RECEPCIONES

Una recepción es básicamente el acto en el cual una personalidad, delegación de otra empresa, país, comunidad autónoma, u organismo oficial, es invitada con una finalidad preconcebida, donde se ofrece una comida tomada de pie (cóctel). Las recepciones tienen la ventaja sobre cualquier otra reunión, donde se ofrezca una comida, de que el número de invitados puede ser más extenso, ya que la única limitación que tendremos será el emplazamiento elegido para su desarrollo. Otra ventaja que ofrecen las recepciones, o cócteles, es que al ser una acto que se desarrolla de pie si algún invitado no asiste su falta no será tan llamativa. En este tipo de eventos, los invitados se mueven con toda libertad eligiendo el lugar que deseen y la compañía que prefieran. Una vez que tenemos claro cual es el objetivo que provoca la recepción, y que es lo que queremos conseguir con ella, deberemos empezar a trabajar, teniendo en cuenta que la importancia y relevancia de la misma va a recaer sobre la personalidad invitada al acto, es decir, cuanto más importante sea el invitado de honor más relevancia tendrá la recepción, marcándonos los siguientes pasos a seguir: 

a) Fijar una fecha: Esto se hará teniendo en cuenta la agenda de la personalidad o autoridad que queremos que visite nuestra empresa. 

b) Confección de la lista de invitados: La lista de invitados se deberá hacer de acuerdo a las características y el motivo de la celebración de la recepción y de acuerdo con la directiva de nuestra empresa.

 c) Confección de las invitaciones: Deberán ser austeras, y nominativas, donde aparezca el logotipo de la empresa y el día, fecha y lugar de la celebración. 

d) Medio de transporte de los invitados: Si la recepción se va a celebrar en un lugar donde el aparcamiento es muy difícil, últimamente se soluciona con "servicios lanzadera", esto es, microbuses que recogen a los invitados en un lugar de fácil acceso hasta el lugar de celebración. En caso de que los asistentes vayan a ir en coche se deberán habilitar zonas de fácil aparcamiento, cerca del lugar de celebración de la recepción.

 e) Confirmación de asistencia de los invitados principales: Esto hace referencia a invitados que por su cargo, o relevancia requieran un tratamiento protocolario específico.

 f) Control de accesos al lugar de celebración de la recepción: Este control se realizará para evitar que persona ajenas al evento entren en el mismo. Estos controles se hacen en la puerta, pidiendo la invitación o acreditación que le permita el acceso a las instalaciones.

 g) Seguridad: En caso de la asistencia de personalidades públicas el servicio de seguridad se deberá coordinar con los diferentes cuerpos de seguridad (Policía local, Policía Nacional, Guardia Civil, etc...) 

h) Decoración del lugar de celebración: Todo el ornamento del entorno donde se celebre el acto debe ser sobrio y discreto, y siempre utilizando los colores corporativos, las banderas de la empresa y el logotipo de la misma. 

i) Catering y comida que se va a servir en la recepción: La comidas de este tipo de eventos deben ser ligeras, y respetar los usos y costumbres de los invitados al acto, tener en cuenta la religión y costumbres del lugar donde se celebre, etc.. La elección del catering se hará en función del presupuesto con el que se cuente, el nivel de los invitados, etc..

 j) Programa del evento: Será el documento que nos ayude durante el transcurso del acto, y deberá contener... 

— Listado de invitados. 

— Horario de llegada de las autoridades. 

— Horario de llegada del resto de invitados.

 — Qué representante de la empresa va a recibir a las diferentes autoridades. 

— En caso de discursos, lugar y momento. 

— Personal encargado de la atención de los invitados. 

— Horario (aproximado) de finalización. 

