El primer y más importante paso que se recomienda dar al comenzar a trabajar con dietarios es la planificación de cada uno de los días:
— Cada día se puede comenzar de nuevo cuando no ha transcurrido como se hubiera deseado.
— Quien con planificación no es capaz de dominar el curso de un día, tampoco podrá dominar el curso de periodos de tiempo más largos como planes mensuales o anuales. Un plan diario realista sólo debería contener, por principio, aquello que realmente se quiera y pueda resolver en dicho día.
El método Alpen siguiente es relativamente sencillo y sólo requiere ocho minutos diarios por término medio de tiempo para la planificación y así ganar mas tiempo para lo esencial: Escribir tareas, actividades y fechas Anote usted en la hoja correspondiente de su dietario y en el apartado adecuado todo aquello que usted quiera o tenga que resolver en dicho día:
— Trabajos necesarios anotados en su listado de actividades para esa semana o mes.
— Asuntos o trabajos pendientes del día anterior.
— Trabajos imprevistos a realizar en el día
— Llamadas telefónicas y correspondencia que hay que realizar y sacar.
— Asuntos que periódicamente se repiten, por ejemplo: 13-14 horas, reunión de la sección. Anote usted al lado de cada actividad el tiempo que usted cree que tendrá que dedicarle. El tiempo es escaso. Ocho horas son y serán ocho horas.
Como muestra la experiencia, frecuentemente se sobrestima el tiempo total necesario y se planifica más de lo que en realidad se puede llevar a cabo. Esto sólo conduce a una frustración innecesaria y aversión a los dietarios. Calcule usted por tanto. Aproximadamente el tiempo que tendrá que dedicar a las actividades que ha planificado realizar. ¡el tiempo es oro! Cuando usted gasta su dinero, calcula aproximadamente cuánto va a costarle o a cuánto va a vender tal o cual producto; ¿por qué no hacer lo mismo cuando del capital "tiempo" se trata? Trabajará considerablemente mas concentrado y soslayará tanto más consecuentemente los estorbos, cuanto mejor calcule el tiempo a dedicar a una determinada tarea. Una cosa es lo pensado y otra lo sucedido. Planifique usted únicamente una determinada parte de su tiempo laboral, según la experiencia, un 60% aproximadamente del mismo (regla básica de la planificación del tiempo). Acontecimientos imprevistos, interferencias, "ladrones del tiempo", necesidades personales, etc. No requieren una planificación exhaustiva, pero sí una previsión.
La distribución de su tiempo debería constar, por tanto, de tres bloques:
— 60% aproximadamente para actividades planeadas (dietario)
— 20% aproximadamente para actividades inesperadas (perturbaciones, ladrones de tiempo)
— 20% aproximadamente para actividades espontaneas y sociales (tiempo para la creatividad) Según el principio comercial de cautela parece incluso indicado planificar únicamente el 60% del tiempo laboral y reservar el otro 40% como tiempo muerto o de reserva. Tendrá que reducir usted de una manera rigurosa su listado de actividades a una medida realista.
— Estableciendo prioridades,
— Resumiendo o acortando aquello que se pueda,
— Delegando.
El resto habrá que posponerlo, suprimirlo o hacerlo en horas extraordinarias. Cuando repetidas veces ha dejado para otra ocasión una actividad, la terminará viendo molesta y entonces hay dos posibilidades:
— "Coge el toro por los cuernos" y soluciona de una vez el asunto,
— Olvida del problema porque es una cosa que se soluciona por sí misma.
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