— Celebrar un éxito de la organización.
— Agradecer la labor del personal de la empresa.
— Buscar soluciones a problemas concretos.
— Cerrar una negociación.
— Presentar un producto.
— Inaugurar unas instalaciones.
— Etc...
Una comida o cena de trabajo no debe durar más de una hora y media o dos horas, el menú debe ser ligero y se debe evitar en la medida de lo posible las bebidas alcohólicas. A diferencia de los desayunos, en este tipo de actos se permite que sean amenizados por música, preferiblemente clásica y únicamente para crear ambiente, ya que se trata de que los comensales puedan conversar entre ellos sin dar voces. En el restaurante se debe procurar colocar a los invitados de la manera que consideremos más ventajosa para los intereses de nuestra empresa, sin olvidar en ningún momento la importancia de cada uno de ellos, con el objetivo de tener cerca de las personas con las que más nos interese. Los anfitriones van a ser los encargados de presidir la mesa y deben ser los encargados de ordenar los aperitivos y las bebidas. Si se considerase oportuno, se puede pedir al invitado de honor que elija el vino que va a acompañar la comida. En caso de que asistan a la comida o cena invitados extranjeros, se les puede agasajar con un menú típico del país y vinos de diferentes denominaciones de origen. Tanto en las comidas, como en las cenas de empresa hay que evitar los silencios prolongados en la mesa, ya que se crea un clima muy incómodo. Para solucionar este punto lo más adecuado es "romper el hielo" con temas sencillos de conversación, como por ejemplo el vino, la comida o algún tema similar.
Una vez que tenemos claro cual es el objetivo que provoca la organización de la comida o cena de trabajo y qué es lo que queremos conseguir con ella, deberemos empezar a trabajar, marcándonos los siguientes pasos a seguir:
a) Fijar una fecha: Esto se hará teniendo en cuenta la agenda de los asistentes a la comida.
b) Confección de la lista de invitados: La lista de invitados se deberá hacer de acuerdo a las características y el motivo que motiva la comida y de acuerdo con la dirección de nuestra empresa.
c) Confección de las invitaciones: Sólo en caso de eventos muy formales. Deberán ser austeras y nominativas, donde aparezca el logotipo de la empresa y el día, fecha y lugar del evento.
d) Medio de transporte de los invitados: En caso de que los asistentes vayan a ir en su coche particular se deberán habilitar zonas de fácil aparcamiento, cerca del lugar de celebración de la comida o cena.
e) Confirmación de asistencia de los invitados principales: Esto es muy importante, ya que sabiendo los invitados que van a asistir podremos determinar un correcto orden protocolario de los comensales.
f) Control de accesos al lugar de celebración de la Inauguración o clausura. Este control se realizará para evitar que personas ajenas al evento entren en el mismo. Estos controles se hacen en la puerta, pidiendo la invitación o acreditación que le permita el acceso a las instalaciones. Las personalidades que asistan al acto, serán recibidas por el responsable de protocolo de la empresa, por lo que no presentarán invitación o acreditación.
g) Seguridad: En caso de la asistencia de personalidades públicas el servicio de seguridad se deberá coordinar con los diferentes cuerpos de seguridad (Policía local, Policía Nacional, Guardia Civil, etc...)
h) Decoración del lugar de celebración: Todo el ornamento del entorno donde se celebre el acto debe ser sobrio y discreto, y siempre utilizando los colores corporativos, las banderas de la empresa y el logotipo de la misma. La disposición y tipo de mesas que se vayan a utilizar en la comida vendrá impuesta por el número de asistentes, el motivo, y el lugar en el que se celebre, ya que no es o mismo celebrarlo en un restaurante, el salón de un hotel, o el comedor de la empresa.
i) Catering y comida que se va a servir: La comida de este tipo de eventos debe respetar los usos y costumbres de los invitados al acto, tener en cuenta la religión de los mismos, etc.., además de intentar promocionar los productos del país si asisten invitados extranjeros.
j) Distribución de los invitados en las mesas: La correcta colocación protocolaria de los invitados se debe hacer de acuerdo con el Real Decreto de Precedencias del Estado (en caso de que asistan autoridades oficiales). Habrá que tener en cuenta la disposición de las mesas y los intereses de la empresa al organizar la comida o la cena.
k) Confección de meseros y tarjetones: Esto nos facilitará mucho el trabajo en comidas con un elevado número de asistentes. Básicamente consiste en colocar un "plano" donde figure la disposición de las mesas y los invitados que las ocuparán.
l) Números y nombres de las mesas: Éste punto es también importante para que los invitados sepan, in situ, qué asiento les corresponde en la mesa.
El desarrollo protocolario de una comida o cena de trabajo debería ser normalmente de la siguiente manera:
a) En este tipo de eventos el recibimiento de los invitados es más lento y más laborioso que en otros casos (si el número de invitados es grande), ya que es muy importante que en el momento en el que el invitado de honor pase a la mesa, junto al anfitrión, el resto de invitados esté presente, o por lo menos los más importantes.
b) Antes de entrar al comedor se suele preparar un breve aperitivo para flexibilizar la hora de comienzo de la comida en función de la hora de llegada de las autoridades, personalidades que se haya invitado.
c) Una práctica, cada vez más utilizada es citar a las autoridades con posterioridad a la hora en la que se hayan citado al resto de los invitados, con la finalidad de que cuando lleguen ya estén el resto de comensales y se pueda pasar directamente al comedor, sin más preámbulos.
d) Si la comida es muy numerosa, el responsable de protocolo deberá contar con ayudantes que vayan recibiendo a los distintos invitados, y les acompañen al interior del edificio al lugar donde este previsto el aperitivo. El responsable de protocolo esperará a las autoridades, haciendo las pertinentes presentaciones.
e) En caso de comidas multitudinarias se recomienda utilizar alguna de las siguientes soluciones:
— Colocar tableros indicativos, a la entrada del salón, con los nombres de los invitados y el número de la mesa que les corresponde.
— Entregar a la entrada una tarjeta con su nombre y el número de la mesa que deben ocupar. Este sistema hace menos brusca la petición de la invitación.
— Entregar a la entrada un plano reducido del comedor, señalando el lugar que va a ocupar el invitado.
— Distribuir al personal auxiliar por el comedor, para que vayan indicando a los invitados el lugar que deben ocupar. El Responsable de Protocolo deberá acompañar a los invitados que ocupen la mesa presidencial.
f) La distribución de los comensales que sean autoridades institucionales se debe hacer atendiendo al Real decreto de Precedencias del Estado y la importancia de cada uno de los invitados.
g) Una vez terminada la comida, la mesa presidencial o el anfitrión, será quien la de por finalizada, levantándose del asiento que ocupen, haciéndolo en primer lugar la persona que haya presidido, ya se el invitado de honor o el propio anfitrión.
h) La despedida de los invitados se hará, normalmente, en la puerta de salida del lugar donde se ha celebrado el acto.
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