Vamos a ver a través de tres puntos cómo se desarrolla una reunión:
a) Fases de la reunión:
— Convocatoria: es el primer paso de la reunión en la que, con antelación, figura con claridad el lugar, la hora, la duración y el o los objetivos.
— Saludo y toma de contacto: a través de un breve diálogo sobre un tema de actualidad se trata de crear una atmósfera agradable en el grupo.
— Planteamiento del problema: etapa esencial porque es en ésta fase en la que se define de forma concreta el problema. Un problema mal planteado conducirá a malas soluciones. Tiene que ser explicado en términos claros de manera que pueda ser entendido por todo el mundo de la misma forma
. — Discusión de alternativas: etapa donde se combinan los hechos y se analizan las causas más probables para generar las diferentes alternativas de solución. En esta etapa el director tiene que ser muy abierto y estar atento a todas las sugerencias del grupo. Además, para que el trabajo resulte eficaz, todos los miembros deben sacar a la luz los hechos concretos, es decir, que deben aportar la información cuantitativa y cualitativa que contribuye a diagnosticar el problema y encontrar las causas del mismo.
— Cierre de la discusión: el director resume los resultados de la reunión de manera que sus colaboradores pueden ampliar o matizar algún punto de las conclusiones. Luego, se toma la decisión.
— Acta y seguimiento de los acuerdos de la sesión. Un acta resume los resultados de la sesión. Ésta sirve para informar a los miembros ausentes, poner en práctica los acuerdos adoptados y controlar las medidas propuestas.
b) Conducir la reunión
Para dirigir la reunión el director se sirve de:
— Formulación de preguntas que sean cerradas, abiertas o sugestivas. A las primeras se responde solo por sí o no, las segundas permiten desarrollar ideas propias y las últimas son aquellas preguntas va sugerida la respuesta.
— La repetición para reforzar, precisar, debilitar y esclarecer los argumentos de los miembros de la reunión.
— El resumen selectivo que permite llevar de nuevo la discusión al tema central cuando está se desvía del mismo.
c) Problemas que surgen y forma de abordarlos:
— El acaparamiento de algunos miembros que quieren ver adoptado algunas soluciones.
— El sentimiento de inferioridad en cuanto al status respectivo de sus miembros.
— Rutinas.
— Relaciones interpersonales que generan una pérdida de tiempo
— Conocimientos limitados en el tema. Hay muchos más problemas que aparecerán durante las reuniones.
Para que ésta sea eficaz, hay que respetar algunos puntos como los siguientes:
— Evitar las improvisaciones. El equipo debe preparar su reunión para lograr el objetivo.
— Los participantes deben conocerse suficientemente.
— Iniciar la reunión a la hora prevista aunque no haya llegado alguien.
— Seguir un plan para la discusión y la toma de decisiones.
— Establecimiento de la equidad como norma.
— El equipo se centra en lograr un acuerdo.
También hay aspectos que pueden surgir y consecuentemente hundir la reunión como los siguientes:
— Nadie rompe el silencio.
— Cuando alguien cuchichea con otro.
— Cuando alguien pide información adicional sobre el tema y el director no sabe que responder.
— Cuando alguien está leyendo el periódico o está provocativamente distraído.
— Cuando un miembro del equipo no participa.
— Cuando un participante no para de hacer payasadas.
— Cuando el equipo está repitiendo una misma idea y tiene la sensación de estar estancado.
— Cuando la discusión sólo gira en torno a argumentos negativos.
— Cuando dos participantes se enfrentan en una discusión personal.
— Cuando alguien aporta un enfoque al problema diferente o contrario al adoptado por el director de la reunión.
— Cuando la discusión pasa de un punto a otro del tema, etc…
Existen multitud de esos aspectos que pueden surgir durante una reunión. El director tiene que estar muy atento para poder arreglarlos y llevar a cabo los objetivos de manera eficaz. El director tiene técnicas para dinamizar el grupo. Vamos a ver algunas de ellas.
