RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Para que todo evento protocolario tenga el máximo impacto posible, el departamento de relaciones externas (protocolo, relaciones públicas y comunicación), debe tener unas buenas relaciones con los medios de comunicación, con el objetivo de que cualquier acto que organice nuestra empresa salga publicado o se transmita en dichos medios. Para conseguir un buen clima de entendimiento con la prensa, debemos tener un clima de mutua confianza entre la empresa y los medios de comunicación. Este buen clima de entendimiento se conseguirá poco a poco, con esfuerzo y profesionalidad por ambas partes. Para conseguir un clima de mutua confianza entre empresa y medios de comunicación se deben tener en cuenta los siguientes puntos: 

a) Ánimo de informar 

La empresa debe dar el primer paso, enviando boletines, notas de prensa, etc.. a los diferentes medios de comunicación, con la finalidad de tenerlos al día de las diferentes actividades y eventos que vaya a organizar. Siempre sin olvidar que aunque nos veamos tentados de comentar alguna "anécdota curiosa" que haya pasado con algún invitado y que creamos que nos puede ayudar de cara a tener "contentos" a los periodistas, lo principal son los intereses tanto comunicativos como comerciales de la empresa a la que representamos, y esto en el ámbito del protocolo se consigue siendo discretos y buenos profesionales. 

b) Establecimiento de una vía de comunicación única

 El periodista debe tener la impresión de que le facilitamos, dentro de nuestras posibilidades, su trabajo, de manera que:

 — Nos vayamos convirtiendo poco a poco en una buena fuente de comunicación para él, de manera que esté interesado en que le enviemos notas de prensa y le invitemos a los eventos que organice la empresa. 

— El periodista progresivamente nos vaya considerando un aliado suyo, de manera que quiera recurrir a nosotros cuando organicemos un determinado evento. Conseguir el establecimiento de esta vía única de comunicación hará que nos aseguremos así la publicación en los diferentes medios de comunicación del evento, haciendo así que nuestra empresa adquiera una cierta notoriedad publica.

 c) Colaboración ágil y eficaz con los periodistas

De manera que cuando se establece la relación profesional con un periodista, la información que le proporcionamos simplifique su trabajo y se la demos de una manera rápida y con interés informativo. 

d) Veracidad

 Nunca, bajo ningún concepto, engañaremos a un periodista de manera que demos nombres de personas que no vayan a asistir a un evento organizado por la empresa, ya que si lo hacemos el resultado será:

 — Pérdida de la confianza del periodista, por lo que probablemente no vuelva a fiarse de nosotros. 

— La reputación de la empresa a la que servimos se verá afectada negativamente, y limpiar esta imagen será muy difícil.

 e) Transparencia

 Además de facilitar a los medios de comunicación, información veraz, completa y exacta, los periodistas se deben quedar con la impresión de que la empresa no les oculta absolutamente nada. En las PYMES, normalmente el responsable de Protocolo, o Relaciones externas lo es también del departamento de Relaciones Públicas, y por consiguiente es también el responsable de las Relaciones con los medios de comunicación, de manera que deberá tener en cuenta las siguientes actividades fundamentales:

 — Establecer nuevos contactos entre los periodistas y mantenerse al tanto de los cambios que se producen en los diferentes medios de comunicación. Para facilitar esta actividad se debe elaborar un listado de prensa, o medios de comunicación, que nos facilite la tarea de contacto, seguimiento y cambios profesionales de los diferentes periodistas con los que vayamos a tener tratos. 

Los datos que se deberían incluir en un listado de prensa son: 

— Nombre del Medio de Comunicación. 

— Dirección Completa. 

— Teléfonos y números de Fax. 

— Las personas de contacto y la sección a la que pertenecen. 

— Otros datos que nos faciliten la localización de nuestros contactos.

 — La fecha de la última actualización realizada en el listado. 

Aunque esta actividad pueda parecer muy complicada, en el fondo no lo es ya que el periodista va a ver en nosotros una nueva fuente de información, de manera que enviando una simple nota informativa a los diferentes medios de comunicación comentando que nuestra empresa desea el inicio de relación con ellos, nos responderán y empezará así el mutuo conocimiento y una buena relación profesional. 

— Suministrar noticias a los medios. La mejor manera es fomentar que los directivos de la empresa, o personalidades relevantes escriban artículos que podamos ofrecer a nuestros "periodistas de cabecera", ya que cómo normalmente las empresas no están todo el día organizando eventos, tendremos a los periodistas contentos y ocupados, ya que les seguimos enviado noticias, artículos, o facilitándoles reportajes, y por consiguiente su trabajo.

 — Realizar un seguimiento de las noticias aparecidas sobre la empresa y las actividades protocolarias organizadas por la misma, así como la valoración de los resultados tomando medidas encaminadas a rectificar informaciones erróneas si las hubiera. Cómo ya hemos visto, el Protocolo empresarial tiene un componente comunicativo importantísimo, pero además tiene un evidente carácter de diplomático e incluso, junto a las Relaciones Públicas, un carácter mediador en determinadas ocasiones, como pueden ser reuniones con otras empresas, clientes, reuniones, etc..