas del ambiente donde se desarrollaba su trabajo?
— ¿Tiene alguna sugerencia u objeción sobre los beneficios sociales otorgados por la compañía?
— ¿Estaba conforme con su salario?
—¿ Considera que nuestra organización le brindó oportunidades para progresar?
— ¿ Considera que se le proveyeron los suficientes programas de capacitación y entrenamiento así como también acertados criterios de evaluación de desempeño?
— ¿ Que opina sobre las relaciones humanas que existían en su sector y sobre la moral y actitudes de sus ex compañeros de trabajo?
— ¿ Piensa que encontrará oportunidades en el mercado laboral?
Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas
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