CORRESPONDENCIA COMERCIAL

A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. La carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de la empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc., por ello es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación. El papel siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón" difícil de doblar y ensobrar, siendo recomendable usarlo de 100 gr. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5 cms.) debido a la generalización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35). No escribir nunca correspondencia comercial a mano, se puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 ó 12 puntos por pulgada) y la fuente clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar otras fuentes. Procurar evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de fuentes. El sobre más utilizado es el conocido como sobre de "ventana". Se caracteriza por tener una ventana transparente que permite ver la dirección del destinatario; la ventaja ahorra tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño americano (22 x 11, 5 cms.), aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre. En el encabezado se pondrán los datos del destinatario en la parte superior derecha, aunque también se admiten en la izquierda. Debajo, dos o tres líneas después, la fecha y el lugar desde donde se escribe (es mejor utilizar la fecha con mes que con dígito). En muchos casos indicar s/ref. o n/ref., que hace referencia al asunto tratado.

FÓRMULAS DE ENCABEZADO 

— Estimado Señor...

— Muy señor mío / nuestro...

— Apreciado señor...

— Distinguido señor...

— Muy distinguido señor... — etc.

 Estas fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que van dirigidas, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título. En el cuerpo de la carta se expondrá el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Se expondrán los puntos fundamentales objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc.). En caso de que sean varios los asuntos tratados, se debe tratar cada uno de ellos en párrafos separados. Hay que procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2, 5 o 3 cms.), pudiendo ser el margen derecho menos amplio. Y en la medida de lo posible, "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable. El pie de carta es la despedida y cierre de la misma, se debe utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera de la carta.

ALGUNAS FORMAS DE TERMINAR UNA CARTA 

— En espera de sus gratas noticias..

. — Sin otro particular por el momento...

— Reciba un cordial / atento saludo...

— Se despide atentamente...

— Un saludo...

— etc.

No hay que olvidar que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula debería ir el nombre y firma (de su puño y letra, aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho.

 RECOMENDACIONES 

— Evitar faltas de ortografía.

— Escribir las cartas por una sola cara del papel.

 — Si se escriben varias hojas, no olvidar numerarlas.

— Insertar una línea en blanco entre párrafos.

— Insertar tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.

— La firma debería ser manual.

 — Rúbrica de puño y letra.

— Evitar tachones, manchas, arrugas, etc.

Rehaciendo la carta cuantas veces sea necesario.

Escrito en EL MASTER DEL GUAPO HACKER, de Xavier Valderas