TÉCNICAS
a) Brainstorming
Parte de la base de que el talento creativo es universal y fruto del esfuerzo. El principio fundamental es la participación del grupo de tal manera que se va a producir más ideas nuevas y profundas que el trabajo individual y así los resultados serán mejores. Por lo tanto, se prohíbe toda valoración y criticas de las ideas para que se puedan expresar con independencia. Es una técnica en la que los participantes expresan con absoluta libertad todo lo que se les ocurra a propósito de un tema o como solución a un problema. Sin ningún análisis ni filtro sobre su calidad, se anotan en la pizarra. Sólo al final, cuando se agotan la producción de ideas, se realiza una evaluación de las mismas. Objetivo: La tormenta de ideas permite ante todo desarrollar la creatividad y se utiliza para descubrir conceptos nuevos, resolver problemas o superar el conformismo y la monotonía. Desarrollo: Antes de comenzar la tormenta se expone el problema y se explican las reglas: las ideas se expresan con independencia de su calidad; no se valorará ninguna idea hasta que se diga la última frase; se recomienda asociar libremente las ideas propias con las ya expuestas; cuantas más intervenciones, más posibilidades de encontrar posibilidades válidas; los turnos de palabra se concederán de manera indiscriminada. Al final, tres o cuatro personas que no hayan participado en la fase de producción analizarán todas las ideas para valorar su utilidad en función del objetivo que se pretendía con el empleo de la técnica.
b) El grupo nominal
Está diseñado para obtener y evaluar información útil en un escenario público. De grupo tiene solamente el nombre porque aunque las personas están físicamente presentes, trabajan de forma individual. El grupo nominal no es un método creativo en sentido estricto, sino un método para la resolución de problemas en general. Los miembros del grupo interaccionan muy poco y aportan sus decisiones de manera individual sumando después sus resultados y utilizando la votación como medio de conseguir una valoración grupal. Con más de doce integrantes se trabajará en subgrupos para seleccionar unas ideas antes de continuar con el grupo completo. Objetivos: Intercambiar informaciones, toma de decisiones en común, lograr un alto grado de consenso, equilibrar el grado de participación entre los miembros del grupo y obtener una idea clara de las opiniones del grupo. Desarrollo: Tras la descripción del problema por parte del moderador, se exponen las reglas: respetar el silencio durante el tiempo establecido y no interrumpir ni expresar nuestras ideas a otro participante hasta que el moderador no lo indique. Durante unos minutos (entre cuatro y ocho), los participantes anotan en silencio todas sus ideas; pasado ese tiempo se hace una ronda en la que cada participante expone una sola idea cada vez, si bien la única interacción posible es entre moderador y participante, y para aclarar la idea que el primero escribirá en la pizarra. Cuando todas las ideas estén escritas, se inicia ya una discusión entre los participantes para aclarar las dudas que puedan existir sobre lo que ha quedado escrito, pudiéndose modificar ahora alguna aportación. De nuevo en silencio, cada asistente, utilizando unas fichas, ordena jerárquicamente las aportaciones que le parecen más importantes. Se suman todas las votaciones individuales y se obtiene una jerarquía de ideas con las que se repite de nuevo el proceso hasta que se llega a la votación final.
c) El método Delphos
Parte de la exposición de un problema a los participantes que lo conocen bien, con el fin de que aporten soluciones al mismo. Las soluciones aportadas por cada experto se remiten al coordinador, quien los va pasando a los demás de forma anónima. Cada experto responde a las soluciones que les va aportando al coordinador con nuevas respuestas.
d) Phillips 6/6
Creado por Donald J. Phillips en 1948, éste método se basa en el objetivo de crear un ambiente ameno que permitiría la comunicación y la participación de todos los miembros, con la identificación de éstos con los problemas. Se divide al grupo en subgrupos de, como máximo, seis componentes que durante seis minutos discutirán para responder a una pregunta o resolver un problema o caso formulado por el moderador. Objetivo: Esta técnica suele utilizarse de apoyo a otras técnicas de grupo cuando por alguna razón se necesite: promover rápidamente la participación de todo el grupo, obtener muchas opiniones en poco tiempo; resolver un problema de forma creativa y descubrir las divergencias existentes ante un tema concreto. Desarrollo: Los grupos se reúnen en salas diferentes y cada uno de los integrantes expone su opinión durante un minuto. Un secretario designado por el grupo tomará nota de las aportaciones, y en el último minuto, se realiza un resumen de opinión del subgrupo. Un portavoz de cada grupo expone en el aula común sus resultados, que una vez comparados con los del resto de los subgrupos serán sintetizados por el moderador y anotados en la pizarra. Si todavía quedasen puntos por tratar se repite el proceso hasta que se hayan trabajado todos los aspectos.
