VIABILIDAD DE PROYECTOS

Antes de preparar una idea o propuesta de proyecto es preciso evaluarla. Es necesario un primer filtro para saber si el proyecto es interesante, si es demasiado ambicioso, si es innovador... No podemos lanzarnos a realizar propuestas sin más, ello puede significar una pérdida de tiempo y de dinero. 

CASO PRÁCTICO 

Nuria es la directora del departamento de ingeniería de una importante empresa dedicada a la fabricación e instalación de bombas hidráulicas. Desde el departamento comercial les ha llegado la demanda de una empresa que precisa un sistema de refrigeración especial compuesto por un material nuevo y un sistema de fabricación innovador sobre el que no tienen experiencia.

 a) Valoración del proyecto

 Existe un filtraje básico que debemos realizar antes de diseñar cualquier propuesta: 

— ¿Tenemos posibilidades de que nos acepten la demanda? 

— ¿Somos tecnológicamente capaces? 

— ¿Lo valoramos como interesante para nuestros objetivos como empresa? 

— ¿Seremos capaces de coordinarlo con otros proyectos? Esta fase es sumamente importante. 

Muchas empresas se lanzan a elaborar propuestas sin evaluación previa. Esto entraña peligros como: 

— Fracaso en la consecución de objetivos. 

— Éxito en un proyecto que, sin embargo, es irrelevante para la empresa. 

b) Viabilidad del proyecto

 Es necesario analizar internamente la viabilidad de la demanda por medio de: 

— Estimación de recursos. 

— Estimación de costes directos e indirectos; ¿es rentable? 

— Estimación de plazos; ¿qué plazo de entrega tenemos?, ¿es viable? Este análisis lo llevaremos a cabo teniendo en cuenta los recursos y la infraestructura con los que contamos y con los que podríamos contar.

 c) Análisis de riesgos

 Recuerde que la incertidumbre y los riesgos están presentes en todo proyecto, y que su previsión o eliminación total son prácticamente imposibles. 

— Identificación. Definir a priori qué puede fallar. 

— Evaluación y clasificación del riesgo. ¿Qué probabilidad hay de que ocurra?, ¿con qué intensidad afectaría al proyecto? 

— Evaluar impacto del riesgo y clasificarlo. Definición de acciones para controlarlo. ¿Qué podemos hacer para evitarlo o reducirlo?,¿podríamos llegar a aceptarlo?, ¿en qué medida? 

Supongamos que la empresa decide aceptar el proyecto. El siguiente paso es elaborar la propuesta. Deben intervenir especialistas de todas las áreas, ellos son los que tienen conocimientos específicos de su campo de actuación. El objetivo es dar una respuesta coherente y viable a una demanda o necesidad, por tanto tras su lectura debemos valorar que así sea. Podemos enriquecer la propuesta incorporando esquemas, gráficos y ejemplos. La propuesta implica un compromiso para la empresa, debemos asegurarnos que podemos aceptarlo. 

d) Negociación y firma del contrato

 Es preciso una preparación adecuada de esta fase. Tener muy claros los temas de la negociación. Es posible que el cliente pretenda recortar plazos de entrega y precios, que nos pida especificaciones más concretas de la propuesta... Saber exactamente qué podemos aceptar y que no. Aportar información paralela a la propuesta que pueda otorgar amplitud al contenido. Toman especial relevancia la aplicación de técnicas de negociación y la puesta en marcha de habilidades interpersonales. 

e) Plantilla de elaboración de una propuesta 

A continuación le ofrecemos un listado con aquellos elementos que deberían incluirse en la elaboración de una propuesta: 

— Alcance del proyecto. 

— Plazos de entrega. 

— Presupuesto con planificación de costes y recursos. 

— Informes de seguimiento. 

— Equipo de trabajo. 

— Condiciones económicas. 

— Cláusulas de confidencialidad. 

— Cláusulas contractuales.