CASO PRÁCTICO
A Mónica le han encargado dirigir un proyecto que consiste en transformar el contenido de una importante enciclopedia en papel a un contenido adaptable a la red. Mónica convoca una reunión de trabajo a la que acude con un esquema con todos los pasos previos a la planificación, sabe que lo primero que deben realizar es el diseño de objetivos.
a) La necesidad de diseñar objetivos
Carlos, un miembro del equipo, opina que pueden dividirse las tareas y prescindir de este diseño previo de objetivos dado que ya todos lo tienen en la cabeza. Mónica le argumenta el por qué de la importancia de marcar objetivos. Un proyecto con unos objetivos bien marcados aumenta la posibilidad de éxito. Nos hace fijar la atención y los esfuerzos en lo más importante, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. Nos facilita la planificación hacia una meta determinada. Unos objetivos concretos marcados actúan como un estímulo en el día a día ya que nos proporcionan un horizonte al que queremos llegar
b) La participación en el diseño .
Ester dice que ha estado agradablemente sorprendida de que todo el equipo haya participado en el diseño de objetivos; en otros proyectos ella ya se los encontraba hechos. Todo el equipo ha de estar de acuerdo con el objetivo fijado. No se deben fijar metas hasta no haber comentado todos los enfoques de la tarea. Se obtienen mejores resultados cuando los objetivos suponen un reto y se combinan objetivos específicos y generales. Los retos mejoran la experiencia y la capacidad de los miembros del equipo. Es necesario fijar los objetivos por escrito y asignar metas específicas a cada individuo. Asegúrese de que las personas sepan qué está tratando lograr la empresa y qué papel han de desempeñar para satisfacer esos objetivos. Aumente las oportunidades de participación y comprobará que el compromiso crece.
c) ¿Cómo deben ser los objetivos?
— Específicos; identificar claramente lo que se tiene que lograr, sin margen para la ambigüedad. Adaptar cada entrada a un texto de entre 200 y 300 palabras, con al menos un link.
— Cuantificables; que puedan medirse objetivamente, que permitan su control. Transformar 200.000 entradas en papel a un formato apto on-line.
— Pactados; todos deben estar de acuerdo con ellos y ser capaces de cumplirlos.
— Realistas; han de poderse llevar a cabo con los recursos de que se disponga en ese momento, tanto en lo relativo al tiempo como a la capacidad. Ambiciosos pero no condenados al fracaso... duplicar el número de suscriptores en seis meses.
— Acotados; debe explicitarse en cuanto tiempo se pretenden conseguir. Incrementar un veinte por ciento la facturación en el primer año. Los objetivos de un proyecto deben basarse en el equilibrio entre el plazo, el coste y la calidad.
d) Aprenda a priorizar
Una vez redactados los objetivos, es fundamental su organización, esto va a permitirnos marcar la estructura de la planificación del trabajo. Seleccione los objetivos por orden de importancia. Priorice por importancia, no por urgencia; con frecuencia percibimos como urgentes elementos que no son realmente importantes. Evite la dispersión. Focalice la atención, no quiera abarcar muchos objetivos a la vez. Las metas sirven como filtro para eliminar peticiones extrañas, dando a la vida un orden, significado y propósito que mantienen el interés y la motivación durante un largo periodo de tiempo. La fijación de una meta empieza por tener conocimiento del presente y un deseo de cambiar el futuro. Una meta puede suponer alcanzar uno o varios objetivos. El único propósito del proceso de fijación de metas es el de guiarte durante toda la jornada del deseo a la realización.
A continuación algunas recomendaciones para la fijación de metas:
— Concéntrate en actividades de máxima prioridad: El camino más rápido para aumentar la productividad consiste en utilizar el tiempo en tareas que te acercan a metas importantes. El 80% de los resultados que obtienes, provienen del 20% de las tareas que realizas.
— Ejercita la autodisciplina: La autodisciplina permite a las personas seguir concentradas en una tarea y trabajar en ella hasta que esté terminada. Establece tus prioridades, y después no permitas que las distracciones, interrupciones o acontecimientos del momento, destruyan tu concentración. Mantén tu disciplina para cada tarea solo el tiempo y esfuerzo que realmente merece o delégala a otros miembros de tu equipo.
— Sé persistente: Una planificación y fijación de metas cuidadosa, una determinación para lograrlas y el reconocimiento de los beneficios de alcanzar una meta, son todos vitales para tu productividad personal. Los individuos persistentes mantienen sus metas en mente y trabajan tenazmente hacia estas hasta que saborean el éxito de haberlas logrado.
— ¡Ponte en marcha! la mejor manera de garantizar la realización de un proyecto es empezarlo ¡ahora!. Empieza el trabajo requerido y evita pensar si "tienes que hacerlo". Enfréntate al hecho de que algunos trabajos nunca serán "fáciles" ni ahora ni después.
— Esfuérzate por conseguir resultados - no la perfección: El poner demasiado énfasis en la perfección casi siempre acarrea consecuencias negativas (miedo inmovilizador a cometer errores, desaliento y preocupación por lo que piensen los demás, en vez de una verdadera productividad)
— El poder de las metas escritas: El escribir tus metas te obliga a aclarar y cristalizar tu manera de pensar. Al principio de cada semana, hay que dedicar tiempo, especifico, solo para planificar.
— Seguimiento y realimentación: El seguimiento del progreso hacia el logro de una meta predeterminada proporciona una valiosa realimentación que te permite evaluar el progreso y hacer cualquier cambio necesario para alcanzar tus metas. Una medición exacta y sistemática de la evolución te ayudara a progresar todavía más. El seguimiento del progreso es la única manera de saber cuando necesitas adoptar medidas para retomar el rumbo.
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