LAS REUNIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO

La reunión se ha vuelto el elemento principal de todo equipo de trabajo. Ésta sirve para el buen funcionamiento del equipo. En efecto, es la reunión que permite mantener la dinámica del grupo, valorar sus esfuerzos a lo largo del tiempo. La reunión permite al grupo revisar, actualizar y acrecentar los conocimientos de todos sus miembros. La planificación de los programas y proyectos, el intercambio de información, el control, evaluación y seguimiento de las actividades, la deliberación y solución de los problemas, la coordinación de tareas y los procesos de toma de decisión se gestan durante una reunión. Por lo tanto, una reunión tiene aspectos negativos como la insatisfacción o el estrés que ésta puede generar. Y también el gasto de tiempo si la reunión no ha sido fructífera. El sistema democrático se impone en las organizaciones y, por consecuencia, la voluntad de participar en los objetivos, de dialogar sobre las decisiones. Son necesidades expresadas por los agentes de cualquier organización. 

PLANIFICACIÓN

 No se puede llamar a los diferentes miembros para avisarles que tienen une reunión dentro de una hora. Hay que prevenirlos con antelación para que la reunión sea lo más eficaz posible. Hay que saber cual va a ser el asunto o el problema de la reunión para poder recoger información, prepararse. Luego, hay que encontrar el método, saber cuales son los expertos en el tema, quien puede ayudar a la resolución de tal problema. Estos elementos se unen a los medios que tenga la organización, que recursos hace falta para dirigir y seguir una reunión de manera eficaz. En tercer lugar, viene la fase de elección de participantes. El absentismo de los miembros perjudica el buen funcionamiento de la reunión. Al igual que un orden del día que no sea claro, todo el mundo tiene que entender el problema de la misma manera. 

EL DIRECTOR

 Una reunión está presidida por un director. Es él que va a encauzar al equipo hacia la resolución del problema. Así dirigir una reunión no es una tarea sencilla, hay que tener algunas cualidades que son las siguientes: tolerancia, ser abierto, adaptable a situaciones diversas, democrático y constructivo. Cualquier comportamiento autoritario es perjudicial a la reunión. Es causa de mal ambiente entre los miembros y hay muchas posibilidades de que no se consiga el objetivo de la reunión. El director autoritario se caracteriza por imponer su manera de hacer las cosas, no dejar tiempo al equipo para poder reflexionar sobre el asunto, criticar. Lo que ocurre es que los participantes realizan las tareas a disgusto y con poca participación. La calidad del trabajo será, por consecuencia, menor con informes muy general y simplificador. Por contrario, un director democrático deja al grupo organizarse asegurándose de que participa todo el mundo. El protagonista no es él sino el equipo. Así el director hace reflexionar al equipo sobre los métodos de trabajo, le propone un procedimiento, explica s opinión a un mismo nivel que los demás. De este modo, el equipo se reparte las tareas programándolas en diferentes etapas. Los participantes suelen estar más satisfechos, más motivados, más integrados que con el otro director. Básicamente, hay que tener en cuenta tres aspectos fundamentales:

 — No practicar la crítica negativa: ese ejercicio puede llevar a la total desaparición de la motivación del grupo. Las únicas críticas que pueden ser expresadas son las criticas constructivas que permiten seguir el desarrollo de las ideas y de la creatividad.

 — Evitar el protagonismo: después de haber enunciado el método, planteado el problema, el director expresa sus ideas como un monólogo, sin estar muy abierto a las opiniones del equipo. Cuando su tarea es invitar a los miembros de participar activamente, de emitir sus ideas con el fin de poder discutir las posibles soluciones.

 — Escucha activa: el coordinador tiene que tener en cuenta todas las sugerencias para que nadie se sienta excluido y que el grupo siga trabajando unido. Además cuando hay puntos muertos, el director puede utilizar unos argumentos escuchados antes para continuar el debate. Así, un buen director es aquel que permite al grupo estar activo, encontrar las soluciones al problema mediante sus propias normas, reflexionadas y elegidas, llevar a cabo las reuniones de una manera eficaz y coherente.

 LA REUNIÓN DE COLABORADORES

 Se define como reunión de colaboradores a la forma de trabajar en grupo en la que el jefe congrega a su equipo para tratar cualquier cuestión que afecta a él o a sus colaboradores. En este tipo de reunión participa solamente los colaboradores de un jefe. Entre los objetivos de esta reunión pueden darse: 

— La viabilidad del asesoramiento del jefe. Los colaboradores van a desarrollar ideas y puntos de vista nuevos con sus respectivos competencias y conocimientos para facilitar la toma de decisiones al jefe. 

— Reparto de la información entre los miembros ya sea ascendente o descendente. 

— El jefe expone claramente el problema que tiene que resolver. Así se enterarán de sus criterios y puntos de vista. Los colaboradores podrán trabajar más eficazmente sabiendo cuáles son las limites del problema. 

— Mayor sentimiento de solidaridad en el grupo dada la posibilidad de los colaboradores para salir de sus campos de trabajo y luego proponer sus ideas sobre tal o tal asunto próximo del suyo. — Permite al jefe un mejor discernimiento de sus colaboradores en cuanto a sus capacidades, sus voluntades para conseguir el objetivo. Y también le permite saber que posición ocupan sus colaboradores en el grupo. Así las reuniones se hacen porque existen necesidades. 


Éstas son múltiples y variadas tal como lo son las reuniones:

 — Reunión de información: en que se comparte unas informaciones a un grupo de su interés. Un “feed-back” permite saber si el grupo les ha entendido. 

— Reunión para analizar problemas: pretende solamente saber cuál es el problema y luego determinar su causa. 

— Reunión para prever problemas: permite adelantar problemas que pueden o que van surgir si no se ha tomado medidas preventivas.

 — Reunión para tomar decisiones: trata de encontrar soluciones a los problemas analizados.

 — Reunión de planificación: pretende planificar algo o hacer un programa de actividades. 

— Reunión de control: permite ver el buen funcionamiento de las decisiones puestas en marcha para poder dar marcha atrás si hay fallos.

 PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN DE COLABORADORES

 Las reuniones de colaboradores pueden ser periódicas o por un caso particular. Lo participantes son, como hemos dicho antes, los colaboradores del jefe a los que conciernen los temas que se van a tratar. En cuanto al numero de participantes, el ideal sería cinco o seis. Habría un problema de participación si el numero es más elevado. Antes de reunirse, los colaboradores reciben una convocatoria que les anuncian el tema que se va a tratar. El jefe al final de la reunión resumirá los resultados de la discusión. El jefe puede tomar una decisión pero ésta en ningún caso puede constituir una orden obligatoria para sus colaboradores. El jefe debe exponer las razones que justifican la solución elegida. Lo que ha de quedar claro es que la decisión del jefe es vinculante para sus colaboradores, independientemente de sí con sus razonamientos y explicaciones ha logrado convencer a todos o no.