Para la organización de cualquier actividad protocolaria debemos tener en cuenta:
— Lo que se quiere transmitir con la realización del evento. Es decir, cuál es la finalidad que la empresa busca con la organización y realización de la actividad.
— Lo que dice el acto que se va a organizar, o el mensaje que se quiere transmitir a los diferentes públicos e invitados al evento.
— Lo que nuestros invitados y públicos (de la empresa) van a percibir del mensaje enviado, a través del evento organizado por la empresa.
— Lo que nuestros invitados y públicos (de la empresa) van a entender y retener del mensaje enviado, a través del evento organizado por la empresa.
— Lo que nuestros invitados y públicos (de la empresa) van a repetir a otros "públicos potenciales" de la parte que han entendido del mensaje que hemos enviado a través del evento organizado por la empresa.
Para poder realizar satisfactoriamente estos pasos hay que tomar cualquier acto protocolario como si se tratara de contar qué es, qué hace, a qué se dedica, etc., nuestra empresa, de manera que cualquier persona asistente a un determinado evento organizado por la misma regrese a su casa con el pensamiento de que es "la mejor del mundo en su campo". Pero para conseguir esto se deben tener en cuenta los siguientes elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento: Como en todo proceso de comunicación, tanto en el Protocolo empresarial como en el Institucional, existen una serie de elementos a tener muy en cuenta, estos elementos son:
a) Los Sujetos
Principales del evento
— Emisor. Es quien envía el mensaje, ya sea una persona, una empresa o compañía, o bien una institución. Es decir, es quien organiza el acto o evento protocolario.
— Receptor. Es quien recibe el mensaje, ya sea una persona, otra empresa o compañía, etc. Es decir, la audiencia, o destinatario del acto o evento protocolario.
b) Los instrumentos que transmiten el acto protocolario
— Mensaje. Es lo que se quiere transmitir a los diferentes asistentes al acto, mediante la imagen, la escenificación del evento, etc., a través de un determinado conjunto de símbolos.
— Medio. Es la vía a través de la cual el acto protocolario va a llegar a los diferentes públicos, ya sea asistiendo directamente al evento, o a través de su visionado en los medios de comunicación audiovisuales, prensa, internet, etc..
— Codificación. Es la forma en la cual un acto protocolario expresa las ideas en forma de mensajes puntuales, con la finalidad de posibilitar la comprensión del mensaje por parte de los receptores, o públicos objetivo de la empresa que organiza el evento.
— Decodificación. Es el proceso a través del cual el receptor del mensaje "traduce" la información que recibe por parte del emisor u organizador del evento, de manera que al finalizar el mismo, se crea una imagen de la empresa.
— Respuesta. Son todas las reacciones y respuestas que los diferentes públicos a los que va dirigido el evento tienen a la finalización del mismo.
— Retroalimentación. Es la respuesta de los públicos objetivo de la organización del evento, una vez han asistido al mismo y han comprendido el mensaje lanzado por la empresa. Este es el momento en el que se deben recopilar este tipo de respuestas y ver si la finalidad que se buscaba con la organización del evento se ha logrado o no.
Para que este tipo de comunicación sea eficaz el organizador de cualquier acto protocolario debe seguir el siguiente proceso:
— Lo primero que debe hacerse es identificar el tipo de invitados que van a asistir al acto, así como el tipo de respuesta que se quiere lograr con la actividad que va a realizar la empresa. No es lo mismo organizar la presentación de una nueva línea de producto, que organizar una visita para escolares, ya que como se puede ver los públicos a los que nos vamos a dirigir son completamente diferentes, unos son entendidos en la materia, técnicos de ventas etc., y los otros son niños o adolescentes, a quienes por ejemplo, se pretende enseñar cómo se fabrica un determinado producto.
— Luego se debe definir de una manera lo más exacta posible las respuestas que queremos obtener. Volviendo al ejemplo anterior, de los técnicos buscaremos una buena evaluación de nuestro nuevo producto, para su mejor posicionamiento en el mercado; de los escolares probablemente buscaremos que se decanten por la compra de nuestros productos tanto ellos como sus familiares.
— Buscaremos una manera de transmitir el mensaje de manera que se adapte a las opiniones, creencias y estilo de vida de los receptores. Es decir, si organizamos la presentación de una nueva línea de producto en un país de tradición musulmana, y al finalizar la presentación deseamos dar un pequeño aperitivo, lo que nunca haremos será poner vino tinto y jamón de Jabugo, ya que aunque estaría muy bueno, probablemente nuestros invitados se sentirían insultados y como consecuencia la respuesta a nuestro producto sería completamente negativa.
— Estudiar la manera de codificar el mensaje que queremos transmitir, de tal forma que la decodificación del mismo sea óptima. Evidentemente, no organizamos el mismo evento a especialistas en ventas, técnicos, etc., que a un grupo de escolares, ya que el mensaje dado a los técnicos, probablemente los escolares no llegarían a entenderlo.
— El responsable de protocolo debe conseguir que el mensaje sea sencillo de entender, simple, claro, etc., de manera que se transmitan con la suficiente claridad los puntos principales al público objetivo elegido. Por ejemplo si queremos transmitir una imagen corporativa lo ideal es que los colores y las formas se correspondan con nuestra empresa, es decir, si queremos transmitir una nueva imagen de marca basada en el color azul y un logotipo, lo que no haremos será poner toda la decoración de color rojo. El color predominante será el azul y también el logo de nuestra empresa deberá estar muy presente.
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