TIPOS DE REUNIONES
— Reuniones para informar
— Reuniones para recoger información
— Reuniones para formar
— Reuniones para intercambiar puntos de vista
— Reuniones para llegar a un acuerdo
— Reuniones para generar ideas
— Reuniones para tomar decisiones
EL CONDUCTOR DE LA REUNIÓN
Tiene que desempeñar las siguientes funciones:
a) Función de Clarificación
— Al comienzo de la reunión, para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.
— Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es así intentarlo aclarar.
b) Función de Control
Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación. También permite:
— Regular la reunión impidiendo que alguien monopolice
— Traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión
— Estimular a los que no participan
— Administrar bien el tiempo.
c) Funciones de Relajamiento
El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión, provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc... El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armonía en los mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión.
d) Función de Dinamización
Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar "algo", motivarlo, llenarlo de entusiasmo, etc...
PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales: Podemos dividir la preparación en 4 pasos:
a) Definición de los objetivos Fijar los objetivos de la reunión. Tipos de objetivos.
— Los que se han de lograr.
— Los objetivos secundarios: los que serían interesantes. Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
b) La elección de los participantes
La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.
c) Planificar el desarrollo de la reunión
Viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
d) Organización del material de la reunión
Tenemos que tener en cuenta:
— Los documentos
— Preparar la sala
— Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos...
— Hacer un recordatorio de la convocatoria
— Asegurarse que asistirán
INICIO DE LA REUNIÓN
a) Presentación de los participantes
b) Darles confianza
A través de la presentación se crea un clima de confianza. Para que se encuentren bien los participantes y el animador se tiene que encontrar a gusto. En un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
c) Presentación del tema de reunión
— De qué se habla
— Por qué hablamos de este tema
— Por qué les interesa hablar de este tema
— Cuáles son los problemas planteados.
d) Fijar los objetivos de la reunión
Explicar el orden del día que tenemos, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del período de tiempo de la reunión, si hay tiempo pasaremos a los objetivos secundarios y así sucesivamente.
TIPOLOGIA DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN
— Líder: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los demás le escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los demás guarden silencio por no estar seguros de lo que quieren decir.
— Moderador: es el que procura calmar los nervios y las tensiones.
— Experto: es el que da al grupo las informaciones que se precisan. Resulta muy útil si no se las da de sabelotodo.
— Clarificador: es el que pide explicaciones, precisa los términos, averigua si se ha entendido bien lo que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería hacer.
— Acelerador: es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en discusiones triviales.
— Alentador: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno de la intervención que su participación o propuesta ha sido buena.
— Lider Institucional: es el de mayor autoridad de la reunión.
— Crítico: el que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se hace.
— El jovial: el que lo único que hace es hacer reír. (Hay que controlarlo).
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