PROTOCOLO EN LA VIDA PROFESIONAL (PRESENTACIONES)

PRESENTACIONES 

Cuando se asiste a cualquier acto (fiesta, reunión, encuentro de trabajo, etc.) surge la cuestión de las presentaciones. También cuando se va acompañado por la calle y se encuentra con personas que no se conocen entre ellas. Las relaciones sociales, las conversaciones e incluso muchos negocios empiezan previamente con la presentación de las personas por una tercera parte conocedora de ambas. Da lo mismo donde nos encontremos: una reunión, un cafetería, en la calle, siempre se debe presentar a las personas que no se conocen.

a) Cuando presentar

 Las normas de cortesía subrayan que siempre que se encuentre con personas que no se conozcan entre ellos, deberían ser presentados. Es una manera de evitar que estas personas se sientan excluidas de la conversación. Las excepciones pueden ser en grandes actos donde el anfitrión no pueda atender a todos sus invitados, ni estar haciendo presentaciones toda la velada. Para ello, puede contar con la ayuda de compañeros de trabajo, o una persona del equipo de protocolo que realice esta tarea de ir presentado gente que no se conozca entre ella.

 b) Reglas básicas 

Las tres reglas básicas para hacer las presentaciones son por razones de sexo, edad y categoría. Es decir:

— La mujer siempre es presentada por el hombre.

— El más joven siempre es presentado al de mayor edad.

— La persona de menos rango o categoría, siempre es presentada al de mayor rango o categoría. Hay excepciones en presentaciones que se dan dos supuestos de los indicados. Por ejemplo: una chica joven y un anciano. Prevalece la edad al sexo y será la chica presentada a la persona mayor. La mayor parte de las excepciones vienen dadas por una lógica cortesía, que nos indica si hay que variar este "orden" básico. Las reglas anteriormente expuestas, pueden variar en función del entorno donde tenga lugar el encuentro.

Por ejemplo:

— En el trabajo, que por razones obvias, no se presenta a un directivo primero a su secretaria y luego al jefe (por lo que prevalece el cargo al sexo), pero sí al contrario, si esa misma situación se da en una fiesta o en la calle.

— Lo mismo ocurre con otros muchos detalles de cortesía que por pura operatividad y funcionalidad de los negocios se obvia. Por ejemplo, no va a levantarse de su silla cada vez que su secretaria entra en el despacho.

 c) Excepciones

 Las excepciones más comunes a las reglas dadas son:

— La edad y la categoría prevalecen sobre el sexo.

— Dos personas del mismo sexo, se presenta la más joven a la de más edad, pero aun siendo de distinto sexo, también prevalece la edad.

Lo mismo ocurre con la categoría:

— En los lugares de trabajo prevalece la jerarquía establecida en la empresa. Se puede dar el caso de tener que presentar dos personas, cuyas definiciones por categoría y edad nos son difíciles de determinar (no sabemos bien quién es mayor o quién tiene mejor puesto o título). Podemos tratar de enterarnos quién "es más" (más mayor, de más categoría) u optar por buscar un tercero que nos haga la presentación de estas personas.

 d) Fórmulas utilizadas

Lo más utilizado es decir el nombre completo de las personas presentadas. Por ejemplo: José García te presento a Pedro Verdejo. También podemos empezar diciendo sólo el nombre de pila, para terminar dándole el nombre completo: Paloma te presento a José García. José, Paloma Martín. En el caso de parejas, puede presentarla como su esposa o compañera: Carlos, mi esposa. O también, mi esposa seguido de su nombre completo. Pero nunca debe presentarla como la Señora de ... su apellido. Eso lo pueden hacer terceras personas que no sean el marido (por ejemplo un tercero: Maria López, señora de García).

La fórmula de introducción a la presentación suele ser: — "Permítame que le presente a ..."

— Aunque también se utiliza: "Disculpe o disculpe que le interrumpa, quería presentarle a..."

 e) Respuestas 

Ante las presentaciones, las fórmulas para responder más utilizadas son:

— "Encantado de conocerle."