e) La discusión
dirigida Ésta técnica grupal se utiliza para fomentar la participación de los miembros a través de sesiones dirigidas por un moderador y en las que se realiza un intercambio de ideas. Consiste en un intercambio de ideas entre varios participantes que previamente han trabajado sobre un tema que puede analizarse desde distintas posiciones. No conviene utilizarla en grupos de más de veinticinco personas. Objetivo: Esta técnica se centra en profundizar en los conocimientos mediante un análisis crítico de los temas y estimular la comunicación interpersonal, la tolerancia y el trabajo en equipo. Preparación: Días antes del empleo de la técnica el moderador decidirá el tema a tratar en función de los intereses del grupo y elaborará una información que contenga toda la información que pueda ser de utilidad para los participantes. Les facilitará, además, varias preguntas preparadas para iniciar y guiar la discusión y fijará la fecha de la misma. Desarrollo: Facilitará la participación si el moderador va pidiendo sus opiniones, concediendo los turnos de palabra y permitiendo las aclaraciones que vayan surgiendo. A medida que se agoten los comentarios, el moderador realizará un resumen de lo tratado, para finalizar con una visión de conjunto, sin inclinarse nunca a favor de una u otras opiniones.
f) Seminario
El grupo de participantes estudia en profundidad un tema pero, a diferencia de la técnica anterior, no recibe información ya elaborada, sino que debe investigar y estudiar el tema en reuniones, presentando al final un informe con los datos obtenidos. Conviene que el grupo no tenga menos de cinco componentes ni más de doce y que todos posean un nivel similar de conocimiento e intereses homogéneos. Reglas:
— Las reuniones deben estar planificadas;
— Su duración no excederá de tres horas;
— En la primera reunión se elige un coordinador y un secretario y se diseña un plan de trabajo.
Fases:
— Búsqueda individual de información.
— Puesta en común y establecimiento de las conclusiones.
— Elaboración del informe resumen de las conclusiones del grupo.
B) ELEMENTOS SUBJETIVOS: COORDINADOR Y ASISTENTES
a) La coordinación
El coordinador, moderador o responsable suele ser el convocante de la reunión. Además de eso, es el que conduce, clarifica, hace reflexionar, motiva y dinamiza la reunión. A este respecto, es conocida la anécdota de Churchill, en la que afirmaba que empleaba cinco minutos en preparar los discursos de dos horas, y dos horas en preparar los discursos de cinco minutos.
b) La comunicación durante las reuniones
Para obtener un buen resultado en una reunión, es absolutamente imprescindible que exista una comunicación fluida entre los asistentes. Vamos a analizar aquellos comportamientos que la favorecen y cuáles la enturbian o dificultan.
c) Los asistentes
Cada asistente, debido a su personalidad, suele desempeñar un papel en la reunión. Nosotros debemos ser hábiles y ayudarnos de aquellos que van a facilitarnos nuestra labor, como por ejemplo: el líder, el secretario, el alentador, el experto... También aparecen papeles negativos, como el crítico, el oponente sistemático, el manipulador, el dominador, el pesimista... En estos casos debemos evitar entrar en su juego, utilizando al resto de participantes para que ellos, no nosotros, den el tratamiento adecuado a la persona en cuestión. Si aun así ese asistente no cambia su comportamiento, debemos dar el último paso, que es hablar directamente con él o ella en privado y explicarle de buenos modos cómo está la situación.
d) El ambiente
El ambiente en el que se va a desarrollar una reunión suele ser uno de los aspectos que más descuidamos por considerarlo secundario. Sin embargo, tiene una gran importancia, ya que condiciona el ánimo de los asistentes: si estamos a gusto tendremos más ganas de trabajar. Fundamentalmente para crear un buen ambiente coexisten tres factores:
— La relación afectiva entre los participantes, que se potencia con una estrecha comunicación.
— El entorno físico. Por ejemplo, si hace calor, frío, ruido, interrupciones, etc. También nos referimos con «entorno» a la distribución de las mesas y sillas. El sistema de mesa redonda es el mejor para facilitar el diálogo ya que todos los participantes pueden verse las caras.
— La duración de la sesión, que estará en función de la finalidad de la reunión. Así, una reunión dedicada a repartir tareas no requerirá más de 45 minutos; una de carácter decisorio, alrededor de una hora u hora y media; si es de tipo formativa o informativa no debe exceder de dos horas. En cualquier caso, si supera las dos horas es conveniente hacer un descanso mínimo de unos 15 minutos.
