El buen manager es también un buen manager de su tiempo. Es el que ha conseguido dominar de tal manera sus actividades, que tiene tiempo para lo fundamental. El buen manager se caracteriza por:
— Tener una visión de conjunto sobre todas las tareas a realizar,
— Planificar todos los proyectos, fechas y actividades de una forma sistemática, concreta y coordinada,
— Organizar y controlar su tramitación y seguimiento.
Un dietario es algo más que un calendario de fechas que nos sirva para recordar plazos y fecha; el verdadero dietario contiene además: listas de actividades, prioridades, duraciones, metas y objetivos, etc., que uno mismo tenga que resolver o quiera delegar. El dietario es por lo general un cuaderno de anillas, práctico, con hojas sueltas para quitar y poner y que al mismo tiempo es: calendario de fechas y entrevistas, cuaderno de apuntes, instrumento de planificación, recordatorio, registro de direcciones, herramienta de consulta, archivo de ideas, registro telefónico y herramienta de control. Como acompañante personal permanente que es, también es recordatorio escrito, oficina y despacho móvil, y minibanco de datos. El dietario es la parte más importante y práctica de un sistema de planificación del tiempo coherente, es decir, el almacén de trabajo personal con todos los planes de trabajo y tiempo, formularios y listas de chequeo. precisos en nuestra labor diaria. El dietario contribuye al logro de una planificación personal y exitosa de nuestro tiempo y objetivos, y también a aprovechar mejor nuestro valioso tiempo. Hace real el principio de planificación del tiempo de la escritura. Con él se tiene una visión de conjunto total y permanente de todo tipo de disposiciones, planes y proyectos de envergadura, y puede reaccionar de una forma flexible a cualquier cambio de situación.
Según las ofertas que ofrecen los distintos fabricantes, el dietario viene a estar estructurado como sigue:
— Sección calendario, con calendario anual y formularios de planificación, por ejemplo, planes diarios, hojas de anotaciones para los meses y semanas siguientes, etc.
— Sección de datos personales y profesionales con: Hojas para anotaciones, listas. informaciones, por ejemplo, planificación de proyectos, fechas de ferias y congresos, cifras de venta, tarifas postales, listas de libros, servicios aéreos, direcciones de hoteles, gastos e ingresos, fechas de los impuestos a pagar, archivo de ideas, checklist, hojas en blanco, etc.
— Registro con direcciones y teléfonos (ABC)
— Sección general con solapas, hojas de separación, compartimentos para guardar sellos, tarjetas de crédito y cheques, tarjeta de identificación de la Firma o Compañía, dinero, fotos, etc. Un simple calendario de fechas no puede cumplir nunca las diferentes funciones de un dietario. Si comparamos lo que ofrece un calendario de fechas con lo que ofrece un dietario, rápidamente veremos las ventajas decisivas que conlleva la utilización de este último.
— Usted tiene siempre consigo todas las fechas, reuniones y entrevistas acordadas y también al instrumento de planificación, control y dirección.
— Usted tendrá siempre a mano -pues estarán claras y ordenadas- todas las informaciones que precisa esté donde esté: de viaje, visitando a un cliente, en conferencia, en el despacho. o en casa.
— Usted tendrá siempre a su disposición checklists y otras ayudas para la planificación y toma de decisiones.
— Usted dispone, en poco espacio, de todos los datos e informaciones necesarios, de fácil acceso.
— Usted puede en cualquier momento quitar, poner, cambiar, añadir, etc., cualquiera de las partes de las que consta su cuaderno de anillas.
Los calendarios de fechas propiamente dichos, que únicamente pueden ser utilizados para anotar fechas, son por tanto las sepulturas de toda planificación exitosa de tiempo. Teniendo y utilizado un dietario, se puede planificar, organizar, coordinar y realizar de una forma más racional y mejor, el trabajo diario. El dietario mejora la calidad y el resultado de nuestro trabajo. Recalquemos de nuevo el último y quizás más importante aspecto: ¡Utilizando bien las técnicas de planificación del tiempo y los métodos de trabajo, usted puede ahorrar cada día entre un 10 y un 20% de su tiempo! Una gestión del tiempo coherente, sobre la base de los principios indicados, no sólo hará que mejoren notablemente la planificación, el control y la visión de conjunto, sino que además contribuirá a disminuir el stress diario y por ende a poder disfrutar de un sentido más optimista y positivo de la vida. Y esto se logrará con un remedio asombrosamente sencillo y necesitando un tiempo mínimo de 8 minutos, aproximadamente, diarios.
Actualmente las agendas PDA y los teléfonos móviles incluyen herramientas de gestión de agenda, aproveche los recursos tecnológicos para administrar mejor el tiempo. Acostúmbrese a planificar por escrito el día siguiente al finalizar el trabajo del día. ¡Visualice el curso del día siguiente!. Piense por tanto, cuáles son las tareas más importantes a realizar al día siguiente. Fije por escrito el momento para llevarlas a cabo. Piense siempre que: Un día de trabajo no tiene por qué significar "stress". Al contrario, una tarea difícil satisfactoriamente resuelta produce satisfacción e incluso una sensación de alivio. El stress no viene por las cosas que hemos solucionado, sino más bien por las que no hemos sido capaces de resolver: ¡lo que no acabamos acaba con nosotros!. Stress es remordimiento de conciencia en muchos casos.
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