CEREMONIAL EMPRESARIAL EN LA NEGOCIACIÓN

1.- El ceremonialista o encargado de este evento debe conocer correctamente quienes son las personas de mayor jerarquía, quienes tendrán un papel ó rol importante a desarrollar, quien ó quienes son los anfitriones e invitados, para poder disponer el lugar adecuadamente. La falla en algún aspecto del ceremonial y protocolo pueden hacer derrumbar toda la negociación. 

2.- Utilizaría una mesa con cabecera francesa para una reunión de trabajo interna cuando un alto directivo desea mantener el diálogo especialmente con un gerente de determinado área, estando presentes otros gerentes, demás autoridades de la institución. El gerente se ubicará frente al alto directivo.

 3.- En el caso de una reunión de trabajo externa con un invitado de mayor jerarquía que el anfitrión, utilizaría una mesa redonda; la cual disimula las jerarquías y al ser circular se podrían ubicar - si fueran de otra empresa - dándole la derecha todos los de la casa a la comitiva ó grupo de trabajo invitado (en consecuencia al de mayor jerarquía que el anfitrión) y por consiguiente la comitiva invitada le dará la derecha al anfitrión. 

4.- En caso de tener una mesa de trabajo con un anfitrión y tres delegaciones los ubicaría en una mesa redonda intercalando las delegaciones, para lograr un diálogo más fluido entre las partes intervinieres. Igualmente hay que tener en cuenta cuantos invitados por delegación participarán, los idiomas, las jerarquías, etc., para diseñar correctamente este tipo de mesas. Las mesas de trabajo no deben tener ningún tipo de ornamentación, puesto que deben disponer de todo el espacio necesario para trabajar. 

a) Infraestructura 

Para llevar a cabo una ceremonia, acto ó reunión se tendrán que tener en cuenta los siguientes elementos: 

— Época del año en el que se realiza. 

— Cantidad de personas que participarán. 

— Accesos desde aeropuertos y avenidas. 

— Tiempo que se tarda en llegar al lugar. 

— Ventilación - Calefacción. 

— De acuerdo al evento, si ha de ser situado en plena ciudad ó en las cercanías de la misma (por ejemplo, en un hotel alejado de la urbe). 

— Que actividades se pueden realizar en las inmediaciones del lugar seleccionado. 

— Con que recursos y/ó servicios se disponen en el lugar que se selecciona y que lo circundan.

 b) Accesos 

Con respecto al acceso al lugar, debe ser de fácil ubicación, con diversas posibilidades de acceso, ya sea por calles, avenidas, rutas, autopistas. Que sea un lugar conocido, no necesariamente por los que participarán, sino, en caso de ser necesario consultar a alguien, éste pueda indicarnos correctamente el lugar. Puede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma más fácil de llegar al lugar. El estacionamiento, generalmente es quien genera retraso en los invitados ó de aquellos que deben participar de un evento. Por lo tanto, se debe dar la mayor comodidad para los que accederán al lugar con coche. A los de gran importancia ó jerarquía enviarles una tarjeta indicando el lugar que tendrán disponible para el estacionamiento y al resto de los invitados y participantes indicarles donde podrán dejar su automóvil; porque resulta imposible darle a todos la misma atención. 

c) Seguridad

 El tema de la seguridad es de gran importancia al momento de organizar un evento, por que de acuerdo al lugar que se elija, la hora del día, el tipo de invitados variará la cantidad de personal de seguridad que se necesite para proteger, no solamente a quienes puedan correr algún tipo de riesgo, sino para el público en general. Sanitarios y Guardarropas, el primero debe tener un fácil acceso, de rápida identificación (bien señalizado) y prolijamente atendido. Con respecto al segundo, debe ser un servicio ágil y organizado tanto para la recepción como para la devolución de las prendas. 

d) Ambientación

 La ambientación y decoración del lugar da el clima, el marco a la ceremonia ó evento, estos dos elementos acompañan a quienes participan de la reunión. Es la adecuación del espacio donde se aplicará el protocolo. Ambientación y decoración conforman el ceremonial. Los elementos que debe incluir este punto son: 

— Ornamentación. 

— Banderas. 