— "Es un placer."

— E incluso cuando la persona tiene una gran categoría o prestigio se puede responder con "Es un honor ...".

Hay fórmulas menos formales que se utilizan en actos más familiares e íntimos, como es:

— "Me alegro de ...", pero solo debe utilizarse para actos poco formales. Al igual que en la correspondencia, ya no se utilizan fórmulas obsoletas como;

— "A sus pies , señora".

— "Para lo que guste mandar ..."

— Y fórmulas similares.

f) Autopresentación

 Hay actos multitudinarios, en los que los anfitriones no pueden presentar a todos sus invitados. Es perfectamente válida la auto presentación, además de muy útil dependiendo de las circunstancias. Podemos hacerlo con una fórmula similar a: "Permítame que me presente" . En estos casos, además de decir nuestro nombre completo, es conveniente añadir el motivo de nuestra presentación o interés por la persona que hemos "abordado". La auto presentación, también es muy utilizada en el entorno laboral: "Hola soy Mercedes Delgado, la nueva ayudante de dirección". Siempre debe indicar su nombre completo y cargo o función en la empresa.

g) Apretón de manos 

La forma de saludarse ante una presentación es darse un apretón de manos, cuando se trata de caballeros. En el caso de las mujeres, hay que esperar a que ellas nos tiendan la mano, y nosotros se la tomamos. En la actualidad, ya no se lleva el "besamanos", además de trasnochado da una imagen negativa. En el caso de Príncipes y Reyes, es correcto para los hombres hacer una ligera inclinación de cabeza y para las señoras hacer una leve flexión de las piernas. En situaciones íntimas, se pude optar por dar dos besos a la persona que saludamos. El apretón de manos debe ser con determinación: ni muy corto (que parezca que le resulta molesto), ni muy largo. Firme: no ponga la mano blanda (que parezca que es de goma), ni apriete en exceso (no se trata de dislocarle los huesos a la otra persona). La mano se mueve ligeramente: no sacuda el brazo ajeno, cual descarga eléctrica. Siempre mirando a los ojos y con la mejor de sus sonrisas. Si le suda la mano tenga la precaución de secársela antes de darla (no es especialmente agradable estrechar una mano húmeda). A la mujer no se le estrecha la mano, si ella la ofrece se le toma con delicadeza. Si lleva guante ha de quitárselo antes de dar la mano. No trate de besar en la mejilla a una mujer que le acaban de presentar (puede que no le guste). Espere a que ella tome la iniciativa (ofrecerá la mano, acercará su mejilla...) y obre en consecuencia. Entre dos mujeres lo correcto es un beso en la mejilla (dos mujeres no se dan la mano ni se abrazan) Según el país se darán uno o dos besos (o puede que tres). En Europa se suelen dar dos besos. En Latinoamérica lo normal es un beso. En Rusia se besa tres veces. Por último, antes de saludar, si el caballero lleva sombrero, se descubrirá, mientras que la mujer no tiene obligación de descubrirse.

h) Situaciones 

Si las presentaciones se hacen cuando están todos de pie no hay más que seguir las reglas anteriormente dadas. De todas maneras hay que tener en cuenta que:

— Los hombres siempre se ponen en pie cuando se les presenta a alguien, nunca puede permanecer sentado.

— Las mujeres no tienen por qué levantarse ante otras mujeres o los hombres. Pero si la persona es de edad avanzada, es correcto hacerlo. Si la otra mujer es de su edad, es una actitud cordial el hacerlo, pero no obligatorio.

— Si se llevan guantes, los hombres se deben quitar al menos el de la mano con la que se va a saludar. Las mujeres pueden permanecer con ellos puestos.

— Si el hombre lleva sombrero, boina o gorra, deberá descubrirse, mientras que las mujeres pueden permanecer "cubiertas".

