— El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
— Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.
— Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
— Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
— Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar
— Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
— Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
— Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.
— Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. Muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo dedicadas a muchos problemas relativamente secundarios, en lugar de concentrarse en pocas actividades, pero de vital importancia. A menudo, ya el 20% del tiempo y la energía correctamente utilizados, desde un punto de vista estratégico nos proporciona el 80% del resultado (la denominada ley de Pareto).
La distribución de su tiempo debería constar de tres bloques:
— 60% aproximadamente para actividades planeadas (dietario)
— 20% aproximadamente para actividades inesperadas (perturbaciones, ladrones de tiempo)
— 20% aproximadamente para actividades espontáneas y sociales (tiempo para la creatividad)
Según el PRINCIPIO COMERCIAL DE CAUTELA parece incluso indicado planificar únicamente el 60% del tiempo laboral y reservar el otro 40% como TIEMPO MUERTO O DE RESERVA. El rendimiento de toda persona está sujeto a ciertas oscilaciones durante el día que aparecerán según un ritmo. Delegación es la actividad clave de todo profesional y de todo directivo. Sus ventajas directas e indirectas son considerables.
— La delegación ayuda al directivo a descargar y ganar tiempo para tareas más importantes.
— La delegación ayuda a aprovechar mejor los conocimientos y experiencias técnicas del colaborador en cuestión.
— La delegación ayuda a fomentar y desarrollar la capacidad, iniciativa, independencia y competencia del colaborador.
— La delegación actúa con frecuencia de forma positiva sobre la capacidad de motivación y satisfacción por el trabajo del colaborador. Las reuniones infructuosas son uno de los más habituales ladrones de tiempo.
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