DIRIGIR UNA REUNIÓN
Dirigir una reunión, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre todo, conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspecto generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.
Existen tantos tipos de reuniones como temas, departamentos o motivos haya para organizarlas:
— Reuniones de ventas.
— Reuniones de marketing.
— Reuniones de lanzamiento de nuevas líneas o productos.
— Firmas de acuerdos, tratados, cooperación, etc..
— Reuniones de accionistas.
— Reuniones de negociación.
— etc..
Aunque cada una puede tener sus características particulares las bases suelen ser bastante comunes en todas ellas.
Una junta no es más que una reunión de varias personas para tratar de un asunto. No hay que intimidarse por el nombre del acto. Una Junta de accionistas, se convoca para aprobar las cuentas de la sociedad de la que son partícipes y tratar cualquier otro asunto referente a la misma. En definitiva es un tipo de reunión especial, de las muchas existentes, pero cercana a muchas personas que invierten sus ahorros en las grandes empresas. Los detalles de su organización son comunes a los de una reunión, con alguna particularidad como una mesa presidencial y los accionistas distribuidos, por regla general, en un gran espacio como puede ser un patio de butacas (de un teatro, por ejemplo) o sillas en un pabellón o gran recinto. Se les facilita una carpeta con documentación y el orden día, y como peculiaridad, es habitual que haya dos convocatorias, para acudir a la misma.
b) Reuniones virtuales
Son cada vez más utilizadas por el auge en los últimos años que ha adquirido Internet y las nuevas tecnologías. La posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satélite y un sencillo equipo, es una opción cada día más utilizada por directivos y otros cargos que no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas, pudiéndolo hacer desde su propio despacho o sala de reuniones. Podemos tener dos posibilidades: solo texto (chat) y pizarra, o videoconferencia. Tecnología y buenas maneras, no están reñidas.
Por lo tanto no se debe:
— Escribir todo el texto en mayúsculas ya que significaría que estamos gritando.
— Procurar utilizar un idioma común para evitar confusiones en las transcripciones.
— Intentar no enviar documentos innecesarios para no recargar la línea de comunicación.
— Utilizar los mismo modales y tratamientos que en cualquier otro tipo de comunicación escrita. Si además hay imagen (videoconferencia) hay que mantener una postura correcta, evitar ruidos extraños (movimiento de papeles, música de fondo, teléfonos, etc), vestir igual que para una reunión presencial y también debemos procurar no salirnos del ángulo de cámara para que los conectados no pierdan nuestra imagen.
c) Chat
Existen muchos programas de chat que ponen a disposición del usuario un medio de comunicarse de forma escrita con otros usuarios. Además, alguno de ellos dispone de una pizarra común donde podemos intercambiar esquemas, gráficos y anotaciones. Estos programas nos facilitan utilidades para el intercambio de documentos y archivos, pudiendo recibir o enviar fotos, cartas y cualquier otro archivo. Otra ventaja es que podemos "registrar" toda la conversación y quedar grabada en un "log", pudiendo así repasarla y hacer una revisión de los temas tratados. La principal desventaja, es la frialdad y despersonalización.
d) Videoconferencia
Es un sistema muy utilizado en la actualidad. A las características del apartado anterior, hay que añadir la imagen real en directo. (si no hay imagen pero hay sonido se le conoce como audioconferencias). Este sistema permite por medio de Internet y por línea directa conectar dos equipos y entablar una reunión totalmente privada o conjunta, con dos o más localizaciones distintas (pueden participar varias personas de distintos puntos de origen). El ahorro de coste tanto monetario como personal es muy elevado y la productividad de estas reuniones no tiene nada que envidiar a las presenciales (sobre todo para determinados temas).
Es un tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión (sobre todo si es una negociación). Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Una pequeña reunión requiere una sala pequeña y una gran reunión (como suelen ser la juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala. Hacer sentarse a cinco o seis personas en un gran salón donde se pierden sus voces y sus miradas no es buen comienzo. Y viceversa, sentar una nutrida delegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni un buen principio para la reunión.
ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓN
Una vez elegido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles, diferenciando la reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si la reunión es pequeña y de empresa, puede ser el propio director o conductor de la misma quien coloque a los asistentes (el mismo les indica donde colocarse). Si la reunión ya es más grande y participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Es recomendable que el cartel se coloque en el asiento, no en el respaldo, ya que si hubiera huecos vacíos la imagen de los ausentes podría quedar dañada. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el país o empresa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de sitios) y luego más detallados, cada cartel individual también en los asientos. Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de los asistentes a la reunión. Si es preceptivo, se puede dar lugar a una presentación uno a uno de los asistentes, o solamente presentar a los "conductores" o representantes principales de la reunión.
Posteriormente es vital aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:
— Exposición del tema principal. Esquematizar el asunto principal.
— Aportación de puntos de vista de los asistentes.
— Establecimiento de turnos.
— Puntos claves a discutir y posibles conclusiones finales.
Hay que:
— Suscitar el interés de los participantes desde un principio.
— Evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo de reunidos.
— Cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la reunión.
— Ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo.
— Procurar la participación de todos los asistentes.
— Evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras. Las reuniones son muy productivas y exitosas si sabemos dirigir y lograr que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.
Elementos básicos para que la reunión sea productiva, aparte de algún simple elemento de decoración (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber:
— Folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es numerosa en asistentes) o intercomunicadores, etc.
— Para reuniones que se prevean largas, en todas las mesas debe haber botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas) o algún plato con bollería, termos con café o té,...
— Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de la reunión.
DETALLES
Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. Hay que cuidar detalles como el tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los países asistentes. Detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religión o historia, al igual que cualquier mínimo detalle, como puede ser las flores de un simple centro de mesa.
Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de la reunión y de algún que otro las mesas pueden ser:
a) Herradura.
Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.
b) Circular.
Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.
c) Polígono.
Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son ideales por que delimitan en cada lado se su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.
d) Rectangular.
Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados. e) Oval. Es similar a la rectangular, pudiendo establecer la presidencias de forma central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).
Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas
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