ESTABLECER PRIORIDADES

"Es mejor hacer el verdadero trabajo (= efectividad) que hacerlo verdaderamente (= eficiencia)". (Peter Drucker) 

Uno de los problemas principales de los directivos es el continuo intento de hacer demasiadas cosas a la vez corriendo el peligro de perderse entre los distintos cometidos. Al final de un duro día de trabajo se llega a menudo a la conclusión de que si bien se ha trabajado mucho, sin embargo se han dejado por hacer, o no se han terminado, cosas importantes. Los buenos "manager" se caracterizan entre otras cosas por ser capaces de hacer tanto muchas cosas como muy diversas actividades dedicando un determinado tiempo única y exclusivamente a una sola tarea. Resuelven, por tanto, siempre sólo una cosa, y de una vez, pero de una forma consecuente y premeditada. Premisa imprescindible para ello es establecer prioridades claras, mantenerlas y llevarlas a cabo. Establecer prioridades significa decidir qué tareas son las de primer orden, cuáles las de segundo, y cuáles son las que hay que realizar a continuación. Las tareas de máxima prioridad son las que hay que hacer o resolver en primer lugar. 

VENTAJAS DE ESTABLECER PRIORIDADES

 Al establecer un orden de prioridades en la ejecución de sus tareas se asegura usted: 

— Trabajar primeramente sólo en las tareas importantes o necesarias 

— Realizar las tareas también en caso dado según la urgencia de las mismas 

— Concentrarse cada vez sólo en una tarea 

— Solucionar de una forma más efectiva las tareas en el tiempo prefijado 

— Lograr las metas fijadas de la mejor manera posible en tales circunstancias 

— Desligarse de todas aquellas tareas que puedan ser realizadas por otras personas delegando en ellas su realización 

— Mantener y cumplir citas y plazos 

— Hacer más satisfactorios el curso y los resultados del trabajo 

— Contentar más a colaboradores, colegas y superiores 

— Evitar conflictos 

— Estar más contento consigo mismo y evitar el stress innecesario 

ANÁLISIS ABC 

Estudios demuestran que el tiempo dedicado a la realización de las tareas muy importantes (A), importantes (B) y menos importantes (C) no se corresponde necesariamente con el valor que dichas tareas representan para el cumplimiento de una determinada función (jefe de personal, por ejemplo). A menudo se pasa uno la mayor parte del tiempo ocupado con problemas secundarios (C) quedándonos poco, generalmente demasiado poco, para las tareas de importancia vital (A). La clave para una exitosa distribución del tiempo radica únicamente en establecer una clara prioridad de las actividades planificadas clasificándolas en A-B-C según su importancia: prioridades ABC: 

— Las tareas A son los mas importantes cometidos de un directivo. Únicamente pueden ser llevadas a cabo por la persona en cuestión, bien ella sola o en colaboración con un equipo responsable (no delegables), y son del máximo valor para el cumplimiento de la función encomendada. 

— Las tareas B son, por lo general, tareas importantes y también delegables. 

— Las tareas C son las de menor valor para el cumplimiento de una función, si bien son las que consumen la mayor parte del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo (trabajos rutinarios, papeleo, lecturas, teléfono, actas, correspondencia, otros trabajos administrativos, etc.). Naturalmente, un análisis ABC no significa preocuparse solamente de las tareas A y renunciar total y absolutamente a las C, sino más bien ordenar todas ellas en una relación equilibrada según su importancia, estableciendo las prioridades de dichas actividades. 

La mejor manera de que funcione bien en la práctica el análisis ABC es si usted: 

— Planifica sólo 1 ó 2 tareas A por día (3 horas aproximadamente) 

— Prevé otras 2 ó 3 tareas B (1 hora aproximadamente) 

— Reserva el resto del tiempo (45 minutos aproximadamente) para tareas C De esta manera dirige usted de una forma activa el curso de su trabajo, se concentrará siempre en las cosas esenciales y evitará conflictos y stress innecesario. Muchos manager prefieren. Sin embargo, hacer las cosas de verdad (orientación hacia la actividad) que hacer las verdaderas cosas (orientación hacia el objetivo). Si así logra usted sus objetivos del día y a pesar de interferencias e imprevistos aún dispone usted de tiempo, entonces podrá decidir cómo y en qué quiere emplearlo.