a) Nunca se debe negociar con miedo pero tampoco hay que tener miedo a negocia
En la fase de preparación es fundamental definir con precisión qué resultado se pretende alcanzar. Este objetivo debe ser ambicioso. Está demostrado que mientras más ambicioso es uno a la hora de afrontar una negociación, mayor empeño pondrá en la misma y mejor será el resultado que obtenga. Uno no debe fijarse un único resultado objetivo ya que probablemente no lo obtenga. Es preferible determinar un posible rango de resultados válidos.
Este rango vendrá determinado por los siguientes valores:
— Resultado óptimo: es el mejor resultado posible.
— Resultado aceptable: por debajo del resultado óptimo pero suficientemente bueno para cerrar el acuerdo.
— Resultado mínimo: marca el mínimo aceptable, por debajo del cual no interesa cerrar ningún acuerdo.
Si el negociador no se fija este mínimo aceptable es posible que acuda a la negociación con la convicción de que hay que cerrar un acuerdo a toda costa (como si no cerrar ninguno fuera el mayor de los fracasos). El modo de determinar este mínimo aceptable es valorando cual sería nuestra mejor alternativa en caso de no llegar a ningún acuerdo. Por ejemplo, quiero vender mi casa para financiar la adquisición de una nueva. Si no la vendo tengo las siguientes opciones: alquilarla (lo que me permitirá obtener una renta mensual), seguir habitándola (me ahorro los gastos de financiación de la nueva casa), cederla a un familiar, etc. De todas estas posibles alternativas seleccionaré la más interesante y procederé a valorarla. Por ejemplo, si opto por alquilarla recibiré una renta mensual de unos 1.000 euros, lo que me permitirá hacer frente a las cuotas mensuales de un préstamo de 200.000 euros. Por tanto, el precio mínimo que debo aceptar por mi casa antigua será de 200.000 euros. Por debajo de este importe sería preferible alquilar la casa antigua y solicitar un préstamo por esta cantidad. Si nuestra mejor alternativa es mejor de lo que la otra parte imagina, es conveniente que lo sepa para que lo tenga en cuenta a la hora de estimar nuestro mínimo aceptable. Si, por el contrario, nuestra mejor alternativa es peor de lo que la otra parte imagina, más vale no comentar nada (si llegara a conocerlo se debilitaría nuestra posición negociadora). Además de estos objetivos principales, conviene también elaborar en esta fase posibles alternativas por si la negociación no se desarrollase por los derroteros previstos. También hay que decidir en esta fase de preparación cual va a ser nuestra posición de partida. Es la posición inicial que comunicaremos a la otra parte. Normalmente se encontrará bastante alejada de la posición de partida del oponente. Esta posición inicial no es ni mucho menos la que esperamos alcanzar. Estará por encima incluso de nuestro resultado óptimo. Se fija una posición inicial elevada para poder contar con margen de maniobra por si más tarde hay que hacer concesiones. No obstante, esta posición de partida no puede ser tampoco ridículamente elevada ya que la otra parte la rechazaría por absurda, no tomándola en serio (con la consiguiente pérdida de credibilidad por nuestra parte) o renunciando a negociar. Otro motivo para fijar una posición inicial elevada es que mediante concesiones mutuas las partes irán aproximando posiciones, siendo muy frecuente que converjan en un punto intermedio entre las dos posiciones de partida. El fijar una posición inicial elevada hace que este punto intermedio se aproxime más a nuestros objetivos (si bien, la otra parte hará algo similar). Por otra parte, resulta interesante intentar determinar cuales pueden ser los objetivos que persigue la otra parte. Busca un precio barato, calidad, garantía en los plazos de entrega, busca un buen servicio post-venta, etc. Esto nos permitirá adecuar mejor nuestra oferta a sus intereses. También resulta conveniente estimar cual podría ser su mejor alternativa en caso de que no hubiese acuerdo.
En negociaciones complejas, en las que intervienen varias personas por cada lado, es aconsejable fijar con la otra parte antes del día la reunión la agenda de la misma:
— Temas que se van a abordar, en qué orden y tiempo previsto.
— Quienes van a intervenir por cada lado.
— Pausas, almuerzo, hora de finalización.
