— Organización de un comité de bienvenida.
— Realización de actividades paralelas para esposas y acompañantes.
— Calendario de visitas sociales y empresariales.
— Elección de un marco adecuado para las reuniones.
— Provisión de medios materiales (megafonía, banderas, alfombras, etc.).
— Atenciones diversas (atención a discapacitados, agradecimientos, programas alternativos al principal, alojamiento, etc.).
Como hemos dicho, negociar es convencer, persuadir, etc.., y todo ello se puede lograr en un marco agradable. Los anfitriones son los encargados de preparar, dirigir y gestionar el programa de actividades de los invitados, en coordinación con los servicios de organización de la otra parte. Hay que cuidar hasta el más mínimo detalle para que nuestros invitados se sientan como en casa. Se debe planificar todo, desde la llegada hasta la partida (recepción, equipajes, seguridad, transporte, alojamiento, visitas, agasajos, banquetes y cualquier otro tipo de actividad). Nunca se debe dejar a los invitados a la improvisación y siempre hay que contar con programas alternativos por si alguno falla.
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