INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La evolución del mercado ha sufrido un gran impulso en estos últimos 30 años. Hoy en día ser competitivo implica no tan sólo producir mucho y barato, sino, y sobre todo, producir bien. Para producir calidad, debe ponerse fundamentalmente el acento en las personas y en la organización del trabajo. Hoy se le pide a la organización flexibilidad y agilidad. Trabajar por proyectos entra dentro de esta dinámica; un equipo de profesionales de distintas especialidades se disponen a trabajar para conseguir una misma meta. En esta unidad vamos a identificar las características principales que definen un proyecto. Un proyecto es un trabajo único que da lugar a un resultado singular. No es un trabajo repetitivo. Puede haber proyectos similares, pero la situación, el cliente, las interrelaciones que se producen darán lugar a ese proceso y producto originales. El proceso y el resultado del proyecto van a depender de múltiples factores, de los cuales algunos podrán controlarse, otros no, y su influencia se reflejará en el producto final. Un proyecto exige una combinación de recursos y actividades para conseguir un producto final o un servicio determinado dentro de un período de tiempo prefijado. Los proyectos pueden realizarse con recursos propios o con colaboración externa: equipos de soporte, colaboradores externos. Imaginemos un proyecto editorial; es posible que deba contratarse personal externo (expertos en temáticas concretas, ilustradores, etc.) al que habrá que coordinar. La complejidad de algunos proyectos puede verse aumentada por la separación geográfica existente entre las empresas que intervienen. Temporalidad Un proyecto tiene un ciclo de vida. Es un proceso con un inicio y un fin. El fin viene determinado por unos plazos marcados en su planificación. Ser conscientes de ese límite temporal a lo largo de todo el proceso y actuar en consecuencia es muy importante para que los objetivos sean alcanzados de una forma óptima. Actuar con prisa en el último momento puede ocasionar que el producto final no cumpla con las expectativas de calidad establecidas al principio. Trabajo en equipo Es la metodología por excelencia en el trabajo por proyectos. Un proyecto requiere un equipo humano que lo realice. Equipos formados por profesionales multidisciplinares marcan el nuevo concepto de competitividad. Un equipo organizado, formado y bien cohesionado es fundamental para alcanzar con éxito los objetivos. Un investigador de mercado sólo produce datos; para que éstos sean efectivos, necesitará la intervención del especialista en marketing, en producción, en servicios. La estructura de nuestro proyecto Al plantearnos la realización de un proyecto, debemos tener en cuenta que éste pivota sobre tres ejes fundamentales, que son los que le otorgarán firmeza e identidad: el componente técnico, la gestión del proceso y la gestión de las personas. Es importante que los tengamos siempre en mente a lo largo del proceso. ¿Cuántos proyectos han fracasado por una mala gestión de recursos o por una mala definición de competencias? Componente técnico El producto o el servicio que se va a desarrollar precisa de un determinado cuerpo de conocimientos. No es lo mismo trabajar para un proyecto agrónomo que para un proyecto educativo. Es fundamental el "saber hacer" de las personas que participan del proyecto. Debemos asegurarnos que se cubren las posibles lagunas existentes mediante la dimensión formativa y el soporte tecnológico. La empresa actual precisa de modelos dinámicos y flexibles que permitan ser alimentados permanentemente a través del aprendizaje y de la formación. Gestión del proceso Llevar a cabo un proyecto es un proceso complejo. 

Es necesario aplicar técnicas y habilidades de: 

— Análisis; nos permiten un estudio de la realidad previo a la toma de decisiones adecuadas.

 — Planificación. 

— Control y evaluación; de manera que pueda compararse la evolución real con lo planificado y solventar posibles desviaciones. 


— Coordinación de toda la complejidad de recursos que entran en juego. 

— Toma de decisiones; con la consecuente capacidad de asumir riesgos. 

La figura del líder va a ser de vital importancia. Muchos proyectos, aun contando con importantes recursos y un óptimo capital humano, fracasan por una mala gestión del proceso. Gestión de personas El factor humano y la manera como se gestiona este componente es fundamental en un trabajo por proyectos. ¿Qué deben hacer y ser las personas para poder conseguir los objetivos marcados? Recuerde que el proyecto se lleva a cabo con y para personas. Es importante gestionar teniendo en cuenta sus cualidades y conocimientos. 

Hay grupos distintos de individuos (implicados con mayor o menor intensidad) a los que se ha de atender y coordinar: 

— Equipo que dirige el proyecto. 

— Colaboradores externos.

 — Proveedores.

 — Cliente. 

— Sindicatos. 