Esta agenda tiene como objetivo que la reunión se desarrolle de una forma ordenada:
— Permite que las partes centren su preparación en los temas que se van a tratar y acudan a la reunión con los especialistas oportunos.
— Permite centrar la discusión sobre dichos puntos, evitando que una de las partes pueda traer a debate asuntos que no estaban previstos y que la otra no haya preparado.
— Permite hacer un seguimiento de los temas a abordar, evitando que alguno pueda quedar en el tintero.
— Obliga a ir avanzando: las partes son conscientes de que hay un guión que hay que intentar cumplir y que no se pueden eternizar en un punto determinado. Aunque la agenda se establece para ser cumplida, ambos grupos negociadores deben interpretarla con cierta dosis de flexibilidad. La negociación no siempre discurre como estaba prevista (se presentan nuevas ideas, nuevos argumentos, se revisan los objetivos, surgen puntos conflictivos, etc.). La agenda viene a ser un marco general, una hoja de ruta, pero debe permitir cierta libertad de movimiento.
b) Como conclusión y resumen señalar
Ésta fase previa, o primera fase, o etapa constituye, la piedra fundamental, a partir de la cual debemos tratar de obtener toda la información disponible sobre el oponente con el que se negociará y la situación circundante. Error casi irreparable sería subestimar al oponente, e ir a la mesa de negociación sin conocer previamente a los actores y los escenarios. A modo de ejemplo, se enumeran algunas de los aspectos a obtener del o los oponentes, con los que se deberá negociar: nombre y apellido, hijos, esposa, más todos los datos de filiación posibles como: hobbies, lecturas que realiza, rutina, deportes, perfil (psicorretratos, grafológico, programación neuro lingüística -PNL-), fotos, videos, ropa que utiliza, hábitos alimentarios, currículum vitae, etc. Con la investigación realizada se tratará entonces de realizar una práctica con alguien que personifique el papel del oponente, quien planteará todas las dificultades y trabas posibles, de tal manera que estén previstas para la negociación real. Ésta primera fase es tan importante como la jugada de apertura en el ajedrez. Y esa relevancia es propia de esta fase, desde el primer momento que nos sentamos en una mesa de negociación.
Para cumplirla con eficacia, deberemos tener en cuenta dos factores, a saber:
— El lugar donde se negocia: en el del oponente, en el propio del negociador o en uno neutral.
— Los aspectos no verbales de la negociación.
Una vez que se inicia la negociación y el negociador se halla frente a la otra parte, ya no hay tiempos muertos. Todo vale: palabras, gestos, actitudes, comportamientos, aquello que decimos e incluso lo que callamos es tomado en cuenta por las partes. Hay que desconfiar de los comentarios “off the record”, puesto que puede ser parte de una estrategia de engaño. Esta fase es aquella en la que hacemos una exposición general de nuestra posición, de nuestros intereses, de los objetivos y acuerdos que esperamos conseguir, y de nuestra disposición y medios a nuestro alcance. Estamos, pues, enseñando todas nuestras cartas, si bien es posible que no todas estén boca arriba. Es, como decíamos anteriormente, nuestro despliegue inicial, nuestra apertura del juego que condicionará, en gran medida, el desarrollo del mismo. También es muy importante, asegurarnos de que hemos creado el clima propicio para la negociación y el entendimiento mutuo. Para ello es necesario recurrir a las herramientas del conocimiento del otro y hablar, aproximadamente, entre 10 a 20 minutos, acerca de temas superfluos. No olvidemos que nuestro oponente puede utilizar los mismos recursos que nosotros, para saber con quién va a negociar. Téngase en cuenta, además, que en esta fase suelen aparecer los primeros signos de desconfianza y recelo, como también las primeras actitudes de encasillamiento y rechazo. Cada signo negativo es un posible foco de incendio y conflicto para las fases restantes. Por dicha razón, hay que intentar apagar estos fuegos con tacto, respeto y cordialidad. No es malo ni evitable que aparezcan las primeras discrepancias, pero sí es peligroso que se manifiesten con signos visibles de desconfianza u ofuscación. Piense que el final de esta fase es de vital importancia para el desarrollo de las otras.
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