El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
1. Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa.
Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
— Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
— Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
— Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.
— Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
2. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.
1) Áreas de control
El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales áreas de control en la empresa son:
a) Áreas de producción
Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:
— Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendentes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.
— Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).
— Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.
— Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.
— Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.
— Control de operaciones Productivas: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.
— Control de desperdicios: Se refiere a la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.
— Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.
b) Área comercial
Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.
— Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.
Pueden mencionarse como principales controles de ventas:
— Por volumen total de las mismas ventas.
— Por tipos de artículos vendidos.
— Por volumen de ventas estacionales.
— Por el precio de artículos vendidos.
— Por clientes.
— Por territorios.
— Por vendedores.
— Por utilidades producidas.
— Por costos de los diversos tipos de ventas.
— Control de publicidad
— Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.
c) Área financiera
Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:
— Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvíos en los gastos.
— Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiación externa entre otros.
d) Área de recursos humanos
Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:
— Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.
— Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días.
— Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.
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