— Escudos Nacionales, Provinciales, Regionales. 

— Logotipos, isotipos, isologos.

 — Arreglos florales, etc. 

e) Iluminación y sonido

 La iluminación y el sonido son de suma importancia en un evento porque la falla en alguno de ellos generará el deslucimiento de todo lo organizado. Las luces y sonido serán chequeados con antelación antes del comienzo de la ceremonia. Un discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posición de una luz, generará, no solamente descontento en el público, sino a quien sé este perjudicando. Las herramientas con las que se debe contar dentro de una sala para obtener el máximo de eficacia en las comunicaciones son:

 — Micrófonos, 

— Equipo audiovisual, 

— Retroproyector, 

— Grabadoras, 

— Pantalla, 

— Circuito cerrado de televisión, 

— Circuito cerrado para grabación de sonido, 

— Poseer diversos lugares de toma corrientes (120 - 240 volts), 

— Es relevante tener cerca acceso a teléfonos, fax, internet, Instalaciones y equipos para traducciones simultáneas. 

f) Las mesas y su adecuación 

1.- La ornamentación para cualquier tipo de mesa debe ser sencilla y de poco volumen. En el caso de la mesa rectangular el adorno debe ser alargado conformado con flores de calidad y verdes; resulta de alta jerarquía colocar un arreglo floral central. Se pueden colocar candelabros de tres ó más brazos en los extremos de la mesa. Con respecto a la mesa redonda que se armará al aire libre en horas del mediodía se utilizarán las mesas con adornos redondos con flores silvestres. En todos los casos las flores no deben tener perfume para no interferir con los aromas de los vinos y de los platos de comida. (Ejemplos al final del Trabajo). 

2.- Se debe manejar correctamente el lenguaje de los cubiertos porque, en primer lugar es signo de cultura, de civilización, de educación; y también al conocer el lenguaje de los cubiertos podemos indicar cuando terminamos el plato, cuando se está descansando, ó repetir el plato. 

3.- El uso del muletón en el tendido de la mesa es para evitar los impactos sobre ella; evita los ruidos de los elementos que componen la mesa. Es generalmente utilizado para proteger aquellas mesas de calidad ó que poseen vidrio.

 g) Organización de una mesa de negociación con participación de una delegación extranjera

 Al momento de recibir una delegación extranjera hay que tener en cuenta una serie de pautas previas: 

— Chequear con anterioridad la cantidad de personas que llegarán al país. 

— Compatibilizar con el encargado de ceremonial de la delegación extranjera los roles, precedencias, etc.

 — Chequear horario de llegada al aeropuerto ó lugar de arribo de los extranjeros. 

— Indicar los requisitos necesarios para la estadía en nuestro territorio. 

— Enviar personal capacitado de protocolo con antelación al lugar de llegada. 

— Juntamente con el encargado de protocolo local enviar los medios de transportes acordes a las jerarquías.

 — Disponer de un dispositivo en el lugar de arribo para hacerse cargo del equipaje y de una rápida tramitación en migraciones. 

— Solicitar y chequear con tiempo la sala “VIP”. 

— Diseñar un circuito rápido de llegada al hotel ó lugar de encuentro. 

— Tomar todos los recaudos necesarios en lo referente a seguridad para la comitiva y vehículos.

 — Contratar traductores si es necesario. 

— Contratación del alojamiento (la comitiva invitada tendrá todo contratado por la empresa invitante), chequear que las habitaciones sean de nivel adecuado a los cargos ó rangos de quienes las ocuparán; chequear que estén correctamente presentadas. 

— Realización de una planificación social; puesto que si disponen de tiempo podrán dar una breve recorrida por la ciudad y los lugares más importante. Todo lo planificado en la etapa previa al encuentro se pondrá en práctica con la llegada de la delegación extranjera. 

h) Etapas a desarrollar 

— Espera en el lugar de llegada con todos los dispositivos de trabajo dispuestos. 

— Recibimiento de la comitiva.* 

— Presentación de quien se hará cargo de su traslado. 

— Traslado propiamente dicho. 

— Llegada al hotel ó lugar del meeting. 

Con respecto a la llegada de la delegación al lugar preestablecido para la reunión estarán esperando el anfitrión junto con la comitiva local a los invitados extranjeros. El anfitrión; si el rango lo merece, se desplazará más hacia la entrada, sino se dispondrá que se desplace lo menos posible. Se saludarán el invitado de mayor jerarquía de la comitiva extranjera y el anfitrión (hará la introducción el jefe de ceremonial) y se dirigirán a una sala privada. Las comitivas se saludarán y pasarán a la sala de la negociación. El anfitrión y la persona de mayor rango de la comitiva invitada ingresarán al salón y dará comienzo la negociación. La mesa de trabajo contará con un servicio de café, jugo, y algunos alimentos salados y dulces en pequeñas porciones, la mesa estará sumamente despejada para poder trabajar. Existe la posibilidad de concertar un almuerzo ó cena donde sí se dispondrá todo de manera que el centro de atención sea compartir una comida, en la mesa de trabajo la atención debe concentrarse en alcanzar una negociación eficaz; donde los objetivos, y metas de ambas partes se vean concretados. *Mientras todo esto sucede el grupo designado se hará cargo del perfecto diligenciamiento del equipaje y documentación.

 i) Detalle de la organización 

— Se seleccionará el salón de convenciones de la empresa, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, sin una compleja ornamentación (sin flores ó adornos) se utilizará una mesa de época de madera con sillas del mismo estilo que serán la figura y centro de la decoración. La cocina y el personal de servicio estarán en una sala lindera, los mozos permanecerán cercanos para asistir a las comitivas. Se comprobará el buen funcionamiento del sistema de aire y calefacción, porque el clima de trabajo debe resultar agradable, predispone a las personas de manera positiva ó negativa para el trabajo y para la toma de decisiones. 

— Se adecuará el espacio con una mesa alargada y las ubicaciones serán a la francesa para que el diálogo entre las comitivas sea fluido. Las precedencias son el centro y luego se ubicarán por orden lateral (de derecha a izquierda) cada comitiva. Cada una tomará una banda; no se mezclarán las comitivas, solamente se enfrentarán y se intentará que coincidan los cargos de cada lado ó que cada área esté una frente a otra. 

— Se dispondrán mesas auxiliares con material de trabajo; papeles, lapiceras, computadoras, etc. 

— Se ubicarán los intérpretes detrás de las dos personas que tiene que hacer la traducción.

 — Las secretarias no se ubicarán en la mesa de negociación; se colocará una mesa redonda con todo el material necesario para trabajar y asistir a sus jefes. 

— Cuando el anfitrión y la persona de mayor rango de la otra comitiva ingresan al salón y se ubican en la mesa dará comienzo la reunión y finalizará cuando consideren las partes (los mismos que dieron comienzo) que han arribado a su objetivo ó han alcanzado los lineamientos para una futura consolidación de sus metas. 

— Con respecto a la entregada de obsequios, el invitado podrá entregarle a su par un regalo en el privado ó podrá hacer entrega de un obsequio ante las comitivas (siendo este último de valor institucional). Cual forma será presentada quedará a decisión del anfitrión. Se tendrá en cuenta y se deberá chequear que tiene programado la comitiva invitada para este momento, puesto que la reciprocidad debe ser equiparada.

 j) Dispositivo de partida 

— Confirmar el horario de partida. 

— Disponer de los automóviles para el traslado. 

— Disponer de la sala “VIP”. 

— Realizar los trámites de emigraciones de las personas de mayor rango. 

— Enviar un representante de jerarquía a despedir a la delegación. 

— Despachar el equipaje. 

— Esperar el abordo de los invitados. 

— Regreso a la sede de la empresa y fin de la labor.

 k) Vestimenta - etiqueta 

Con respecto a la vestimenta tener en cuenta que el hombre, con traje oscuro estará siempre correctamente vestido en cualquier hora del día. También debe adaptarse a lo indicado en las invitaciones o temperaturas de los países, costumbres, etc. En el caso de las mujeres siempre deben llevar un maquillaje sencillo, vestimenta poco llamativa o insinuante. Adecuarse a los momentos del día y reuniones a las cuales son invitadas. Nunca transformarse en el centro de las miradas o conversaciones: debe ser recordada por su austeridad y capacidades.