NEGOCIACIÓN, PROTOCOLO Y CULTURA

Tanto la negociación como el protocolo son considerados arte y ciencia, y ambos tienen dos características en común:

— Son consideradas mutidisciplinares, es decir, utilizan otras ciencias para su desarrollo.

— No son estáticas, es decir, van incorporando los cambios que van experimentando las diferentes sociedades a lo largo del tiempo. Pero la principal fuente de la que se alimentan, tanto el protocolo como la negociación, es la cultura y las tradiciones de cada sociedad.

 El desarrollo de una sociedad y su cultura está definida entre otros por:

— Los aspectos geográficos.

 — La historia de las instituciones políticas.

— El desarrollo económico.

— La estructura social.

Pero también se pueden observar cinco condicionantes primarios:

— La raza.

— La lengua.

— La religión.

— La patria.

Hoy en día, y a pesar de que la globalización ha provocado una mayor interrelación entre los pueblos, se pueden señalar a las siguientes como las principales culturas del planeta:

 a) La cultura oriental, distinguiendo entre ellas: 

— La cultura china.

— La cultura hindú.

— La cultura japonesa.

 b) La cultura árabe o islámica. 

c) La cultura occidental, distinguiendo: 

— La cultura europea.

— La cultura norteamericana.

— La cultura latinoamericana.

En el afán de crear escenarios propicios para el desarrollo de negociaciones exitosas, el profesional de protocolo deberá asesorar al líder del equipo negociador en los aspectos culturales de los actores de la otra parte.

Le ayudará a responder preguntas tales como:

 — ¿Quién saluda primero?

— ¿Cómo se saluda en oriente?

— ¿Cómo emplear los distintos tratamientos conforme al rango?.

Según esto, ¿Cuál es, entonces, el procedimiento a seguir?. En realidad, no hay recetas mágicas simplemente debemos seguir unas pautas y aplicar el sentido común. Se plantea aquí el siguiente dilema: ¿debería el negociador mimetizarse con la otra parte para no ser percibido como una amenaza sino como un aliado? ¿Debería acaso disfrazarse de lo que no es? O ¿debería ser él mismo? El asesoramiento en estos aspectos es competencia del profesional de protocolo. De todas maneras, en tanto y en cuanto demostremos abiertamente respeto por otra cultura, otros usos y otras costumbres, sabido es que se nos respetará de igual mane- ra. Como se puede ver, el secreto principal es siempre la reciprocidad, aquello de "dar en justicia lo que le corresponde a cada persona", ni más ni menos. Aunque a primera vista, los aspectos culturales resulten novedosos en cuanto a su tratamiento, estas consideraciones sobre la cultura en el marco de una negociación han sido tratadas desde tiempos muy lejanos.

 En el siglo XVIII el diplomático francés y secretario de gabinete de Luis XIV, recomendaba a embajadores y ministros que negociaban en el extranjero "que debían adaptarse a los usos y costumbres del país donde se encontraren, sin mostrar repugnancia ni desprecio por sus habitantes, tal como suelen hacer algunos negociadores que elogian sin cesar la forma de vivir de sus propios países para así criticar en mayor grado a los otros." En la actualidad no es muy diferente, aunque con más sutileza se apunta al respecto diciendo que la mayoría de los países presentan variaciones regionales y étnicas significativas, que afectan a importantes elementos de la negociación, incluyendo la comunicación, la comprensión y la confianza.

Por ello, cuando negociamos con otra cultura debemos tener presente lo siguiente:

— Entender las diferencias de comportamientos y actitudes de negociación.

— Explicitar claramente las diferencias culturales que existen entre ellos y nosotros.

 — Mostrar respeto y tolerancia por las costumbres y tradiciones de nuestros interlocutores.

— Entender el interés detrás de la postura.

— Ver cuáles son los intereses que motivan a la otra parte para así poder enfocar la negociación de una manera exitosa.

