En un congreso las actividades principales son:
— Exposición y debate de múltiples ponencias.
— Asistencia de personas con un alto nivel profesional.
— Discusión y debate de intereses comunes.
— Presentación de nuevos avances.
— Intercambio y exposición de descubrimientos en determinadas materias...etc.
La duración de un congreso debe ser de al menos 2-3 días, una duración inferior a esta los profesionales lo denominan conferencia, asamblea, convención, jornada profesional o reunión. En la organización de un congreso y en la medida de lo posible, si no contamos con la suficiente experiencia, existen empresas especializadas que nos pueden ayudar en su planificación y ejecución. El tiempo previo de planificación de un congreso suele ser de meses e incluso años, dependiendo del tipo de congreso que se quiera organizar.
Un Congreso se organiza de la siguiente manera:
TEMA Y ELECCIÓN DEL NOMBRE
Lo primero que debemos hacer es evaluar el tema del congreso. En la actualidad en los encuentros de este tipo se abordan todo tipo de temáticas. Un Congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencias y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino un contenido real sobre el tema central del congreso. A un congreso pueden asistir varios centenares de personas, reunidas en un auditorio u hotel, por lo que ya nos da una idea de su globalidad. En la medida de lo posible se debe intentar que el lugar en el que se vaya a desarrollar el Congreso sea afín al acto que aborda.
FECHA Y LUGAR
Por lo general planeamos un Congreso con la suficiente antelación como para prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible, cómo es: un Cronograma de actividades, plantilla de Inscripciones, etc... En el momento de escoger la fecha de celebración del Congreso, es muy interesante no ceñirse a una sola, sino barajar dos o tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.
En cuanto al lugar se deben tener en cuenta las siguientes cuestiones:
a) La Concurrencia: Se debe prever el público que asistirá al congreso, de manera que podamos calcular la capacidad que requiere el auditorio.
b) Mobiliario: Deberemos tener en cuenta si los asientos de los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o mesa de presidencia y comprobar que la decoración es la adecuada.
c) Servicios Técnicos: Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos, proyección de datos desde un PC, etc.., es de suma importancia saber con qué servicios de éste tipo cuenta la sala, para su contratación o no. El sonido de la sala también es importantísimo, a efectos de calibrarlo estableceremos el número de micrófonos que precisaremos y si deben ser inalámbricos o bien tradicionales. La iluminación del auditorio la deberemos calibrar en función de las actividades que se vayan realizando.
d) Salas Anexas: Siempre es importante disponer de otra sala en la que los ponentes puedan efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias. También puede ser necesario contar con una sala anexa para ruedas de prensa, presentaciones, o simplemente como lugar donde servir un Cóctel, etc...
e) Accesos: Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico, o de fácil acceso, y que disponga de estacionamiento propio o cercano.
PREPARACIÓN DE INVITADOS Y CONVOCATORIA
Contactar con los diferentes ponentes que deseamos que asistan al Congreso. Hacer un listado en el que se incluyan todas las personas que podrían estar interesadas en la asistencia al Congreso. Confeccionar el cronograma de conferencias y debates donde aparezcan:
— La convocatoria, comentando las fechas, los horarios y el tema de las conferencias.
— Una segunda lista, detallando las fechas, los horarios, los diferentes ponentes y los temas que se tratarán. Preparar el programa, donde se detallen todas las actividades del Congreso, esto es:
— Día y lugar de inauguración.
— Horario y lugar de las ponencias.
— Horario y lugar de las mesas redondas.
— Horario y lugar de las actividades paralelas.
— Día y Lugar de la clausura.
— Horario de Intervención de las diferentes autoridades invitadas al Congreso, etc...
— Confirmar a todos y cada uno de los ponentes, por teléfono o vía e-mail, el día y hora de su conferencia o ponencia.
— Enviar por correo las debidas acreditaciones del Congreso, junto a las reservas de hotel y pasajes de traslado al lugar de celebración del Congreso.
ALOJAMIENTO Y ENTRETENIMIENTO
Tanto para los ponentes como para los asistentes al congreso, se debe tener en cuenta el hospedaje, preferiblemente cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, y en caso de no ser posible, la previsión de las traslados hasta el lugar de celebración del congreso. Todo Congreso debe tener previsto para los ponentes y el resto de asistentes, una serie de espectáculos o actos que sirvan para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales entre los diferentes asistentes. No se debe olvidar a los acompañantes de los ponentes y el resto de los asistentes al congreso, a quienes se debe hacer un programa de actividades paralelas, que contemple, por ejemplo, un Tour por la ciudad donde se celebre el congreso, visitas guiadas a monumentos, asistencia a museos, espectáculos, etc...
CATERING
Normalmente en lo que se refiere a los desayunos, los hoteles lo incluyen el la reserva. Los almuerzos y cenas se deben prever, ya sea en el hotel, mediante descuentos especiales para los asistentes, o acordando precios especiales con restaurantes de reconocido prestigio, donde os asistentes al congreso puedan disfrutar de las especialidades de la cocina local. En el día a día del congreso, se debe contar con un servicio de catering que se ocupe de servir refrescos y algún tentempié a los asistentes en los momentos de descanso, así como los distintos cócteles que se tengan previstos.
EQUIPO HUMANO
Un Congreso, como todo acto protocolario, necesita un equipo de personas para su correcta organización y ejecución. Dentro de este gran número de profesionales los principales son:
a) Director del Congreso: Es el encargado de asignar las tareas a los grupos de trabajo y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los diferentes directores cada subgrupo.
b) Jefe de Prensa: Será el encargado de mantener las relaciones con los medios de comunicación y tratar directamente con los diferentes periodistas acreditados al evento. Dependiendo del evento y del número de medios de comunicación acreditados, deberá contar incluso con un gabinete de prensa propio.
c) Protocolo: Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajan en el evento, procurando mantener un buen clima de trabajo. El equipo de Protocolo deberá estar a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo a sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento. Otro cometido, quizás más conocido, es velar por la correcta imagen del evento, desde el arreglo del local, el orden del día del evento, hasta ubicar a los asistentes en los lugares que les corresponde. El responsable de Protocolo debe coordinar y organizar al diferente personal auxiliar de salas y la seguridad contratada para el congreso. El equipo de protocolo, también se debe encargar de las cartas de invitación, publicaciones y anuncios del evento.
d) Presentador: En muchas ocasiones esta función la cubre el mismo director del Congreso, aunque se puede encargar este cometido a otra persona, que será también la responsable de las presentaciones de las ponencias, así como también de hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.
e) Marketing: Responsable que se encargará de buscar fuentes de financiación para el Congreso, así como de las publicaciones relacionadas con el mismo.
f) Economía: Responsable que se encargará de los ingresos y gastos que produzca el evento. Debe coordinar a todos los integrantes del evento, de manera que la ejecución del mismo se mantenga dentro de los márgenes fijados en el presupuesto.
g) Personal Auxiliar de salas: Dependen del departamento de Protocolo y se encargan de realizar tareas de apoyo, como guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono en caso de debates, entregar y retirar los diferentes materiales necesarios para las presentaciones, servir agua a los ponentes, etc...
INAUGURACIÓN Y DESARROLLO DEL EVENTO
Un congreso comienza con una rueda de prensa o con una cena de presentación en la que participan todos los asistentes, acompañantes y cargos directivos del congreso. Antes de comenzar la cena se procederá a la entrega de credenciales a los asistentes al Congreso, donde también se les entregará una copia del programa de actividades del Congreso. Tras la cena de inauguración, se procede a hacer la presentación de los directivos y diferentes ponentes del congreso, y al programa del mismo.
FINALIZACIÓN Y DESPEDIDA
La finalización del congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cóctel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento. Este es el momento de entrega de certificados de asistencia, también se puede entregar algún recuerdo representativo de la ciudad donde se haya celebrado el Congreso, en agradecimiento por la participación en el mismo. Un detalle muy agradecido es, una vez pasado el Congreso, es hacer llegar a todos los asistentes una carta a cada asistente, firmada por el director del congreso agradeciéndole nuevamente su participación.
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