COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

La comunicación interna es un conjunto de medios destinados a mejorar la comunicación descendente, ascendente y horizontal de la empresa. Cuando planteamos un programa de comunicación interna lo primero que debemos estudiar son las necesidades del público, realzar la importancia del trabajador y de su puesto de trabajo. En organizaciones de actividades monótonas es muy difícil motivar al trabajador, hay que utilizar nuevas actividades para que el trabajador se sienta importante en su puesto de trabajo. ¿Cómo potenciar la comunicación interna? Organizar desayunos de trabajo con los trabajadores de la empresa. Al no ser reuniones de trabajo suelen ser más distendidas. Son una oportunidad para lograr que los directores lancen mensajes a los trabajadores. Organización de visitas del director a las instalaciones: Visitas no programadas, de carácter espontáneo. La idea es acercarse al trabajador, conocer el espacio en el que trabaja, la labor que realiza, observar lo cotidiano. Creación y difusión de algún boletín escrito: uno de los instrumentos clásicos de las RR.PP para la comunicación interna. Aumenta la credibilidad de los mensajes, mejora la situación de los trabajadores para que se sientan parte de la organización. Podemos repartirlos en la propia sede o bien mandarlos a casa de cada trabajador, de esta manera se tiene tiempo para leerlo tranquilamente, además es una forma de que las familias conozcan el trabajo que realizan. Jornada de puertas abiertas: Una vez al año las instalaciones se abren para que los trabajadores y sus familias conozcan el centro de trabajo. Campañas solidarias: Intención de mejorar la situación interna de la organización. Estas campañas tienen como objetivo la satisfacción al empleado en su puesto de trabajo. Ejemplo: campaña de recogida de medicamentos en la que los trabajadores formaban parte activa. 

1. Funciones y objetivos de la Comunicación interna 

— Implicación del personal para fomentar la motivación dentro de las organizaciones. Esto consigue valorar a cada uno de los trabajadores. También en un medio para reconocer un lugar dentro de una organización y se integra y se refuerza la conexión de grupo. 

— Darle una armonía a las acciones de la empresa, debe haber una coherencia en las acciones de la organización. 

— Apoya el cambio de actitudes.

 — Mejora la productividad de la empresa, trabajar en un ambiente interno donde los trabajadores se sientan valorados en sus puestos de trabajo y haya mayor productividad. 

2. Los contenidos de la comunicación interna

 — Toda aquella información que afecta al individuo sobre nóminas, condiciones de empleo, pensiones, promoción interna y temas de seguridad laboral. 

— Hechos o actividades que afectan a la organización. Se da información comercial, financiera, industrial y también sobre el sector en que trabaja esa empresa. 

— La voluntad de comunicar es de los directivos pero todas las personas de la organización contribuyen a sus actitudes y comportamientos al buen estado o no de esta.

 3. Los instrumentos de la comunicación interna: 

— El periódico o revista de empresa: es una de las técnicas que más se aprecia y más útiles. Hay que tener en cuenta cada cuánto tiempo va a salir el periódico o revista de empresa. Normalmente un 30% de estos se quedan en el numero uno. Los tres grandes cometidos de un periódico de empresa es informar, motivar e integrar al personal de la organización. Normalmente se informa de las actividades de la empresa, política general, los cambios, los clientes, proveedores… el sector en general. Hay diferentes maneras y planteamientos a la hora de realizar un periódico o revista de empresa, cuando son de poca envergadura se realiza dentro de la organización aunque también se puede contratar a alguien para que lo haga. 

— Manual de acogida: documento en forma de revista, de folleto… facilita la integración del personal que se incorpora en la organización ofreciendo una visión general del contexto en el que se va a desenvolver esta persona. Tiene una reseña histórica de la organización, nos indica todos los recursos con los que cuenta la empresa, un organigrama general, datos sobre el departamento o unidad de trabajo y todas las que consideremos necesarias. Se da normalmente en empresas privadas. Nos ayuda a identificarnos con la empresa. 

— Guías prácticas del personal: se les da a los trabajadores para saber a qué tienen que atenerse en la organización. Una forma de orientar al trabajador sobre derechos y obligaciones de interés que pueda resolver. 

— Tablón de anuncios: es un tablón de consultas, lo primero que tenemos que saber es dónde localizarlos, saber su ubicación. Hay que acercar la información al público, debe estar bien iluminada y que haya espacio suficiente alrededor para acercarse a ella. 

— Carta: dirigida a los miembros de la organización. Se envía cuando hay un anuncio acerca de un proyecto importante. También se suelen enviar cuando hay una notificación en el organigrama a nivel directivo, hay situaciones de crisis o un rumor al que se le da mucha importancia. 

— El buzón de sugerencia: 100% de comunicación ascendente (hacia la dirección de la empresa). A través de esta también llegan ideas, propuestas, sugerencias... Si es una queja individual hay otras vías como la vía de la solicitud. La finalidad es mejorar el clima de las relaciones humanas y despertar el sentido de colaboración, formar al personal en críticas constructivas. Mejora la productividad, el funcionamiento y ayuda a abrir cauces de información. 

— Entrevista: es un encuentro premeditado, consensuado entre dos individuos de la organización. Hay 4 tipos de entrevistas dependiendo del fin que persigan: 1. la transmisión de órdenes, 2. la entrevista de ayuda donde se aclaran aspectos del trabajo cotidiano, 3. entrevista informativa, en la que se transmiten normas, decisiones y el tipo de información que se pueda dar, 4. entrevista de intercambio de opiniones acerca de un tema. 

— Círculos de calidad: para producir ideas o sugerencias. De 6 a 12 personas que se reúnen en horas laborales para reflexionar acerca de la empresa, de los productos, del funcionamiento interno, no son formales, se dan en un tono distendido. Se trata sobre todo de resolver problemas de calidad en el funcionamiento interno. Todas las ideas que se aporten se evalúan para ver si valen. 

— La reunión: entre dos o más personas de la organización de un mismo nivel jerárquico y que se reúnen para coordinar el trabajo de la sesión o el departamento. El que coordina las reuniones es la persona que tenga un cargo importante. Debemos tener unos objetivos previos y muy claros. Saber exponer distintos temas, fijar un orden del día claro. 

— Las comisiones: paralelas a las reuniones, es un grupo de personas que se reúnen designados por una orden superior para tratar un tema específico. 

— Auditoria de comunicación: análisis determinado de la situación actual de la comunicación en la organización. Lo que se diagnostica es: 

— En qué estado está la cultura corporativa. Si existe o no existe. 

— Lo que opinan los públicos sobre la organización. 

— El funcionamiento de los canales de comunicación. Las auditorias las hacen empresas externas especializadas en ellas.