— No asumir que piensan igual que nosotros ni que poseen la misma escala de valores ya que sus tradiciones y cultura son probablemente diferentes.

— No tomar actitudes ni palabras como ataques personales ya que puede que en su cultura sean cumplidos.

— Evaluar las alternativas al no acuerdo de las partes ya que si existe una base sólida, la negociación se puede llevar a buen término en una segunda reunión.

Este esquema plantea la necesidad de una acción conjunta del equipo de protocolo con el equipo negociador en el momento previo o de la preparación y planeamiento de la estrategia negociadora. La experiencia y preparación del equipo de protocolo, aportará los elementos necesarios que contribuirán al trazado de los pasos a seguir por el equipo negociador. Sobre esta base, ¿qué recomendaciones debe dar al líder del equipo de negociación en el caso de tener que llevar a cabo una negociación fuera de casa?.

Le será de gran utilidad contar con los Papeles de Trabajo elaborados por el equipo de respaldo de protocolo para proceder a incorporarlos a su estrategia o refinarlos conforme a sus propios objetivos. Por ejemplo:

— Conocer las jerarquías dentro del equipo negociador de la otra/s empresa/s.

— Recopilación de datos acerca del otro equipo negociador, y de su empresa.

— Acciones a realizar: llegada a destino y partida (vuelta a casa)

— Qué puntos se deberán tener en cuenta en el caso de ser negociador local. (depende del equipo negociador)

 — Preparar escenarios alternativos, por si los elegidos fallan o existen problemas de última hora.

— Elaborar distintos tipos de mesas.

 — Asesorar sobre la correcta ubicación de delegaciones.

— Cómo recibir y presentar a las delegaciones. El equipo de respaldo y el equipo negociador deberán trabajar conjuntamente en estos aspectos, para alcanzar una sinfonía que le permita lograr las metas deseadas con los más altos estándares de calidad y éxito.

ASPECTOS A ESTUDIAR EN LA NEGOCIACIÓN CON OTRAS CULTURAS

 a) Forma de trabajar (orientación hacia la tarea o interacción social)

b) Tiempo y espacio c

) Idioma y pensamiento (contexto)

d) Forma de administración (management)

e) Relación grupo - individuo

 f) Rituales

 g) Importancia de clase social y status

 h) Valores

i) Climatología: relacionada con la vestimenta (por ejemplo, demasiado calor con ropa pesada = incomodidad para negociar)

j) Jet-lag: cambios de usos horarios superiores a 4 horas precisan un día para aclimatarse.

k) Horario de las reuniones: si la primera reunión será en lunes, llegar el sábado anterior

 l) Cultura del anfitrión: conocimiento previo de los usos y costumbres "fuera de la mesa de negociación".

Teniendo en cuenta aspectos como son:

— Gestión del tiempo.

— Imagen personal y etiqueta.

— Formas de saludarse y tratamientos en relación con los sexos.

m) Pasajes, pasaportes y visas

 n) Tipo de cambio

ñ) Medios de comunicación

o) Hotel elegido: cuidado con el lujo desmedido

p) Lugar de reuniones: Se debe procurar elegir un sitio neutral.

q) Conocimiento previo de fumadores y no fumadores (espacios para fumar, pausas)

r) Prever la agenda en función de las fechas, feriados y días festivos por religión

s) Necesidad de traducción:

— Lo ideal es que este profesional sea miembro del propio equipo.

— Si no lo es: procurar que sea especialista en negociación; al hablar mirar al interlocutor no al traductor;

— El intérprete se sienta detrás de la mesa de negociación.

 t) Obsequios, estudiar atentamente la cultura al respecto para que no se confunda una "atención" con "soborno". Tener en cuenta la reciprocidad en cuanto a los obsequios.

u) Tarjetas de presentación de doble cara con traducción al reverso.

LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN LAS NEGOCIACIONES INTERNACIONALESEMPRESARIALES , POR MARÍA ADELAÍDA PÉREZ-ALDANA Y ROMERO

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas