— Lo que se quiere transmitir con la realización del evento. Es decir, cuál es la finalidad que la empresa busca con la organización y realización de la actividad.
— Lo que dice el acto que se va a organizar, o el mensaje que se quiere transmitir a los diferentes públicos e invitados al evento.
— Lo que nuestros invitados y públicos (de la empresa) van a percibir del mensaje enviado, a través del evento organizado por la empresa.
— Lo que nuestros invitados y públicos (de la empresa) van a entender y retener del mensaje enviado, a través del evento organizado por la empresa. Para conseguir un buen clima de entendimiento con la prensa, debemos tener un clima de mutua confianza entre la empresa y los medios de comunicación. Este buen clima de entendimiento se conseguirá poco a poco, con esfuerzo y profesionalidad por ambas partes.
Las funciones de un departamento de Relaciones Externas o Protocolo las podemos resumir en tres:
— Asesoramiento en todas las dudas relacionadas con el protocolo que los diferentes departamentos de la empresa pudieran tener.
— Apoyo a las diferentes actividades tanto directivas, como del staff que pudieran ir surgiendo.
— Desarrollo directo de las actividades y actos protocolarios que pretenda organizar la empresa.
Una visita es básicamente el acto en el cual una personalidad, delegación de otra empresa, país, comunidad autónoma, u organismo oficial, colegios, asociaciones o grupos de consumidores, clientes o proveedores viene a ver nuestra empresa, o alguna de las instalaciones de la misma. Una recepción es básicamente el acto en el cual una personalidad, delegación de otra empresa, país, comunidad autónoma, u organismo oficial, es invitada con una finalidad preconcebida, donde se ofrece una comida tomada de pie (cóctel). Una inauguración consiste en un acto de presentación, que una empresa, corporación, entidad, etc.., realiza para celebrar por ejemplo una ampliación, un pabellón nuevo dentro de la empresa, una exposición conmemorativa, una conferencia, un congreso, etc.., Por otra parte una clausura es la parte final con la que concluye un acto, una celebración, etc... Los desayunos de trabajo son una práctica muy extendida en las empresas multinacionales de origen anglosajón, y se han ido extendiendo a empresas más pequeñas, ya que tienen la característica de optimizar el tiempo de reunión. La duración de este tipo de reuniones es de no más de una hora, y el contenido del desayuno, evidentemente, no debe ser muy abundante. Una comida o cena de trabajo no debe durar más de una hora y media o dos horas, el menú debe ser ligero y se debe evitar en la medida de lo posible las bebidas alcohólicas.
Para organizar una reunión se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
— Objetivos.
— Concepción estratégica.
— Logística.
Podemos definir un congreso como una reunión "formalmente" protocolaria, donde los miembros de una asociación empresarial, organismo, profesión, colectivo, etc.., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.
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