C) TIPOS DE REUNIONES
Existen distintos tipos de reuniones en función de la finalidad que se persiga.
a) Reuniones informativas
Estas reuniones tienen la finalidad de que los participantes reciban una información que proporcionará el convocante de la misma o un experto interno o externo convocado a tal fin. Este, además, resolverá las dudas y las solicitudes de información complementaria que puedan aparecer. Si la reunión está integrada por muchos participantes se denomina Asamblea.
b) Reuniones consultivas
Su objetivo es recoger las opiniones de los participantes en torno a un tema que ha presentado el convocante. La información recogida puede tener varias aplicaciones posteriores, como el análisis de propuestas, la búsqueda de alternativas, la resolución de un problema, la mejora del trabajo en equipo, el punto de partida de un proyecto, etc.
c) Reuniones formativas
Se trata de formar a los destinatarios en una serie de conocimientos, criterios o actitudes. Para ello no utilizaremos el método clásico y pasivo de transmisión o información, sino que introduciremos las ideas que creamos claves y luego debatiremos sobre ellas para ir formando progresivamente a los participantes.
d) Reuniones decisorias
Su objetivo es tomar una decisión o definir un camino a seguir de entre todas las propuestas e ideas expuestas por los asistentes. Lo normal es haber recurrido con anterioridad a esta reunión, a otras de carácter informativo y consultivo, e incluso formativo. Sólo así conseguiremos marcar una línea de acción que sea realmente fiable.
D) FASES DE UNA REUNIÓN
En toda reunión se dan una serie de fases que se han de preparar por parte del convocante de la misma, que suele ser el coordinador o moderador. Estas fases son las siguientes: preparación, inicio, desarrollo, término y seguimiento.
1) Preparación
La reunión siempre hay que prepararla, de este hecho dependerá el éxito de la misma. Veamos los pasos que tenemos que realizar:
a) Planteamiento de los objetivos
Hay que preguntarse: ¿qué pretendo conseguir con esta reunión? La respuesta nos dará los objetivos, que deben ser los resultados concretos que se desean obtener al término de la reunión. Una vez tengamos los objetivos, que deberán ser claros y alcanzables, tendremos que buscar el método para conseguirlos (técnicas de trabajo en grupo).
b) Elección de los participantes
La eficacia de la reunión no depende tanto de la capacidad profesional de los participantes, sino más bien, de la aportación que puedan ofrecer en los temas que se van a tratar. Para ello debemos analizar sus características, nivel de experiencia profesional, etc. En un mismo nivel hay que plantearse la compatibilidad de las personas que se van a reunir, así como el número total de participantes. Si son demasiados se dispondrá de poco tiempo para las intervenciones y la reunión no será muy fructífera. Un número ideal oscila entre los 8 y los 10; así se permite un intercambio de opiniones suficiente como para extraer conclusiones reales.
c) Planificación
Nos referimos a la elaboración del orden del día de la reunión, que como su propio nombre indica, determina el orden en el que se van a tratar las cuestiones y los temas en la sesión, así como el tiempo asignado a cada uno de ellos. Sin embargo, no es infrecuente que al principio de la reunión se proponga cambiar el orden, anticipando un punto concreto, porque una de las personas afectadas o el propio ponente se han de marchar antes de que acabe la reunión, o posponiendo un punto, hasta que llegue el ponente, que viene de fuera y su avión se ha retrasado. Es conveniente que el primer punto del orden sea la lectura y aprobación del acta de la sesión anterior, en el caso de que nos reunamos con frecuencia, y el último punto, un turno de intervención libre, donde se recogen peticiones de información, iniciativas, sugerencias y propuestas. Este punto se puede omitir si previamente se envía un acta a cada participante para que lo pueda leer, y al comienzo simplemente se pregunta si quieren introducir algún cambio, prescindiendo de la lectura, que suele ser larga y aburrida.
d) Convocatoria
La convocatoria deberá hacerse de forma que anime a los participantes a asistir. En ella tienen que aparecer:
— Quién la convoca.
— Las personas convocadas.
— Los objetivos o motivos por los cuales se ha organizado la reunión.
— El orden del día.
— El lugar.
— La firma de quien la convoca.
Además, si se cree oportuno, y en el caso de tratar un tema poco conocido por los participantes, es conveniente incluir en la carta con la convocatoria, una breve información referente al contenido de la reunión.
e) Preparación de la documentación que se vaya a representar o distribuir, así como todos los recursos que necesitemos: bibliografías, transparencias, gráficos, diapositivas y, por supuesto, la sala, debidamente acondicionada.
2) Presentación
a) Presentación de los participantes.
La reunión comienza con la presentación de los participantes, exceptuando aquellas reuniones numerosas, como pueden ser las asambleas. El método tradicional es la rueda de presentación, pero si ya se conocen, evidentemente este paso es innecesario.
b) Presentación del tema de la reunión
Consiste en explicar brevemente el objetivo de la reunión y los temas que se van a tratar. Cuando dicha explicación termine, es conveniente preguntar a todos los asistentes si todo está claro y si consideran los objetivos alcanzables.
c) Presentación del método de trabajo
Antes de entrar en debate es preciso definir el método de trabajo que se propone seguir. En una reunión para buscar ideas, un ejemplo de método sería el siguiente:
— Presentación del problema.
— Lluvia de ideas (técnica de trabajo en grupo).
— Selección de entre las ideas generadas, de las que pueden aportar una solución al problema.
3) Desarrollo de la reunión
Una vez iniciada la reunión hay que empezar a tratar uno a uno los temas propuestos. Nuestras funciones como coordinador o moderador de la reunión son las siguientes:
— Dirigir la reunión para que no nos salgamos de los temas propuestos, para que no nos extendamos demasiado en algún punto determinado.
— Dinamizar la reunión, es decir, fomentar la participación de todos los asistentes, impedir que tomen las palabras siempre los mismos y calmar los ánimos si el ambiente se va caldeando.
— Aclarar las dudas que surjan, ofrecer información complementaria si es necesario.
— Sintetizar las ideas que van surgiendo en la reunión, a fin de ir acercándonos a una decisión y a una definición de las acciones que hay que realizar con posterioridad. Otro papel importante en el desarrollo de la reunión es la del secretario o secretaria de la misma. Sus funciones son:
— Tomar notas ordenadas de lo que se está diciendo.
— Registrar por escrito los acuerdos adoptados, así como las opiniones y discrepancias de los asistentes.
— Hacer observaciones al coordinador en los momentos en que la discusión se aparte de los temas concretos.
— Hacer un resumen verbal sobre el estado de la discusión cuando los participantes lo pidan.
— Redactar el acta. El acta es la relación escrita de lo tratado o acordado en una reunión. En ella se deben recoger los puntos esenciales de forma clara, breve y precisa. Nos sirve para recordar los compromisos individuales y colectivos, así como los plazos marcados.
En el acta debe constar:
— Fecha de la reunión.
— Relación de los asistentes.
— Nombres de las personas encargadas de la coordinación, secretaría, etc., y el procedimiento de su elección.
— Resumen de los puntos debatidos en el orden del día, resoluciones adoptadas y responsables de su ejecución en su caso. Votaciones efectuadas y procedimiento seguido.
— Firma del secretario o responsable de la reunión tras la aprobación de los asistentes.
4) Término
El fin de la reunión se determinará cuando se hayan realizado las siguientes tareas:
— Fijar los acuerdos.
— Aclarar tareas y actividades que favorecen la puesta en práctica.
— Designar a los participantes responsables del seguimiento y la ejecución.
— Asignar recursos para cada tarea y actividad.
— Establecer fechas para la finalización de las tareas.
— Redactar un acta (o borrador) en la que se recoge lo ocurrido en la reunión, sirviendo como punto de partida para la siguiente reunión.
— Recoger la información de los participantes sobre el desarrollo de la reunión a través de una evaluación (p.e. cuestionario). Justo después de concretar estos temas, el responsable realizará una síntesis sobre las ideas expresadas, las conclusiones que se han alcanzado y las tareas que se van a realizar. Esto permitirá al equipo tomar conciencia del trabajo efectuado, de los avances realizados y, en su caso, de las cuestiones que han quedado pendientes de solución y que convendrá tratar en una reunión posterior.
La síntesis debe presentar una serie de características:
— La brevedad. No exceder de 10 minutos.
— La concisión. Sólo incluirá los puntos esenciales.
— La organización de la exposición.
— La claridad. Una vez terminada la reunión, el coordinador o responsable tendrá que hacer un análisis de los resultados obtenidos, de los métodos de trabajo utilizados y del comportamiento del grupo.
Este análisis se puede basar en la observación o en el estudio de la evaluación que antes realizó el grupo. Todo esto se debe plasmar en un breve informe, que es, simplemente, un método para obligarnos a hacer una reflexión sobre nuestro trabajo como responsable de la reunión. Esta tarea extra nos va a proporcionar la información que necesitamos para ir perfeccionando nuestro papel. Veremos los aciertos y detectaremos nuestras carencias para así poderlas subsanar.
5) El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas
Esta es la última de las fases, y corre a cargo de los responsables e implicados, ya que si no se lleva a la práctica lo acordado se pondría en entredicho la efectividad de la reunión.
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