REUNIONES

Una reunión básicamente consiste en la asistencia de un número determinado de personas, en un lugar determinado y en un día y hora concretas para lograr un determinado objetivo, es decir, coordinar, acordar y definir algún aspecto de una estrategia empresarial dada. Por todo esto, organizar una reunión, efectiva y eficaz, puede ser difícil, o por lo menos complejo. Un responsable de Protocolo tiene en este tipo de actividades empresariales un papel muy importante, ya que es la persona encargada de que todos los aspectos organizativos de una reunión salgan sin ningún tipo de contratiempo. 

Dentro de las reuniones podemos distinguir 3 tipos: 

a) Reuniones Internas Son aquellas reuniones en las que participa únicamente el personal de la empresa y se celebra dentro de sus propias instalaciones. Un ejemplo de este tipo de reuniones serían los "briefing" o reuniones diarias que los jefes tienen con sus respectivos equipos de trabajo. 

b) Reuniones Externas Son aquellas reuniones que se celebran entre personal de la propia empresa con personal ajeno a la misma. Este tipo de reuniones se pueden celebrar en instalaciones de nuestra empresa o en otro lugar ajeno a la misma. Un ejemplo de este tipo de reuniones podría ser la reunión con un proveedor en sus propias instalaciones. 

 c) Reuniones Formales Son aquellas reuniones en las que se sigue un orden del día, están dirigidas por un presidente y se levanta una acta de la misma. Un claro ejemplo de este tipo de reuniones son las juntas de accionistas. 

Para organizar una reunión se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

 a) Objetivos Antes de organizar cualquier tipo de reunión se debe definir "sin ningún tipo de dudas", qué objetivos pretende alcanzar la empresa con su celebración, como por ejemplo: 

— Informar a los accionistas. 

— Reunirse con clientes. 

— Presentación de un nuevo producto. 

— Una reunión interna de trabajo.

 — Un consejo de administración. 

— Una reunión de formación. 

— Una negociación con proveedores.

 — Etc...

 b) Concepción estratégica

 Una vez que se han definido los objetivos que se quieren alcanzar con la reunión, debemos definir de qué tipo será y quién estará presente, ya que por ejemplo va a existir una gran diferencia entre organizar una reunión formativa, un consejo de administración, o incluso una junta de accionistas. En este punto, también nos debemos plantear si la reunión es necesaria o bien, se pueden encontrar alternativas. Por ejemplo, puede que el coste de la reunión en nuestras oficinas sea demasiado alto en relación a los objetivos que se quieren conseguir, en este caso deberemos buscar una alternativa como puede ser organizar el encuentro a través de videoconferencia o mediante grupos reducidos de trabajo. El responsable de Protocolo, de acuerdo con sus superiores, debe estudiar todas las posibilidades que puedan existir para la organización de la reunión que la empresa quiere organizar, de modo que se cumplan todas las expectativas deseadas al menor coste posible. 

 c) Logística 

Este punto pretende que nada quede al azar, desde los muebles, confortabilidad de la sala, comida y bebida, medios, etc... 

— Sala. Es evidente que no es igual una sala para un consejo de administración, donde con una simple mesa ovalada o redonda, en un entorno austero, es suficiente, que una junta de accionistas, donde deberemos adecuar incluso un polideportivo o sala de congresos con una mesa presidencial donde se sienten los consejeros delegados de la compañía, proyectores, sistemas de audio, sillas para los accionistas, azafatas, etc... 

— Catering. Se debe elegir un tipo de comida acorde con el tipo de reunión que vayamos a organizar. 

— En un Consejo de administración, por ejemplo, se debe tener:

 — Agua 

— Refrescos 

— Café 

— Infusiones 

— Leche...etc.


 — En una reunión formativa que sea menos formal, se podría hacer una pausa para descansar, donde colocaríamos: 

— Agua 

— Refrescos 

— Café 

— Infusiones 

— Leche

 — Bollería 

— Canapés...etc. 

— Tabaco. 


En caso de que no se permita fumar a los asistentes es muy importante indicarlo antes del inicio de la reunión y colocar algún aviso en la sala donde se vaya a celebrar la reunión. Si asisten fumadores y no van a poder fumar, es recomendable poner caramelos en la mesa de reuniones para evitar los nervios que se pudieran producir por este hecho. 

 — Medios de comunicación. Son muy importantes en las reuniones. Antes de que den comienzo, el responsable de Protocolo debe averiguar si se va a necesitar megafonía, proyector, retro proyector, pizarra, etc... El mismo responsable de Protocolo deberá probar todos los medios audiovisuales antes de que de comienzo la reunión, para que todo salga sin contratiempos y se logren los objetivos que se ha fijado la empresa.