EL PROCESO DE GESTIÓN

Gestionar un proyecto es una tarea compleja. Desde que se acepta una propuesta hasta que se obtienen unos resultados se estructura todo un proceso dinámico en el que la organización, la coordinación y el control van a ser unas constantes que el director del proyecto debe siempre tener en mente si se pretende alcanzar la meta prefijada.

 a) Definición del proyecto

 ¿Cuál es la demanda? Es necesario concretar las necesidades del cliente. ¿Es viable? Prever posibles obstáculos. ¿Qué plazo de entrega tenemos? ¿Qué presupuesto?, ¿qué recursos se precisan?, ¿con qué recursos contamos?. Concreción de los objetivos del proyecto. Es el momento de realizar un breve croquis de la posible planificación del proyecto.

 b) Planificación 

Esta fase es fundamental. La planificación es la herramienta que va a servir de referencia para llevar a cabo el proyecto, para organizar recursos e ir cumpliendo los plazos establecidos. ¿Qué incluir?: 

— Identificación de las tareas. 

— Relación entre tareas. 

— Estimación de recursos. 

— Período de tiempo para realizar cada tarea. 

— Costes estimados. 

— Constituir los equipos de trabajo: equipo del proyecto, equipos de soporte y colaboradores externos.

 ¿Qué se pretende?: 

— Simular el desarrollo del proyecto. 

— Tener una referencia para realizar el control. 

— Anticipar posibles problemas. 

— Tener un instrumento que permita coordinar e informar al personal, acotar funciones y tiempo. 

En resumen, a partir de los requisitos de cliente -externo o interno- la planificación aborda las siguientes etapas: 

— Análisis de los objetivos del proyecto 

— Desglose de las tareas del proyecto 

— Organización de tales tareas 

— Programación del proyecto (y eventualmente reprogramaciones) 

— Organización y puesta a punto de los recursos precisos 

La idea básica del desglose de tareas es la de la división en grandes grupos de todo el trabajo a efectuar, estos grupos se dividen a su vez en tareas y éstas, si es preciso, en sub-tareas. El trabajo a efectuar puede subdividirse tanto como convenga hasta alcanzar un tamaño de tarea adecuado. El tamaño debe ser lo suficientemente reducido como para permitir su seguimiento y control El desglose de tareas genera los hitos visibles, medibles y tangibles del proyecto. Las tareas deben tener claramente establecidas las fechas de iniciación y terminación. El desglose de tareas no tiene por qué contar con el mismo número de niveles en todos los proyectos. El cuadro de responsabilidad lineal integra los participantes en el proyecto, las tareas y los procesos de decisión. En un cuadro de responsabilidad lineal, las columnas indican personas, grupos, funciones y/o departamentos y casi siempre tiempos; las filas indican las tareas a efectuar. Un sistema de símbolos gráficos indicará el nivel de autoridad o responsabilidad que relaciona filas y columnas.

 c) Implantación 

Es la puesta en práctica del proyecto, tomando como referencia la planificación. El director del proyecto liderará el equipo y será el encargado de coordinar a todo el personal que intervenga; así mismo informará periódicamente a todas las personas relacionadas. Fase máxima de trabajo en equipo, deberemos prestar especial atención a las habilidades interpersonales y de comunicación que se ponen en juego. 

d) Seguimiento y control

 Es necesario verificar si se van cumpliendo las acciones identificadas en la planificación. Comprobar que el rumbo es el adecuado para alcanzar los objetivos acordados. Si se detectan desviaciones, será necesario tomar las decisiones oportunas para corregirlas. Será muy importante reflexionar bien antes de llevar a cabo cualquier cambio: una modificación de los planes puede resolver un problema pero crear de nuevos. 

e) ¿Qué herramientas utilizar? 

Reuniones periódicas con el equipo. Informes escritos, tablas de control, sistemas de indicadores. Observaciones personales. Es fundamental la comunicación con todos los miembros del equipo y con todas las personas que directa o indirectamente participan en el proyecto.