— Si estamos en una sala o habitación y entra alguna personalidad, es correcto que todos se pongan en pié como señal de respeto (aunque es una costumbre que se ha ido perdiendo, cuando se ponían en pie en la clase cuando entraba el profesor).

 i) Tuteo 

Elegir a veces entre utilizar el Tú ó el Usted plantea problemas y se puede llegar a actuar incorrectamente. Señalaremos algunas reglas que pueden serle de utilidad para saber qué hacer en la mayoría de las situaciones:

— De entrada, no se debe abusar del tuteo, aunque sea cada vez más frecuente: la otra persona se puede sentir molesta por tanta familiaridad.

— Tenga presente que se puede meter la pata por tutear indebidamente, nunca por utilizar el Usted, pero tampoco caiga en situaciones ridículas: no llame de Usted a su padre o a su madre.

— Cuando se dirija a un desconocido lo correcto es utilizar el Usted, especialmente con personas de mayor edad o posición social, pero lo mejor es utilizarlo con cualquier persona (sólo se puede tutear de entrada a los niños).

— Cuando la relación se desarrolla, es la persona de mayor edad o categoría social, o, en su caso, la señora, la que debe proponer el "tutearse", que será aceptado inmediatamente con una sonrisa en los labios.

— No tutee a un camarero que le esté tratando de usted y menos aún si se trata de una persona de cierta edad (no se comporte como un "señorito").

 — No tutee al taxista, ni a la mujer del servicio, dele el respeto que se merecen. Por cierto, tampoco ellos le deberían tutear.

— En el trabajo puede tutear a los compañeros, pero al dirigirse a su jefe sea prudente y utilice el Usted; espere que sea él quien proponga el tuteo.

 — Si un amigo le presenta a un amigo suyo puede tutearle, salvo que por edad o posición social sea aconsejable utilizar el Usted.

j) Puntualidad 

La puntualidad es una norma básica de educación. No se puede ser más o menos puntual, hay que ser siempre puntual. La puntualidad ha de estar presente tanto en el trabajo como en la vida social. Ni se puede llegar tarde a una reunión de trabajo, ni tampoco a una cena (por mucha confianza que tengamos con el anfitrión). Y también, la puntualidad rige tanto para el invitado como para el anfitrión: Ni el invitado puede llegar tarde a una cena, ni tampoco el anfitrión puede recibir a los invitados sin tenerlo ya todo dispuesto. Tan malo es el retraso, como llegar antes de tiempo (incluso puede que esto sea peor). Hay quien opina que lo cortés es llegar con un retraso de unos 15 minutos, dándole margen a los anfitriones por si fueran retrasados. Esta opinión es discutible, pero, en todo caso, nunca más tarde de un cuarto de hora. Si, por un imprevisto, uno va a llegar tarde a una cita o reunión (algo, de entrada, imperdonable), si el retraso supera los 15 minutos es inexcusable llamar por teléfono. Discúlpese, explique los motivos del retraso, indique cuándo puede llegar y pida a los anfitriones que vayan empezando, que ya se incorporará usted más tarde. Cuando llegue, discúlpese nuevamente de los anfitriones y a continuación del resto de invitados Por último, si es usted el anfitrión y uno de sus invitados se retrasa una eternidad, no le riña, no le ridiculice, simplemente pregúntele si el café lo toma sólo o con un poco de leche.

k) Resumen 

Lo anteriormente expuesto, tiene sus partes conflictivas cuando se encuentran personas que no se caen bien, e incluso que son reconocidos enemigos, tendremos que sacar todas nuestros conocimientos de buenas maneras, para salir airoso de esta situación. Lo mismo ocurre cuando vamos a presentar a dos personas, pero de una de las cuales no recordamos el nombre. Utilice una fórmula de este tipo:

— "Ustedes ya se conocen, ¿verdad?"

— "Les presenté anteriormente, ¿no es cierto?" Ante todas estas situaciones, lo mejor es tener "tacto" a la hora de realizar las presentaciones, respetando las reglas básicas.

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas