EL PLAN DE ACCIÓN

Es sumamente importante planificar cualquier actividad y hacerlo de forma adecuada. Una vez sabemos dónde queremos ir, debemos establecer un plan de acción coherente, eficaz y que nos ofrezca las mayores garantías de éxito. En esta lección vamos a analizar aquellos elementos que debe tener en cuenta para preparar adecuadamente la planificación de un proyecto. 

CASO PRÁCTICO 

Comic Look es una empresa editorial que pretende lanzar al mercado el próximo año un cómic basado en la historia de un personaje medieval. El cómic irá dirigido a niños de entre 8 y 12 años; se comercializará en la mayoría de escuelas públicas sirviendo de apoyo a las clases de la asignatura de historia. Juana, la directora del proyecto, junto con el equipo de producción se disponen a planificar el proyecto.

 a) ¿Para qué planificar? 

La planificación sirve de referencia a la coordinación de la acción, al control y al seguimiento de plazos. Simula el desarrollo del proyecto, permite reducir incertidumbres y anticipar posibles problemas. Nos permite comunicar a todos los participantes cómo se van a desarrollar las actividades previstas en el proyecto. Una buena planificación debe responder a las preguntas ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo? y ¿cómo?. 

b) ¿Cómo debe ser la planificación?

 Flexible; revisiones y adaptaciones son condiciones "sine qua non" de la planificación. Debemos desglosar los objetivos generales en metas concretas asignadas a individuos. Debe expresar qué se espera de cada fase y cómo se medirán los progresos. Es importante recabar opiniones tras su lectura, visualizando mentalmente cada El plan de acción debe ser conciso y claro, puede presentarse en forma de gráfico. 

c) ¿Quién debe participar?

 Es importante hacer participar en la fase de planificación a aquellas personas que vayan a intervenir en el trabajo. Su aproximación a la tarea hace que la planificación pueda ser más ajustada. La participación hace aumentar el compromiso y la motivación por la tarea que se ha de realizar. 

d) ¿Cómo planificar? 

Determine los bloques principales del proyecto. Identifique todas las tareas que se deban realizar en el proyecto, a partir de una descomposición del trabajo en paquetes de trabajo. Un árbol funcional puede ayudarnos. Establezca relaciones temporales entre ellas. ¿Cuáles son prioritarias?, ¿cuáles son secuenciales? Defina los hitos del proyecto. Son momentos relevantes del proyecto que nos permiten ir midiendo el progreso obtenido. Describa exhaustivamente cada tarea: objetivos concretos, recursos que se precisan. Temporalice el proceso. 

e) Asignación y estimación de recursos 

Una persona o un equipo con conocimientos y experiencia sobre el tema debe realizar una valoración de la complejidad de la tarea. Identifique los tipos de recursos que se precisan: humanos, materiales, de equipamiento. Detalle una estimación de costes. Recuerde que los recursos son limitados y deben optimizarse. Asegúrese de asignar las tareas, los recursos y la responsabilidad a los miembros en función de sus competencias. Las experiencias anteriores y con proyectos similares pueden ayudarnos a que nuestras estimaciones sean más ajustadas.

 f) Ajuste de la planificación 

A lo largo del proceso y en función de las limitaciones de recursos y de los compromisos adquiridos con el posible cliente en fechas y en costes. No se trata de una ciencia exacta; deben preverse estimaciones temporales y de recursos. 

g) Programación de tareas

 Sirve para planificar los programas, controlar los progresos y prever los períodos conflictivos, o para permitir un cierto margen para las tareas que se deben cumplir o para retrasarlas. Nos muestra el principio y fin de cada actividad, y las actividades que pueden realizarse simultáneamente. La programación se basa en la contemplación del proyecto en términos de fases secuenciales.

 — La programación permite asegurarse de que se han tomado todas las decisiones y se han proporcionado todos los recursos necesarios para que todas las fases se lleven a cabo eficientemente. 

— Igualmente, proporciona el marco adecuado para que la dirección pueda revisar en detalle la marcha del proyecto y si fuera preciso redireccionarlo o revisarlo.

 Para un buen desarrollo de la programación importa: 

— Identificar los acontecimientos más importantes y en qué fecha se producirán. 

— Desarrollar detalladamente la secuencia en que deben hacerse las tareas y la red de interrelaciones entre las mismas. 

— Calcular la duración de cada una de las actividades, duración que debe coincidir con la establecida en el desglose de tareas. 

— Utilizar los tiempos estimados de duración de cada una de las actividades para calcular la duración total del proyecto. 

— Identificar las restricciones de tiempo y las disponibilidades del mismo en relación con los acontecimientos importantes. 

— Identificar las restricciones de recursos.