Deberá adaptarse a las demandas y naturaleza de cada uno. Es posible que el tipo de feedback que deba recibir un colaborador externo sea muy distinto al que precise un miembro del equipo interno por la naturaleza de la relación o por la falta de proximidad. Es necesario tener claras las competencias que precisamos para tener éxito en el proyecto.

 La premisa que se ha de recordar es: 

— Buscar el máximo provecho para la empresa y el máximo valor para la persona. 

— Atraer a personas formadas adecuadamente y asegurarnos de que ocupan un lugar adecuado en la organización. 

— Entusiasmar con un proyecto atrayente. 

— Conseguir que afloren sus mejores capacidades. 

— Comunicarse abiertamente durante todo el proceso.

 FACTORES QUE AFECTAN A UN PROYECTO 

El mercado afecta el desarrollo del proyecto. Existen un sin número de factores que determinan la transformación de ideas en proyectos, y a partir de ahí la realización exitosa del mismo. Algunos proyectos se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales los resultados del proyecto están ligados a las ofertas que se hacen a los clientes que participan en dicho mercado. Por lo que los cambios que sucedan producto de los cambios en las necesidades de los clientes se traducen en cambios al interior del proyecto. 

— La cultura determina Factores que afectan al proyecto. Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones. En ellos participan personas que presentan comportamientos influenciados por el estilo y las costumbres de dichas organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinámica del proyecto esta constantemente afectada por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas alrededor del mismo pueden ser vistas de diversas formas para los miembros de la organización y dependiendo de ello, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o sobre sus miembros. 

— La resistencia al cambio afecta al proyecto. Por otra parte, quienes utilizaran el producto o servicios, resultado de la implantación del proyecto, afectan la realización del mismo. En este sentido, la resistencia al cambio generado por la sensación que produce salir de las zonas de seguridad a la que nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las cosas, se convierte en uno de los aspectos que no se deben descuidar cuan do se piensa en administración de proyecto. 

— Los factores que afectan dependen de la fase en que se encuentre. Los aspectos que afectan el proyecto se presentan típicamente en determinadas fases o momentos en que se encuentra. Así por ejemplo el desgaste de las relaciones entre los involucrados en un proyecto cuando se presentan diferencias o conflictos, generados por la dinámica del proyecto, o las percepciones diferentes sobre un mismo tema, son comunes y determinantes para el resultado esperado. En muchos casos se presenta al enfocar las energías, en las personas que influencian el problema, mas que en el problema en si mismo. 

— Los cambios de rumbo drásticos perjudican al proyecto. Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y ocasionados por la reacción ante un cambio del mercado o del entorno del proyecto, afectan negativamente el mismo, al no permitir la culminación de tareas o finalización de entregables esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva frustraciones a los involucrados, al no suplir sus necesidades de realización y no ver concretado su esfuerzo en productos concretos o entregables tangibles. 

— Las emociones de la gente influencian el proyecto. Los proyectos son desarrollados por personas. Esto quiere decir que esta influenciado por aspectos subjetivos asociados a la naturaleza de los individuos que trabajan en él. Factores como el compromiso de sus miembros, la afinidad con las actividades que el equipo desarrolla, el grado de empatía y en general la emoción que se genera alrededor del proyecto, se convierten en el combustible que hace que los resultados esperados, se logren a pesar de los inconvenientes.

 — El proyecto es afectado por la situación que atraviesan las empresas participantes en el mismo. En algunos casos la realización del proyecto involucra a más de una organización, una de ellas actúa como cliente o consumidor del servicio y la otra como proveedora de parte de los insumos para el proyecto. En este sentido, la situación o "momentum" corporativo que vive el proveedor puede afectar positiva o negativamente un proyecto. Así por ejemplo si la situación financiera del proveedor esta atravesando situaciones difíciles, esto puede traducirse en reducción de los recursos financieros asignados al proyecto, con un efecto dominó en las personas.

 — La curva de aprendizaje de temas requeridos para la obtención de los objetivos propuestos, afectan el proyecto. Algunos proyectos involucran la utilización de nuevas tecnologías, en ellos el grado de incertidumbre sobre su capacidad, sumado a la curva de aprendizaje necesaria para obtener un dominio sobre los beneficios y limitaciones reales de las nuevas tecnologías, frecuentemente constituyen factores que consumen mayores recursos como tiempo y costo. 

— Los afectados por los resultados del proyecto, pueden influir negativamente en el mismo. En algunas ocasiones los resultados del proyecto afectarán a personas, ya sea porque su forma de trabajo se modificará o porque sus actividades serán automatizadas y por ende no será necesaria su presencia para la compañía. Más aún, algunos proyectos incluyen a estas personas como proveedores de información de procesos o miembros del equipo de proyecto.