HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Algunas de estas herramientas se han comentado en el tema de gestión de equipos, ahora las aplicaremos a proyectos. 

MAPAS RELACIONALES 

Se utilizan tanto para la estructuración de proyectos y el establecimiento de interrelaciones entre sus partes como en la visualización de procesos 

DIAGRAMAS DE FLUJO

 También llamados flujogramas, son mapas de actividades -tanto para un proyecto como para un proceso- que permiten identificar las tareas individuales, las secuencias, las ordenaciones y responsabilidades. Los diagramas de flujo son una herramienta de primer orden para la mejora de procesos Los diagramas de flujo y los mapas de proceso se construyen de un modo similar 

MAPAS DE PROCESO 

Buena parte de las tareas a desarrollar en la ejecución de un proyecto pueden ser consideradas, o asimiladas, a tareas de proceso. La utilización de mapas de proceso permite planificar el desarrollo de las tareas y a menudo, simplificar éstas. La gestión de los procesos supone la consideración de tres niveles: 

— Proceso: Grupo de Actividades interrelacionadas que añaden valor, caracterizadas por inputs y outputs específicos.

— Actividad: Grupo de Tareas interrelacionadas que añaden valor, caracterizadas por inputs y outputs específicos. 

— Tarea: Trabajo que añade valor, caracterizado por inputs y outputs específicos. Los tres niveles de un proceso pueden esquematizarse así: 

 DIAGRAMAS CAUSA-EFECTO 

También reciben el nombre de "Sistema Sedac".

 DIAGRAMAS DE PARETO 

Permiten distinguir aquellas causas vitales que influencian una actividad de todo un conjunto de causas menores que también están presentes en el desarrollo de dicha actividad. 

DIAGRAMA DE GANTT MATRICES X 

Son los instrumentos que crean enlaces eficaces entre la planificación y la gestión operativa mediante la representación gráfica de la organización necesaria para la consecución de los objetivos. Una matriz X incluye informaciones sobre: 

— La síntesis de las formas en que se pretende alcanzar un objetivo, y en concreto, los indicadores operativos elegidos.

 — La asignación de las responsabilidades de los objetivos sobre los indicadores

— Las políticas asociadas a los diferentes proyectos y acciones 

— Las formas de organización previstas para la consecución de estos objetivos. 

— La planificación temporal de los proyectos y acciones 

MÉTODO PERT

 El método PERT se basa en la descomposición de un proyecto en una serie de actividades. Una actividad es la ejecución de una tarea que consume tiempo y recursos: trabajo, maquinaria, materiales... Un suceso es un acontecimiento, un punto en el tiempo, que no consume recursos y que marca el principio o el fin de una o más actividades. Una vez que se ha descompuesto un proyecto en sus distintas actividades, se han de establecer las prelaciones existentes entre ellas, que indican el orden en que deben ejecutarse las actividades, por razones técnicas, económicas, legales, etc. Como es natural, deben trasladarse al grafo dichas prelaciones a fin de reflejar adecuadamente la secuencia de las actividades. En relación con ello, conviene considerar las siguientes posibilidades:

 a) Prelaciones lineales: es el caso más sencillo y no ofrece ninguna dificultad 

b) Prelaciones que originan una convergencia:

 c) Prelaciones que originan una divergencia: Para resolver ciertos problemas de representación de prelaciones lineales unidas a prelaciones de convergencia y divergencia, se recurre a las actividades ficticias, matriz de encadenamientos y cuadro de prelaciones. 

— Actividades ficticias

 Una actividad ficticia es aquella que no consume ni tiempo ni recursos y no es más que una fórmula lógica para representar de modo adecuado las distintas prelaciones entre las actividades reales del proyecto. En el gráfico, representada por F1 

— Matriz de encadenamientos: Es una matriz cuadrada cuya dimensión es igual al número de actividades en que se ha descompuesto el proyecto. En este caso será una matriz de L filas y L columnas. Los elementos X de la matriz indican que para iniciar la actividad que corresponde a la fila donde se halla dicho elemento X es necesario que haya finalizado la actividad que corresponde a la columna que contiene a ese elemento. Las filas de la matriz en las que no aparece ninguna X indican las actividades que no tienen ninguna otra actividad precedente, por lo tanto identifican las actividades cuyo suceso inicial coincide con el suceso inicial del proyecto. Las columnas vacías indican aquellas actividades que no tienen ninguna siguiente, por lo tanto identifican las actividades cuyo suceso final coincide con el suceso final del proyecto.

 — Cuadro de prelaciones: Está formado por dos columnas. La primera recoge todas las actividades en que se ha dividido el proyecto. La segunda columna figuran las actividades precedentes de su homóloga en la primera columna. Las actividades iniciales se reconocen por no tener ninguna actividad precedente. La o las actividades finales se reconocen porque no aparecen en la segunda columna.

 A partir de la información suministrada por estas fórmulas, puede construirse el grafo correspondiente al ejemplo, que adoptaría esta forma: 

— El tiempo en PERT: Normalmente, no puede establecerse con exactitud el tiempo de duración previsto para una actividad en un proyecto concreto, ya que éste dependerá de circunstancias aleatorias. Considerando dicho carácter aleatorio, el método PERT considera tres estimaciones de tiempo distintas para una actividad: la optimista, la más probable y la pesimista.

 — La optimista (a) representa el tiempo mínimo en que podría realizarse la actividad si todas las circunstancias son extremadamente favorables.

 — La más probable o modal (m) representa el tiempo que normalmente se empleará en realizar la actividad, su "duración habitual" 

— La pesimista (b) indica el tiempo máximo en que se ejecutaría la actividad si las circunstancias son desfavorables.

 A partir de valores conocidos o estimados para a, m y b, se calcula el tiempo PERT como el tiempo de ejecución de la actividad, aplicando la siguiente fórmula: Así pues, el tiempo PERT de una actividad es igual a la estimación optimista, más cuatro veces la estimación modal, más la estimación pesimista, divididas por seis. En el calendario de ejecución del proyecto según el PERT, se establecen cuatro fechas para cada actividad: Inicio más temprano, inicio más tardío, finalización más temprana y finalización más tardía. En las actividades críticas, las parejas de fechas coincidirán.