Delegación es la actividad clave de todo profesional y de todo directivo. Sus ventajas directas e indirectas son considerables.
— La delegación ayuda al directivo a descargar y ganar tiempo para tareas más importantes (para, por ejemplo, dedicarse a la verdadera función de dirección).
— La delegación ayuda a aprovechar mejor los conocimientos y experiencias técnicas del colaborador en cuestión.
— La delegación ayuda a fomentar y desarrollar la capacidad, iniciativa, independencia y competencia del colaborador.
— La delegación actúa con frecuencia de forma positiva sobre la capacidad de motivación y satisfacción por el trabajo del colaborador.
La delegación es ventajosa por igual tanto para el directivo como para el colaborador. La mayor parte de los colaboradores reaccionan positivamente cuando la delegación es correcta y adecuada, es decir, traspaso de tareas y competencias pero con responsabilidades también.
Una delegación exitosa requiere dos cosas:
— Disposición a delegar (querer)
— Capacidad para delegar (poder)
— ¿Qué es lo que se delega? (contenido)
— ¿En quién se delega? (persona)
— ¿Por qué debe ser él? (motivación, objetivo)
— ¿Cómo debe hacerlo? (extensión, detalles)
— ¿Cuándo debe tenerlo terminado? (fechas)
— Decida usted objetivo por objetivo: ¿Tengo necesariamente que llevar a cabo yo mismo esta tarea o es que no la puede realizar tan bien (o mejor) que yo un colaborador?
— Delegue y también controle tareas a medio y largo plazo de su incumbencia que puedan motivar y fomentar técnicamente al colaborador
— Delegue a diario tantas veces como pueda y todo lo que pueda siempre y cuando lo admita el trabajo y capacidad del colaborador
— Delegue no sólo en sus colaboradores sino también en otras secciones, tanto internas como externas
PLAN EISENHOWER
Una ayuda sencilla y práctica para delegar la constituye el "plan de acción" atribuido al general de los EE.UU. Eisenhower, recomendable especialmente cuando hay que tomar decisiones rápidas y que consisten en dar preferencia a determinadas tareas. Las prioridades se establecerán según los criterios de:
— Urgencia
— Importancia
Según la urgencia o la importancia de una tarea se distinguen cuatro posibilidades para valorar y solucionar las tareas. En la práctica esto significa:
— Las tareas que son tanto urgentes como importantes hay que dedicarse a ellas uno mismo y de inmediato (tareas A).
— Las tareas más importantes, pero que no son urgentes, pueden en principio esperar, pero hay que planificarlas. Es decir, concluirlas o delegarlas, pero controlándolas (tareas B).
— Las tareas que no son muy importantes pero sí urgentes deben delegarse o solucionarse por un orden (tareas C).
— Hay que desentenderse obligatoriamente de las tareas que no son ni urgentes ni importantes (a la papelera o al archivo). Tenga usted un poco más de valor para arriesgarse y decídase más veces por la papelera, la mejor amiga del hombre. ¡No pocas cosas de las que se dejan mucho tiempo encima de la mesa se solucionan a veces ellas solas!
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