— Despedida de las autoridades por el representante de la empresa o encargado de este cometido (normalmente debe ser la persona que dio la bienvenida a las autoridades).

 k) Medios de comunicación: Transporte y documentación que se entregará a los periodistas asistentes al evento, para facilitar su trabajo, y permitir que publiquen lo que más interese a la empresa.

 l) Guardarropa: Sobre todo en las fechas más frías del año es necesario tener una o dos personas asignadas al personal auxiliar, que en el lugar que determinemos para este cometido se encarguen de recoger las prendas de abrigo y almacenarlas para su posterior entrega. Este servicio debe contar con tickets o llaveros identificativos con las que diferenciar las prendas, su fácil clasificación y agilidad en la entrega.

 m) Ceniceros: Aunque cada vez son menos las personas que fuman, siempre es recomendable destinar una zona para fumadores, y sobre todo en este tipo de actos, en los que los invitados están de pie y se pueden mover con facilidad. La zona vendrá bien señalizada y se colocarán ceniceros para su fácil localización. También se pueden colocar ceniceros por las zonas de "no fumadores" para que los pequeños papeles, servilletas etc.. no tengan que quedarse sobre las mesas o en el suelo. 

n) Servicios WC: Deben estar bien señalizados para facilitar su uso. En caso de ser una recepción organizada en los exteriores de nuestra empresa, es recomendable instalar servicios químicos, y tener una persona o dos asignada al personal auxiliar que se dedique a la limpieza de los mismos.

 ñ) Distribución del personal destinado al acto: Deberemos crear un listado de todo el personal que va a trabajar en el acto, donde se indicarán además del nombre, su cometido, responsabilidades y persona de la que va a depender. 

o) Megafonía: Si se fuera a dar un pequeño discurso, o algún tipo de actuación etc... 

p) Servicio de fotógrafos: Esto se suele hacer en caso de que asistan personalidades o autoridades y a la empresa le interesara sacar fotografías para su consumo interno, e incluso de cara a enviar algún tipo de nota de prensa. 


El desarrollo protocolario de una recepción debería ser normalmente de la siguiente manera: 

a) El Anfitrión o anfitriones recibirán y saludaran a los invitados. En caso de estar invitada una autoridad, el anfitrión deberá recibirlo a pie de coche y hacer él mismo las presentaciones al resto de invitados, además de atenderla directamente, como gesto de cortesía. 

b) El Responsable de Protocolo de la empresa coordinará la entrada de todos los invitados, haciendo las oportunas presentaciones y acompañando al invitado de honor al lugar donde se encuentren el resto de invitados. En caso de haber sido el anfitrión del evento quien ha recibido al invitado de honor, el responsable de Protocolo acompañará a ambos hasta el lugar donde se encuentren el resto de invitados.

 c) En el caso de que la autoridad invitada a la recepción fuera por ejemplo un Ministro, el Presidente del Gobierno o un representante de la Casa Real, los anfitriones se colocarán de forma lineal y encabezada por el máximo responsable de la empresa, que será quien se acerque al vehículo y salude a la autoridad. 

d) En las invitaciones se habrá convocado a los invitados una media hora antes de que llegue el invitado de honor, por lo que el servicio de Protocolo va a disponer de esos treinta minutos para colocar a todos los invitados al evento y hacer las pertinentes presentaciones. 

e) Mientras se hacen los saludos, se deberá disponer a un directivo de la empresa para que haga las veces de anfitrión entre los invitados. La elección se deberá hacer de acuerdo con la dirección de la empresa. 

f) La duración de una recepción no deberá ser superior a dos horas, aunque siempre existen excepciones, en los que una vez que el invitado de honor ha abandonado el evento, los anfitriones y los invitados más próximos la prosiguen. 

g) La finalización de las recepciones o cócteles deben seguir unas mínimas pautas de educación, como son: — Supresión de la comida y de la bebida. 

— Los anfitriones se colocarán en la puerta de salida, de un modo visible para el resto de los invitados. 

— Nunca se apagarán luces o música si la hubiera, sí se puede bajar el volumen. 

— Cualquier pauta que consideremos, siempre y cuando no rocemos la mala educación. 

h) La despedida de los invitados se hará en la puerta de salida del lugar donde se ha celebrado el acto. En caso de que algún invitado decidiera irse antes de la finalización del evento, normalmente será éste quien busque al anfitrión para despedirse. Las despedidas siempre deben ser breves y por supuesto afectuosas.